Slackでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

[Yoomとは]

Slackでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

Slackで特定の内容を含んだメッセージが投稿されたことをSlackのAPIを利用して受け取り、Salesforceの提供するAPIを用いて、投稿内容をSalesforceに活動履歴として登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

• SlackとSalesforceのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Slackのトリガー設定とAIによるテキストの抽出、続くSalesforceの各オペレーションの設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

・SlackとSalesforceをマイアプリ連携

(1)まずはSlackをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSlackを検索してください。

(2)Slackのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(3)連携したいワークスペースが画面内に表示されていることを確認しましょう。
ワークスペースの変更は、右上のプルダウンから設定できます。

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(4)アクセスに関する表示内容を確認し、画面最下部で投稿先のチャンネルを指定します。
プルダウンからチャンネルを指定後、［許可する］をクリックします。

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まずは、1つ目のSlackのアプリ連携が完了しました。
Slackのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
SlackのチャンネルIDの確認方法はこちらのページに詳細が記載されています。

(5)次にSalesforceを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でSalesforceのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(6)Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
Salesforceのマイアプリ登録方法は、こちらのページも確認してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

今回のフローは、事前に指定した特定のメッセージがSlackに投稿され、投稿メッセージからAIが指定された内容を抽出し、Salesforce側の該当する取引先オブジェクトに活動履歴を登録するものです。
そのため、Slackの投稿メッセージに特定の内容を含めた上で投稿することをメンバーに事前周知する必要がありますので、この点をご留意ください。

・Slackのトリガー設定

(1)まず、Slackのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Slackでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずは、トリガーとなる「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。

(3)連携するSlackのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「チャンネルID」は、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されるので、そのなかから該当するチャンネルを選択してください。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで以下のようなアウトプットを取得できます。
（内容は一例です。）

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・AIからデータを抽出

(1)2つ目のアクションはすでに設定されています。
「テキストからデータを抽出する」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

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(2)内容を確認し、［次へ］をクリックします。

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(3)すでに『メッセージ内容』が「対象のテキスト」として設定されています。
以下画面のように、入力ボックスをクリックすると、「アウトプット」が引用できるので、状況に応じて任意設定が可能です。

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(4)「抽出したい項目」の内容も含め、設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
今回のフローで、【会社名】はSalesforceの取引先IDを取得する際の必須項目となるので、Slackの通知内容に【会社名】を含む必要がある旨、関係メンバーへ事前周知が必要です。

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AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Salesforceの設定

(1)続いて、3つ目のアクション「取引先オブジェクトのレコードを検索」をクリックします。

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(2)連携するSalesforceのアカウントを入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「検索フィールド名」や「値」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

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(4)今回のフローでは、Salesforceに活動履歴を登録する際、Salesforceの取引先ID情報が必要になるので、「取得するフィールド項目」に【取引先ID】と入力し、設定を行います。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(6)最後に4つ目のアクション「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」をクリックします。

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(7)Salesforceのアカウントが入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(8)次の画面で「マイドメインURL」や「取引先ID」などの項目を注釈に沿って入力していきましょう。

(9)「件名」の項目で入力バーをクリックすると、アウトプットも活用できます。

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(10)「日付」などの日時情報を設定する項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように【日付】から情報を引用・設定できます。
『今日』を設定したい場合には、【日付】→『今日』の矢印をクリック→展開した情報のなかから任意のものを選択、という操作を行います。

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(11)「優先度」はプルダウンから運用に沿った内容を選択しましょう。

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(12)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

SlackやSalesforceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSlackやSalesforceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

SlackとSalesforceのその他の自動化例

Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらSlackに通知したり、Slackの投稿メッセージをもとにSalesforceの商談情報を更新することができます。
さらに、毎日Salesforceのレポートを取得してSlackに通知することも可能です。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceに新規リードが登録されたら通知する‍

Salesforceに新規のリードが登録されたら、コミュニケーションツールで通知します。

Salesforceの商談情報から書類を発行する

Salesforceの商談ページから書類を発行するフローボットです。

注文が発生したらSalesforceに追加する

注文情報を迅速にSalesforceへ追加できるフローボットです。

Slackを活用した自動化例

契約が完了したらSlackに通知する

契約が完了したことを通知メッセージから確認できるため、情報を把握しやすくなります。

Slackに投稿された内容を追加する

繰り返しデータを入力する手間が省けて、情報管理の抜けや漏れの防止にもつながります。

SlackとSalesforceの連携メリットと具体例

1.作業負担の軽減

活動登録作業の自動化により、手入力の手間を削減できます。
例えば、営業担当者がSlackで顧客との会話や契約内容をやり取りした際、その情報を毎回Salesforceに手動入力する必要がありましたが、この行程は時間がかかっていました。
自動化フローの導入で、Slackで特定のメッセージを投稿すれば、自動的にSalesforceの活動履歴として登録されます。
担当者はデータ入力に費やす時間を短縮でき、顧客対応や商談により集中できるようになるでしょう。

2.情報共有の強化

SlackでのメッセージがSalesforceに自動登録されることで、異なるチーム間での情報共有がスムーズに行えるようになります。
例として、カスタマーサポートチームがSlackで取引先からの問い合わせを受けた場合、その情報がSalesforceに自動登録されます。
営業チームはSalesforceに反映された最新の状況を把握できるようになり、最適なタイミングでアプローチできるようになるでしょう。
各部門への情報共有が強化されることで、対応漏れや重複対応を防ぎ、企業全体のサービス品質の向上につなげられます。

3.アプリの横断作業を省略

作業が自動化することで、担当者が複数のアプリを横断する必要がなくなります。
例えば、これまでチーム責任者は、Slackでチームメンバーのメッセージを確認し、Salesforceでチーム全体の活動状況を記録しなければならず、最終的な状況確認に多くの時間をかけていました。
使い慣れたチャットツールに特定のメッセージを投稿する操作だけで、Salesforceに活動記録を登録できれば、状況を把握するスピードも向上し、責任者はより迅速な意思決定を行えるようになるかもしれません。

まとめ

今回紹介したSlackとSalesforceのアプリ連携で日常作業を自動化することで、Slackでメッセージを投稿するだけでSalesforceに活動履歴を自動登録できるようになります。
担当者の手入力の負担を軽減できるので、転記ミスや誤入力などのヒューマンエラーの防止も期待できます。
また、チーム間の情報共有を強化することで、業務の効率向上につなげられるでしょう。

ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。