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SmartHRとMicrosoft Excelの両方で従業員情報を管理している場合、自動で情報を転記できると便利ですよね。
この記事では、SmartHRで更新された従業員情報を自動的にMicrosoft Excelに反映させる方法を紹介します。
この自動化により、手作業の削減やリアルタイムでの情報反映が可能となり、業務効率が向上するでしょう。
従来、人事担当者はSmartHRで更新された従業員情報を、手動でMicrosoft Excelに入力する必要がありました。
この手作業は時間がかかり、入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
しかし、自動化により、SmartHRでの情報更新が自動でMicrosoft Excelに反映されるため、手動での入力作業が不要となります。
これにより、担当者は他の重要な業務に集中でき、作業効率が向上するでしょう。
特に従業員数が多い場合、手作業の削減効果は大きくなり、ヒューマンエラーのリスクが減るだけでなく、業務全体の精度も向上することが期待できます。
従業員情報がSmartHRで更新された瞬間に、Microsoft Excelにもリアルタイムで反映されるため、手動による更新や確認作業が不要となります。
これにより、最新の情報を常に把握できるため、スピーディーな対応が可能になります。
特に、従業員の異動や役職変更、給与情報の更新など、業務に直結する重要な情報が即時反映されるため、担当者や管理者は常に最新のデータを基に対応できます。
[Yoomとは]
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する」フローボットを作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているSmartHRとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
SmartHRと検索してください。
こちらの記事を参考に、登録をお願いします。
続いて、Microsoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
必要に応じてテンプレート名を変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
SmartHRの従業員情報が記載されているMicrosoft Excelのシート。
以下のようにヘッダーを設定しました。
(ヘッダーは、後のフロー設定画面で取得できるアウトプットを参考にしています。)
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「従業員が新たに更新されたら（Webhook起動）」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。
こちらの記事を参考にWebhookの設定をお願いします。
テスト前に、SmartHRで既存のテスト従業員の情報更新を行います。
※実際の従業員ではなく、テスト従業員で作業することをお勧めします。
テストして、アウトプットに従業員情報が反映していたら保存しましょう。
続いて「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、データベースの連携をお願いします。
残りの項目も設定しましょう。
レコード更新条件を入力します。
今回はSmartHRとMicrosoft Excelの社員番号が等しい場合、更新すると設定しました。
以下のようにアウトプットから更新条件を設定できます。
次に進み、追加するレコードの値を設定します。
先ほどと同様、アウトプットから選択してください。
No.は件数カウント、社員番号は情報登録時に入力していて不変の値なので更新対象から外しています。
その他の項目も設定します。
スクロールして残りの項目も設定します。
こちらもテストして、成功したら保存します。
Microsoft Excelで確認してみましょう。
無事に反映されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
1.SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
こちらは従業員登録がトリガーになっています。
今回のフローボットも併せて利用すれば、従業員の登録から更新まで情報の転記が自動でできます。
2.SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEのアカウントを発行するフローです。
勤怠アプリとも連携ができます。
社員の入社時は複数のアプリでアカウント発行する必要がありますが、このフローを利用すれば手動での作業を減らすことができます。
3.YoomデータベースからSmartHRに従業員を登録するフローです。
従来はフォームに入力してもらった後、手動で従業員登録をする必要がありました。
この自動化を利用すれば従業員の招待までできるので、フォームを共有するだけでその後の作業は自動化できます。
今回は「SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する」フローボットを紹介しました。
SmartHRとMicrosoft Excelの連携により、従業員情報の管理が効率化が見込めます。
また、手作業の削減とリアルタイムでの情報反映により、業務の精度とスピードが向上し、企業のリソースの有効活用が期待できます。
特にノーコードツールYoomを活用することで、これらのプロセスを簡単に自動化できます。
この記事を参考に、ぜひSmartHRとMicrosoft Excelも連携してみてください。
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