「あの、半年前くらい前にSlackでもらった資料なんですけど…まだありますか？」って、上司に言ったことありますか？自分はあります。一字一句間違えず言いました。そしたら怒られました。
当たり前ですよね。ツッコミどころの多い聞き方だし、必要なデータならなぜダウンロードしておかなかったんだって話です。すみません。
でも、Slackに添付されていたファイルを見るだけ見て、ログが流れて探せなくなったことってありませんか？しかも無料プランだとログは閲覧期限があるので、そうなったらもう上司に怒られる道しかない訳です。
かといって日々淡々と送られてくるファイルをすべて手動ダウンロード→即座にファイル分けなんて面倒だし、タスクの優先順位度的には低い…。となると、SaaSツールなんかを利用して、Slackに送られてきたメッセージとファイルを自動でスプレッドシートに追加…あたりが妥当なのでは？
ということでSlackとGoogleスプレッドシートを連携してSlackに送られてきた情報をスプレッドシートで管理するフローボットを、Yoomサービスを利用して作ってみました。
Slackとスプレッドシートを連携するメリット
Slackにチャンネルがたくさんある場合、どこに何のメッセージが送られて来ているのかわからなくなりませんか？Googleスプレッドシートと連携すると、チャンネルごとのログが残せるようになるので、問い合わせやデータのやり取りなどの情報を残したい場合にはすごく便利です。
特にファイル管理なんかは本当に便利。あっちこっちのチャンネルにあるファイルをいちいち開いて探す手間がなくなります。
他にも、大人数で共有しているスプレッドシートと核となる人物しか参加できないSlackなんかを連携したい時にも便利です。核となるメンバーはSlackに投稿→他の人はスプレッドシートのみを確認。そうすることによりアプリの行き来も省けますし、特定のチャンネル内のメッセージを大人数に知らせ、かつログも残せる。掲示板みたいな使い方ですね。
連携するための準備
とは言え自分はプログラミングなんかはできないですし、そもそもニガテです。なのでフローボットを作成する時に発生する専門用語的なものはなるべく簡潔に、かつ画像を交えながらポイントをお伝えしていきます。
今回はテンプレートを使用することにしましょう。
https://lp.yoom.fun/fb-templates/69935
Yoomにはこんな風にテンプレートを用意しているので、あてはまるものをチョイスします。
今回は「Slackに送信されたメッセージ＆ファイル＆URLをスプレッドシートに追加する」というフローボットを作ってみました。これがあればログを漁らなくてすむ…！
ちなみに、自分が「作りたい！」と思っている自動化システムと全く同じテンプレートが無いこともありますが、似つかわしいものをいじってみると意外と簡単に作れたりもします。ちなみに、今回自分が作ったフローボットもそうです。
Googleスプレッドシートの準備
まずはSlackのメッセージを追加するスプレッドシートを用意します。今回は以下のようにしてみました。
かなりシンプル。でもまあこのくらいが見やすいよね。
メッセージ、添付ファイル、URLとわかりやすい項目にした方がフローボットの設定上ラクなので、このスプレッドシートと同じ感じにするのがおすすめです。
Yoomワークフロー作成
スプレッドシートが用意できたらあとは実際にYoomにてフローボットを作成するのみです。
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