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Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にSlackとGoogleスプレッドシートの連携が可能です。YoomにはあらかじめSlackとGoogleスプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
「あの、半年前くらい前にSlackでもらった資料なんですけど…まだありますか？」って、上司に言ったことありますか？自分はあります。一字一句間違えず言いました。そしたら怒られました。
当たり前ですよね。ツッコミどころの多い聞き方だし、必要なデータならなぜダウンロードしておかなかったんだって話です。すみません。
でも、Slackに添付されていたファイルを見るだけ見て、ログが流れて探せなくなったことってありませんか？しかも無料プランだとログは閲覧期限があるので、そうなったらもう上司に怒られる道しかない訳です。
かといって日々淡々と送られてくるファイルをすべて手動ダウンロード→即座にファイル分けなんて面倒だし、タスクの優先順位度的には低い…。となると、SaaSツールなんかを利用して、Slackに送られてきたメッセージとファイルを自動でスプレッドシートに追加…あたりが妥当なのでは？
ということでSlackとGoogleスプレッドシートを連携してSlackに送られてきた情報をスプレッドシートで管理するフローボットを、Yoomサービスを利用して作ってみました。
SlackとGoogleスプレッドシートを連携することで、異なるチャンネルで投稿されたメッセージやファイルが一つのスプレッドシートに集約されます。
これにより、後から必要な情報やファイルを探す際、複数のチャンネルをまたいでログを遡る手間が省け、情報検索が効率化が期待できます。特に無料プランのSlackではログの閲覧期限があるため、過去の資料やメッセージの保持が必要な業務には非常に効果的です。この連携により、上司からの問い合わせなどもスムーズに対応可能になるでしょう。
特定のメンバーのみが閲覧可能なSlackチャンネルと、大人数で共有するGoogleスプレッドシートを組み合わせることで、ファイルやタスクの管理が簡単になります。
たとえば、重要なファイルが投稿されると自動でスプレッドシートに保存され、必要なメンバーがスプレッドシートで内容を確認できるため、アプリの切り替えも不要になります。これにより、業務連携の効率が向上し、重要な情報の見落としも防げるでしょう。
Slackで新たなメッセージやファイルが投稿されるたびに、その内容をGoogleスプレッドシートへ転記することで、情報が体系的に蓄積されます。
この自動連携は、契約書や見積もり、レポートなどの重要なファイルの管理にも便利です。スプレッドシート上にSlackメッセージのログが残ることで、後からチームで確認したり、他部門と情報を共有する際に役立ちます。また、この記録によって業務の透明性の向上と、後から確認することでプロジェクト進行状況の振り返りも行いやすくなるでしょう。
まずはSlackのメッセージを追加するスプレッドシートを用意します。今回は以下のようにしてみました。
かなりシンプル。でもまあこのくらいが見やすいよね。
メッセージ、添付ファイル、URLとわかりやすい項目にした方がフローボットの設定上ラクなので、このスプレッドシートと同じ感じにするのがおすすめです。
スプレッドシートが用意できたらあとは実際にYoomにてフローボットを作成するのみです。
このURL内の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるのでクリック。登録などが済んだら「マイアプリ連携」をしましょう。
【Slackのマイアプリ連携】
スプレッドシートも同じように連携してください。Google系のマイアプリ登録はめちゃ簡単なので瞬殺で終わりますのでご安心を。
テンプレートを使用するとメニューのマイプロジェクトの中に「【コピー】Slackチャンネルに投稿されたら、投稿内容をGoogleスプレッドシートに追加する」というフローボットが自動で作成されます。
テンプレートで外郭はできているので、中身の設定を変えるだけです。ではレッツゴー。
右上の編集を押して、Slackのアイコンが書いてある「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
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今回はファイル管理がしたいのでアプリトリガーのタイトルを「ファイルがチャンネルに投稿されたら」に変更しました。これはお好みでOK！
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Slackと連携するアカウント情報を選択
↓
トリガーアクションのプルダウンから「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択して次へ。
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チャンネルIDを選びます。
ここで選んだチャンネルにファイル付のメッセージが送信されるとスプレッドシートに追加されるので、該当するチャンネルをチョイスするのですが、まずはテストをしたいのでテストメッセージを送信しても支障のないチャンネルを選ぶのがおすすめです。
↓
テスト送信をします。
今回は以下のようなメッセージ、ファイル、URLを送信しました。
ここで必ずメッセージ、ファイル、URLの3つは送信しくださいね。
↓
