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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
問い合わせなどのフォームにファイルが添付されている場合、まずはダウンロードをして任意のクラウドデータベースなどにアップロード、さらに、メンバーと共有する場合にはメールで送付やコミュニケーションツールへ投稿するという手順を踏むのが一般的ではないでしょうか。
簡単な作業ではあるものの、工数が多いと手間に感じてしまいませんか？これらの一連のフローを頻繁に行わなければならないとなれば、尚の事かもしれません。
そんな時に試してもらいたいのが、添付ファイルを自動でSlackに送信できる方法です！添付ファイルをダウンロードしたり、Slackにメッセージを打ち込んだりする必要もなく、添付ファイルの共有がスムーズに行われるようになるはずです。
また、応用としてGoogle DriveやDropboxなどに保存する連携方法もご紹介します！作業効率を向上させたい方はぜひご覧ください！
[Yoomとは]
フォームに添付されたPDFをSlackに通知する
まず、Yoomのオリジナルフォームから送信された添付ファイルをSlackのAPIを活用して取得します。
その後、受け取ったデータを指定したSlackチャンネルに送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます！
■概要
「フォームに添付されたPDFをSlackに通知する」ワークフローは、フォームにPDFが添付された際に自動でSlackに通知を送る業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォームからのPDF提出時に即座にチームへ情報を共有でき、迅速な対応が可能になります。これにより、手作業による通知の手間を省き、業務の効率化を図ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して資料やレポートを収集している担当者
・提出されたPDFをチーム内で迅速に共有したいマネージャー
・手動でPDFを転送する手間を省き、業務効率化を目指しているビジネスユーザー
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
ステップ1：Slackをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
SlackとYoomの連携
1.検索する
Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう！
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
「フォームに添付されたPDFをSlackに通知する」ワークフローは、フォームにPDFが添付された際に自動でSlackに通知を送る業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォームからのPDF提出時に即座にチームへ情報を共有でき、迅速な対応が可能になります。これにより、手作業による通知の手間を省き、業務の効率化を図ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して資料やレポートを収集している担当者
・提出されたPDFをチーム内で迅速に共有したいマネージャー
・手動でPDFを転送する手間を省き、業務効率化を目指しているビジネスユーザー
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう！
ステップ3：Yoomのフォームの設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】フォームに添付されたPDFをSlackに通知する」をクリックします。
3.フォームトリガー
「書類PDF送付用フォーム」を選択してください。
次へ進みます。
4.フォームの作成
テンプレートを活用しているため、書類送付用の質問項目は設定済みとなっています。他に追加したい質問項目がある場合は、最下部の赤枠部分より追加可能です。
このフォームで送信された内容をそのままSlackに送ることができます。なお、フォームの設定についての詳細はこちらでご確認ください。
設定ができたら次へを押します。
5.保存する
作成したフォームが確認できます。
赤枠部分を選択することで任意のファイルが選択可能です。テスト用のPDFを選択したら保存を押しましょう！
ステップ4：Slackに送信する設定
1.アプリと連携する
Slackのアイコンの「ファイルを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
まずはどのチャンネル、もしくはメンバーにメッセージを送信するのか設定します。
チャンネルに送信する場合はボックスをクリックし、一覧表示された中から選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します！
詳細はこちらのページをご確認ください。
3.メッセージの設定
次はSlackに投稿するメッセージを設定します。任意のメッセージを添えることが可能です。
メンション付きのメッセージを送る場合は、こちらのページをご確認ください。
次はファイルを添付しましょう！
プルダウンより先ほど保存したファイルが選択できます。
4.テストの実行
各種設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう！
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
フォームに添付されたPDFをSlackに通知する
■概要
「フォームに添付されたPDFをSlackに通知する」ワークフローは、フォームにPDFが添付された際に自動でSlackに通知を送る業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォームからのPDF提出時に即座にチームへ情報を共有でき、迅速な対応が可能になります。これにより、手作業による通知の手間を省き、業務の効率化を図ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して資料やレポートを収集している担当者
・提出されたPDFをチーム内で迅速に共有したいマネージャー
・手動でPDFを転送する手間を省き、業務効率化を目指しているビジネスユーザー
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
さらに自動化するには
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
データベースツールに問い合わせ内容を蓄積する
フォームを活用する場合、書類送付用の質問項目だけではなく、会社名、氏名、問い合わせ内容などの他の項目を設けることがあるはずです。
この際、「送信された回答データを保存しておきたいな…」と思うことはありませんか？
もちろん、Yoomはそのようなニーズにもお応えできます！
こちらはフォームから回答されたデータをGoogle スプレッドシートに自動転記するフローです。
PDFと同時に相手方の情報も送信してもらうことで、いつ、誰が、どのような問い合わせをしてきたのかという点を蓄積可能となります。
