業務効率UP！SlackでPDFを自動共有してチームの情報共有を加速

ステップ1：Slackをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

SlackとYoomの連携

1.検索する

Slackのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

上記のような画面が表示されるので、連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう！

Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です！

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう！

ステップ3：Yoomのフォームの設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】フォームに添付されたPDFをSlackに通知する」をクリックします。

3.フォームトリガー

「書類PDF送付用フォーム」を選択してください。
次へ進みます。‍

4.フォームの作成

テンプレートを活用しているため、書類送付用の質問項目は設定済みとなっています。他に追加したい質問項目がある場合は、最下部の赤枠部分より追加可能です。

このフォームで送信された内容をそのままSlackに送ることができます。なお、フォームの設定についての詳細はこちらでご確認ください。

設定ができたら次へを押します。‍

5.保存する

作成したフォームが確認できます。
赤枠部分を選択することで任意のファイルが選択可能です。テスト用のPDFを選択したら保存を押しましょう！

ステップ4：Slackに送信する設定

1.アプリと連携する

Slackのアイコンの「ファイルを送る」を選択してください。
次へを押します。

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

まずはどのチャンネル、もしくはメンバーにメッセージを送信するのか設定します。

チャンネルに送信する場合はボックスをクリックし、一覧表示された中から選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します！

詳細はこちらのページをご確認ください。

3.メッセージの設定

次はSlackに投稿するメッセージを設定します。任意のメッセージを添えることが可能です。
メンション付きのメッセージを送る場合は、こちらのページをご確認ください。

次はファイルを添付しましょう！

プルダウンより先ほど保存したファイルが選択できます。‍

4.テストの実行

各種設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう！

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
‍フォームに添付されたPDFをSlackに通知する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

データベースツールに問い合わせ内容を蓄積する

フォームを活用する場合、書類送付用の質問項目だけではなく、会社名、氏名、問い合わせ内容などの他の項目を設けることがあるはずです。

この際、「送信された回答データを保存しておきたいな…」と思うことはありませんか？
もちろん、Yoomはそのようなニーズにもお応えできます！

‍

こちらはフォームから回答されたデータをGoogle スプレッドシートに自動転記するフローです。
PDFと同時に相手方の情報も送信してもらうことで、いつ、誰が、どのような問い合わせをしてきたのかという点を蓄積可能となります。

カスタマーサポートでの活用などにもおすすめです！

添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知し、Dropboxに連携してファイルをアップロードする

今回はPDFをSlackに送信するテンプレートを紹介しましたが、送信されたファイルはクラウドデータベースに保存しておきたいですよね！
Yoomなら様々なアプリ同士の連携による自動化が実現できるため、そのような応用も可能です！

まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ1：Dropboxをマイアプリ連携

先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。

DropboxとYoomの連携

1.検索する

Dropboxのアイコンを選択してください。

2.ログインする

ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。

3.許可する

その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。

4.追加する

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：Dropboxにアップロードする場合

Dropboxの設定以外はメインで紹介したテンプレートと同様となります。
そのため、Dropboxの設定方法のみ紹介します！

1.アプリと連携する

‍
Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」を選択してください。
次へを押します。

2.必須項目の入力

ボックス下部の捕捉のとおりに入力してください。
なお、画像ではファイル名に「フォームで受信した日」を設定しています。

ボックスをクリックして、タブの「日付」を選択すると日付の挿入が可能です。

ファイルの添付方法はSlackの設定と同様となります。
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押しましょう！
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了です。

Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードする

最後に、Slackに投稿されたファイルを自動でGoogle Driveに保存するテンプレートを紹介します！Slackでやり取りしているファイル処理が楽になるかもしれません。

まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携

Google DriveとYoomの連携

1.検索する

Google Driveのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：Slackで受信したファイルをダウンロードする設定

1.アプリトリガーを選択

Slackのアイコンの「ファイルの投稿がされたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.トリガーの起動間隔の設定

各項目を設定します。

まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

IDはボックスをクリックすることで選択可能です！

一覧表示されるため、連携したいIDを選択してください。

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けてファイルをダウンロードする設定を行います。

4.ファイルのダウンロード

Slackのアイコンの「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

5.設定の確認

テンプレートを活用しているため既に設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認できたらテストを押しましょう。保存をして次に進みます。

ステップ3：Google Driveにファイルをアップロードする設定

1.アプリと連携する

‍
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。

2.必須項目の設定

ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。

作成済みのフォルダが一覧表示されます。ファイルを格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。

ファイル名はファイルIDなどをそのまま流用可能です。

なお、ファイルはプルダウンからテスト送信したものを選択しましょう！

3.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してトリガーをONにしましょう！

Slackを使ったその他の自動化例

他にも、Slackを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.Slackにファイルが投稿されたらBoxにアップロードする

Boxにアップロードすることも可能です。普段活用しているアプリ同士で自動化を導入しましょう！Yoomは様々なツールとの連携が実現できます！

2.Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する

AIで書類データを読み込むため、書類の内容に沿ったファイル名へリネームしてから保存可能です！

3.メールの添付資料をAIを使用してデジタル文書化し、Slackに通知する

こちらもAIを活用したフローです。添付資料を自動で文書化してくれるため、手動での作業負担軽減になるはずです！

まとめ

フォームから受信したファイルがSlackに送信されるようになれば、「ファイルを保存し忘れてしまった…！」「あのファイルどこに行ったっけ？」という事態も回避しやすくなるはずです。また、同じチャンネル内のメンバーとの共有スピードが向上するかもしれません。
さらに、DropboxやGoogle Driveへアップロードするアクションをプラスすることで、好みのクラウドデータベースへの保存も自動化可能です！日々たくさんのファイルを受け取っている方は、今回の自動化を導入することでファイル処理が楽になるかもしれません。
ぜひYoomを活用して自動化のすばらしさを体験してみませんか？