テストのボタンをクリックして成功したら、アウトプットを登録します。「なにそれ？」って思った方は説明通りに操作してもらえれば問題ないので、わからなくても大丈夫です。正直自分もよくわかってないです。
取得する値を追加をクリック
↓
すると頭の痛くなるような英語の文字列が出てきますが、その中から「url_private_download」を見つけて、+マークをクリックする
これがいつもログで流れていく求めるべきファイルのダウンロードURLになります。もう逃がさない。
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次にHPのURLやスプレッドシートのURLが添付されていた時のことも考えて、ファイルではない普通のURLも保存しておけるようにURLのアウトプットもクリックしましょう。
↓
保存するを押してSlackの設定は終わりです。意外と簡単なんですねー。
スプレッドシートのアイコンがある「レコードを追加する」をクリック
↓
連携するアカウント情報を選び、実行アクションは「レコードを追加する」をチョイス
↓
Slackの情報を追加するスプレッドシートのIDを入力し、タブ名からシートを選択。テーブル範囲も決めちゃいましょう。今回はA1:Cにしました！
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次へを押すと、「追加するレコードの値」というのが出現します。
この値は、作成したスプレッドシートに基づくものになっているので、スプレッドシートを作成する段階でメッセージ、添付ファイル、URLとわかりやすい項目にした方がフローボットの設定上ラクと言ったのはこれが理由です。
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ここに先ほど追加した「アウトプット」というものを選択していくわけです。
画面みたいな感じに出てくるので、該当するものを選んでください。
メッセージ＝メッセージ内容
添付するファイル＝url_private_download
URL＝url
アウトプットを選択し終わったらすぐ下にあるテストを押してみましょう。
すると、なんということでしょう！！！先ほどSlackに送信したメッセージがスプレッドシートに追加されているじゃありませんか！！
これでもうファイルをダウンロードしそこねてログを漁ったり、上司に怒られなくてすみます。
忘れずに保存ボタンを押してくださいね！
テスト送信用のチャンネルに登録していた場合は、実際に使用するチャンネルに変更しましょう！
Slackのアイコンが書いてある「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック
↓
この一番初めのページは設定が終わっているので次へ
↓
チャンネルIDを選びます。
ここで選んだチャンネルにファイル付のメッセージが送信されるとスプレッドシートに追加されるので、該当するチャンネルをチョイス。
保存するで終了です！
テストは押さなくても大丈夫です！お疲れ様でした。
最後に、役に立ちそうなテンプレート2つ紹介します。
今回はYoomのテンプレートを利用してフローボットを作ることができてすごく簡単でした。Yoomでは他にもたくさんのアプリと連携可能だし、色々なフローボットのテンプレートを今回のように使うことができるので、思い描いた業務の自動化が簡単に実現可能かも。
会議を録音
↓
文字起こしする
↓
Slackに送信
というフローボットです。チームで共有したい時に便利ですね。文字起こしなので要所をコピペして文書化することができたら、議事録なんかも簡単に作れるのでは…？
予定のすり合わせって結構めんどくさい。確認してミーティング室のURLを送信してリマインドして…みたいな。これが自動化できたら結構な革命がおきませんか？
上記のテンプレートは
フォームでMTG予約してもらう
↓
ZoomでMTGルームを作成
↓
Googleカレンダーで予定を作成
↓
GmailでMTG室を相手に送信
という流れが自動でできるんです。すごくないですか？
「MTGとかめちゃ大事なんだけどMTGルームの作成とか正直後回しだわ…」みたいな人って多いと思うんですけど、そういう人にめちゃおすすめです。
他にもSlackとGoogleスプレットシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. SlackからGoogleスプレットシートへの情報連携だけでなく、もちろんスプレッドシートからSlackへの情報連携もYoomを用いて可能です。スプレッドシート上での変更を見逃さない工夫として利用ができそうです。
2. こちらはSlack上でのファイル投稿にのみ反応してスプレッドシートを操作するフローボットテンプレートです。契約書や領収書のやり取りで便利そうです。
3. Yoomを用いることで、スプレッドシートに転記する前に情報処理のステップを入れることも可能です。
4. こちらもスプレッドシート上での情報更新に連動してSlackに通知するフローです。スケジュール機能と組みあせて利用することでリマインドのような機能を作成することもできます。２つ目に紹介しているものは複数レコードの一括通知バージョンです。
色々なアプリと連携できる上に一括管理が可能Yoomには、色々なテンプレートが用意されています。
今回は比較的シンプルなフローボットの作成だけど、シンプルなものこそテンプレートがあれば本当にすぐに自動化が叶うため、どんどんテンプレートを使用して色々と試してみるのがイチバンです！フローボットを作成して、AIと一緒に時間を作っていきましょう！
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