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業務効率化や情報共有の迅速化を目指す企業にとって、ツールの連携は欠かせない要素です。特に、人事管理システムであるSmartHRとコミュニケーションツールであるDiscordを連携させることで、従業員の退職情報をリアルタイムで共有し、業務の停滞を防ぐことができるでしょう。
本記事では、SmartHRで従業員が削除された際に、Discordに自動で通知を送る方法を詳しく解説します。
ここから、ノーコードツールYoomを使って、SmartHRで従業員が削除されたら、Discordに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRで従業員が削除されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取り、Discordが提供するAPIを用いて、Discordの通知に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Discordのテキストチャンネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるDiscordのテキストチャンネルへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にDiscordのテキストチャンネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのDiscordのテキストチャンネルへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報Discordkで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Discord上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
SmartHRとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「SmartHR」と入力し、検索結果からSmartHRを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
3.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
SmartHRの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Discord」と入力し、検索結果からDiscordを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにSmartHRとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Discordのテキストチャンネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるDiscordのテキストチャンネルへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にDiscordのテキストチャンネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのDiscordのテキストチャンネルへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報Discordkで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Discord上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「従業員が削除されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】SmartHRで従業員が削除されたら、Discordに通知する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.アプリと連携する「Discordに通知する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
5.API接続設定を行います。
「WebhookURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Discordのテキストチャンネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるDiscordのテキストチャンネルへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にDiscordのテキストチャンネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのDiscordのテキストチャンネルへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報Discordkで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Discord上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
その他にもYoomにはSmartHRとDiscordを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知する
SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知するフローです。このフローを導入することで、SmartHRに登録された退職者の氏名や退職日の情報が自動的にGmailで該当部署の関係者に通知されます。人事担当者は、登録情報の手動転記やメール文の作成が不要となり、作業負担が軽減されるでしょう。また、情報伝達のスピーディー化が可能になるほか、入力ミスやメール送信漏れによる情報伝達リスク低減が期待できます。
■概要
従業員の退職に伴い、SmartHRの情報を更新した後、関係部署への通知を手作業で行っていませんか？手動での連絡は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日が更新されたことをトリガーに、Gmailで関係部署へ自動で通知が送信されるため、こうした連絡業務を効率化し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除する
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。このフローを使うことで、管理の手間削減が期待できます。手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクの軽減に繋がります。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報の管理を行っている人事担当者
・従業員の入退社情報を管理しているが、退社した従業員のZoomアカウントを手動で削除するのが手間と感じている方
・人事情報と連携して効率的にアカウント管理を行いたいと考える方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・複数のSaaSツールを日常的に使用しており、それらのツール間での手作業が多くなっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。
手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。
また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
これによりセキュリティリスクが軽減するため、会社の信頼性向上に寄与します。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知するフローです。このフローでは、SmartHRの従業員ページの情報を元に在籍証明書を発行しDiscordに通知することができます。在籍証明書の発行と発行後の通知を自動化できるため、手動による作業を軽減することができ、業務の正確性を高めることに繋がります。在籍証明書の発行が複数件発生する場合でも、効率的に発行処理を行えるため、スピーディーに対応を進めることができるでしょう。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRで従業員が削除された際に、Discordに通知を送ることで、社内の関係者が速やかに情報を把握できます。これにより、該当従業員の業務引き継ぎやアクセス権の管理を速やかに進めることが可能になるでしょう。例えば、システム管理者がSmartHRの従業員削除を手動で確認する必要がなくなり、即時にDiscordで通知を受け取ることで、該当者の社内ツールのアカウント削除や権限変更などの処理のスピーディーな進行に繋がります。特に、複数のクラウドツールを使用している企業では、退職者のアカウントが残ったままになるリスクを防ぐことが期待できます。
SmartHRで従業員が削除された際にDiscordで通知することで、社内の透明性を高めることができるでしょう。例えば、組織のメンバーが誰が退職したのかをタイムリーに把握できるため、関係者が適切な対応をとることに繋がります。特に、プロジェクトメンバーが突然いなくなることで、進行中の業務が停滞するリスクを減らし、関係者がスムーズに連携を取りながら次の対応を考えることが可能になるでしょう。
手作業での通知では、関係部署やプロジェクトメンバーへの情報共有が漏れる可能性がありますが、自動化することで確実に通知を行うことができるでしょう。例えば、管理部門が退職手続きを進めた後、各チームの担当者に口頭やメールで伝達する場合、情報共有の遅れや漏れが発生することがあります。しかし、SmartHRとDiscordを連携すれば、手動での伝達作業が不要になり、確実に全員が情報を受け取ることに繋がります。これにより、不要な混乱を防ぎ、スムーズな業務運営が期待できます。
今回は、SmartHRとDiscordを連携させ、SmartHRで従業員が削除されたら、Discordに通知する方法をご紹介しました。SmartHRとDiscordを連携することで、従業員削除時の情報共有を自動化し、業務効率の向上と情報伝達のスピーディー化が実現できるでしょう。退職者の情報をタイムリーに把握することで、アクセス権限の適切な管理や業務引き継ぎのスムーズな進行が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
社内の透明性を高め、人的ミスによる情報漏れを防ぐためにも、ぜひこの連携を活用してみてください。