カスタマーサポートでの活用などにもおすすめです！
添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知し、Dropboxに連携してファイルをアップロードする
今回はPDFをSlackに送信するテンプレートを紹介しましたが、送信されたファイルはクラウドデータベースに保存しておきたいですよね！
Yoomなら様々なアプリ同士の連携による自動化が実現できるため、そのような応用も可能です！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
添付ファイルつきのメールが届いたらSlackでチャンネルにファイルを送り、Dropboxに連携してファイルをアップロードするフローです。
ステップ1：Dropboxをマイアプリ連携
先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。
DropboxとYoomの連携
1.検索する
Dropboxのアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：Dropboxにアップロードする場合
Dropboxの設定以外はメインで紹介したテンプレートと同様となります。
そのため、Dropboxの設定方法のみ紹介します！
1.アプリと連携する
Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の入力
ボックス下部の捕捉のとおりに入力してください。
なお、画像ではファイル名に「フォームで受信した日」を設定しています。
ボックスをクリックして、タブの「日付」を選択すると日付の挿入が可能です。
ファイルの添付方法はSlackの設定と同様となります。
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押しましょう！
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了です。
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードする
最後に、Slackに投稿されたファイルを自動でGoogle Driveに保存するテンプレートを紹介します！Slackでやり取りしているファイル処理が楽になるかもしれません。
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードするフローです。
ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携
Google DriveとYoomの連携
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：Slackで受信したファイルをダウンロードする設定
1.アプリトリガーを選択
Slackのアイコンの「ファイルの投稿がされたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.トリガーの起動間隔の設定
各項目を設定します。
まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
IDはボックスをクリックすることで選択可能です！
一覧表示されるため、連携したいIDを選択してください。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けてファイルをダウンロードする設定を行います。
4.ファイルのダウンロード
Slackのアイコンの「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
5.設定の確認
テンプレートを活用しているため既に設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認できたらテストを押しましょう。保存をして次に進みます。
ステップ3：Google Driveにファイルをアップロードする設定
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。ファイルを格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。
ファイル名はファイルIDなどをそのまま流用可能です。
なお、ファイルはプルダウンからテスト送信したものを選択しましょう！
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してトリガーをONにしましょう！
Slackを使ったその他の自動化例
他にも、Slackを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Slackにファイルが投稿されたらBoxにアップロードする
Boxにアップロードすることも可能です。普段活用しているアプリ同士で自動化を導入しましょう！Yoomは様々なツールとの連携が実現できます！
Slackに新しいファイルが投稿されたら、boxにアップロードすることができるフローです。
2.Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
AIで書類データを読み込むため、書類の内容に沿ったファイル名へリネームしてから保存可能です！
■概要
Slackで請求書や契約書などのファイルが共有されるたびに、内容を確認して手動でファイル名を変更し、Dropboxに格納する作業は手間がかかる上に、命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackにファイルが投稿されるだけでAIが内容を読み取り、適切なファイル名でDropboxに自動で格納するため、こうした書類管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで共有される書類を手作業でリネームし、Dropboxに保存している方
・書類のファイル名に命名規則があるものの、手作業のため徹底できていない方
・書類管理業務におけるヒューマンエラーをなくし、効率化したいと考えている方
■注意事項
・SlackとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.メールの添付資料をAIを使用してデジタル文書化し、Slackに通知する
こちらもAIを活用したフローです。添付資料を自動で文書化してくれるため、手動での作業負担軽減になるはずです！
メールの添付資料をAIを使用して指定の項目を読み取り、デジタル文書化してSlackに通知するフローです。
まとめ
フォームから受信したファイルがSlackに送信されるようになれば、「ファイルを保存し忘れてしまった…！」「あのファイルどこに行ったっけ？」という事態も回避しやすくなるはずです。また、同じチャンネル内のメンバーとの共有スピードが向上するかもしれません。
さらに、DropboxやGoogle Driveへアップロードするアクションをプラスすることで、好みのクラウドデータベースへの保存も自動化可能です！日々たくさんのファイルを受け取っている方は、今回の自動化を導入することでファイル処理が楽になるかもしれません。
ぜひYoomを活用して自動化のすばらしさを体験してみませんか？
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