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SmartHRとMicrosoft Excelの両方で従業員情報を管理している場合、自動で情報を転記できると便利ですよね。
この記事では、SmartHRで更新された従業員情報を自動的にMicrosoft Excelに反映させる方法を紹介します。
この自動化により、手作業の削減やリアルタイムでの情報反映が可能となり、業務効率が向上するでしょう。
従来、人事担当者はSmartHRで更新された従業員情報を、手動でMicrosoft Excelに入力する必要がありました。
この手作業は時間がかかり、入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
しかし、自動化により、SmartHRでの情報更新が自動でMicrosoft Excelに反映されるため、手動での入力作業が不要となります。
これにより、担当者は他の重要な業務に集中でき、作業効率が向上するでしょう。
特に従業員数が多い場合、手作業の削減効果は大きくなり、ヒューマンエラーのリスクが減るだけでなく、業務全体の精度も向上することが期待できます。
従業員情報がSmartHRで更新された瞬間に、Microsoft Excelにもリアルタイムで反映されるため、手動による更新や確認作業が不要となります。
これにより、最新の情報を常に把握できるため、スピーディーな対応が可能になります。
特に、従業員の異動や役職変更、給与情報の更新など、業務に直結する重要な情報が即時反映されるため、担当者や管理者は常に最新のデータを基に対応できます。
[Yoomとは]
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する」フローボットを作成します。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務で従業員情報の管理を担当している方
・SmartHRを利用して従業員情報の管理をしている方
・人事部門で管理業務を担当している方
2.SmartHRの従業員情報をMicrosoft Excelでも管理している方
・Microsoft Excelへの情報入力を手動で行っている方
・SmartHRとMicrosoft Excelを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを利用することで、従業員情報の管理や人事労務の業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、Microsoft Excelの従業員管理台帳でも従業員情報を管理している場合、SmartHRでの更新情報を常に確認する必要があり、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新できるため、従業員情報の更新をシームレスに行うことができます。
SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化を図ることが可能です。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているSmartHRとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
SmartHRと検索してください。
こちらの記事を参考に、登録をお願いします。
続いて、Microsoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
必要に応じてテンプレート名を変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
SmartHRの従業員情報が記載されているMicrosoft Excelのシート。
以下のようにヘッダーを設定しました。
(ヘッダーは、後のフロー設定画面で取得できるアウトプットを参考にしています。)
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「従業員が新たに更新されたら（Webhook起動）」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。
こちらの記事を参考にWebhookの設定をお願いします。
テスト前に、SmartHRで既存のテスト従業員の情報更新を行います。
※実際の従業員ではなく、テスト従業員で作業することをお勧めします。
テストして、アウトプットに従業員情報が反映していたら保存しましょう。
続いて「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、データベースの連携をお願いします。
残りの項目も設定しましょう。
レコード更新条件を入力します。
今回はSmartHRとMicrosoft Excelの社員番号が等しい場合、更新すると設定しました。
以下のようにアウトプットから更新条件を設定できます。
次に進み、追加するレコードの値を設定します。
先ほどと同様、アウトプットから選択してください。
No.は件数カウント、社員番号は情報登録時に入力していて不変の値なので更新対象から外しています。
その他の項目も設定します。
スクロールして残りの項目も設定します。
こちらもテストして、成功したら保存します。
Microsoft Excelで確認してみましょう。
無事に反映されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務で従業員情報の管理を担当している方
・SmartHRを利用して従業員情報の管理をしている方
・人事部門で管理業務を担当している方
2.SmartHRの従業員情報をMicrosoft Excelでも管理している方
・Microsoft Excelへの情報入力を手動で行っている方
・SmartHRとMicrosoft Excelを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを利用することで、従業員情報の管理や人事労務の業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、Microsoft Excelの従業員管理台帳でも従業員情報を管理している場合、SmartHRでの更新情報を常に確認する必要があり、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新できるため、従業員情報の更新をシームレスに行うことができます。
SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化を図ることが可能です。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
こちらは従業員登録がトリガーになっています。
今回のフローボットも併せて利用すれば、従業員の登録から更新まで情報の転記が自動でできます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEのアカウントを発行するフローです。
勤怠アプリとも連携ができます。
社員の入社時は複数のアプリでアカウント発行する必要がありますが、このフローを利用すれば手動での作業を減らすことができます。
◼️概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、KING OF TIME内に従業員のアカウントを自動で発行します。
アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
◼️設定方法
1.SmartHRとKING OF TIME、それぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.SmartHRの「従業員が新たに登録されたら」というトリガーで、SmartHRのテナントIDを設定してください。
3.KING OF TIMEの「従業員の登録」というオペレーションで、SmartHRから取得した情報をもとに、従業員情報を設定してください。
◼️注意事項
・SmartHRとKING OF TIMEそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・従業員の氏名やメールアドレスを適切に設定してご利用ください。
3.YoomデータベースからSmartHRに従業員を登録するフローです。
従来はフォームに入力してもらった後、手動で従業員登録をする必要がありました。
この自動化を利用すれば従業員の招待までできるので、フォームを共有するだけでその後の作業は自動化できます。
■概要
Yoomデータベースの従業員情報を用いて、SmartHRに自動的に従業員を登録します。
従業員を登録後にオペレーションを追加することで、メールやチャットで通知を行うことも可能です。
■設定方法
1.SmartHRとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.SmartHRの「従業員情報を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、従業員名、メールアドレス、部署などの従業員情報を設定してください。
4.SmartHRの「従業員に招待を送る」というオペレーションで、連携アカウント情報を設定してください。
5.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
6.従業員がSmartHRに登録されます。
■注意事項
・SmartHRアカウントとの連携設定が必要です。
・SmartHRの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
・Yoomで従業員データベースなどを事前に作成してご利用ください。
今回は「SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する」フローボットを紹介しました。
SmartHRとMicrosoft Excelの連携により、従業員情報の管理が効率化が見込めます。
また、手作業の削減とリアルタイムでの情報反映により、業務の精度とスピードが向上し、企業のリソースの有効活用が期待できます。
特にノーコードツールYoomを活用することで、これらのプロセスを簡単に自動化できます。
この記事を参考に、ぜひSmartHRとMicrosoft Excelも連携してみてください。
