SmartHRとDiscordを連携して、SmartHRで従業員が削除されたら、Discordに通知する方法

ステップ1：SmartHRとDiscordをマイアプリ連携

SmartHRとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「SmartHR」と入力し、検索結果からSmartHRを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
SmartHRの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Discord」と入力し、検索結果からDiscordを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにSmartHRとDiscordが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるSmartHRのトリガー設定と、その後のDiscordのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「従業員が削除されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】SmartHRで従業員が削除されたら、Discordに通知する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「Discordに通知する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「WebhookURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、SmartHRとDiscordの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のSmartHRとDiscordを使った自動化例

その他にもYoomにはSmartHRとDiscordを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知する
SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知するフローです。このフローを導入することで、SmartHRに登録された退職者の氏名や退職日の情報が自動的にGmailで該当部署の関係者に通知されます。人事担当者は、登録情報の手動転記やメール文の作成が不要となり、作業負担が軽減されるでしょう。また、情報伝達のスピーディー化が可能になるほか、入力ミスやメール送信漏れによる情報伝達リスク低減が期待できます。

2.SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除する
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。このフローを使うことで、管理の手間削減が期待できます。手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクの軽減に繋がります。

3.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知するフローです。このフローでは、SmartHRの従業員ページの情報を元に在籍証明書を発行しDiscordに通知することができます。在籍証明書の発行と発行後の通知を自動化できるため、手動による作業を軽減することができ、業務の正確性を高めることに繋がります。在籍証明書の発行が複数件発生する場合でも、効率的に発行処理を行えるため、スピーディーに対応を進めることができるでしょう。

SmartHRとDiscordの連携メリットと具体例

メリット1:退職・契約終了の情報共有のスピーディー化

SmartHRで従業員が削除された際に、Discordに通知を送ることで、社内の関係者が速やかに情報を把握できます。これにより、該当従業員の業務引き継ぎやアクセス権の管理を速やかに進めることが可能になるでしょう。例えば、システム管理者がSmartHRの従業員削除を手動で確認する必要がなくなり、即時にDiscordで通知を受け取ることで、該当者の社内ツールのアカウント削除や権限変更などの処理のスピーディーな進行に繋がります。特に、複数のクラウドツールを使用している企業では、退職者のアカウントが残ったままになるリスクを防ぐことが期待できます。

メリット2:社内の円滑な情報共有と透明性の確保

SmartHRで従業員が削除された際にDiscordで通知することで、社内の透明性を高めることができるでしょう。例えば、組織のメンバーが誰が退職したのかをタイムリーに把握できるため、関係者が適切な対応をとることに繋がります。特に、プロジェクトメンバーが突然いなくなることで、進行中の業務が停滞するリスクを減らし、関係者がスムーズに連携を取りながら次の対応を考えることが可能になるでしょう。

メリット3: 人的ミスによる通知漏れの防止

手作業での通知では、関係部署やプロジェクトメンバーへの情報共有が漏れる可能性がありますが、自動化することで確実に通知を行うことができるでしょう。例えば、管理部門が退職手続きを進めた後、各チームの担当者に口頭やメールで伝達する場合、情報共有の遅れや漏れが発生することがあります。しかし、SmartHRとDiscordを連携すれば、手動での伝達作業が不要になり、確実に全員が情報を受け取ることに繋がります。これにより、不要な混乱を防ぎ、スムーズな業務運営が期待できます。

まとめ

今回は、SmartHRとDiscordを連携させ、SmartHRで従業員が削除されたら、Discordに通知する方法をご紹介しました。SmartHRとDiscordを連携することで、従業員削除時の情報共有を自動化し、業務効率の向上と情報伝達のスピーディー化が実現できるでしょう。退職者の情報をタイムリーに把握することで、アクセス権限の適切な管理や業務引き継ぎのスムーズな進行が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
社内の透明性を高め、人的ミスによる情報漏れを防ぐためにも、ぜひこの連携を活用してみてください。