SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する

■概要

従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRを利用し、在籍証明書などの書類発行業務を効率化したい人事労務担当者の方
• 従業員からの依頼対応に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
• SmartHRとDiscordを日常的に利用しており、手作業での通知業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの情報をもとに在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
3. 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を作成します。
4. 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した証明書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください。
• 発行する在籍証明書のファイル名は、固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名など、動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
• Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ内容にも固定テキストやSmartHRの従業員情報などを自由に組み込めます。

■注意事項

• SmartHR、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。