SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をGmailで通知する

■概要

従業員の退職に伴い、SmartHRの情報を更新した後、関係部署への通知を手作業で行っていませんか？手動での連絡は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日が更新されたことをトリガーに、Gmailで関係部署へ自動で通知が送信されるため、こうした連絡業務を効率化し、確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの退職処理後、関係部署への連絡を手作業で行っている人事労務担当の方
• 退職者情報の共有漏れを防ぎ、アカウント棚卸しなどを迅速に行いたい管理部門の方
• SmartHRとGmailを連携させて、退職に関する一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの退職者情報が更新されると自動でメールが送信されるため、これまで通知業務に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による宛先の間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係部署への確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」アクションを設定し、退職日が更新されたことを検知します。
3. 次に、オペレーションで進行先切り替え機能を設定し、SmartHRから取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報を含んだ通知メールを関係部署に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 進行先切り替え機能では、SmartHRから取得した従業員の部署情報などをもとに、通知先を切り替えるといった条件を任意で設定することが可能です。
• Gmailの設定では、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文には退職者名や退職日などの情報を変数として差し込めます。

■注意事項‍

• SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、こちらをご参照ください。