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人事担当者の皆様、従業員登録の手間を少しでも軽減したいと思ったことはないですか？本記事では、Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、従業員情報の登録を自動化する方法をご紹介します！Yoomを使えばノーコードで簡単に設定できるため、エンジニアのサポートがなくても安心です。
アプリ連携で、従業員登録の業務を自動化し、ミスも減らしてストレス軽減も期待できます！
Yoomには、Google スプレッドシートとSmartHRを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
ｋ
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートとSmartHRを連携すると、従業員データ登録業務が自動化されます。さらに人事異動や新規採用が重なっても業務が圧迫される心配がなくなるでしょう！
人事担当者にとって、従業員情報の手動入力は時間と労力を要する作業です。漢字の変換や数字の入力、意外と神経を使いますよね。
ですが、Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、スプレッドシートに入力された情報が自動的にSmartHRに反映されます。
これにより、手動入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスの減少も期待できます！間違いのないように2度3度確認する手間もなくなりますね。特に、大量の従業員情報を扱う企業にとっては、業務効率が向上するでしょう。
従業員情報は常に最新で間違いのない状態であることが求められますよね？Google スプレッドシートとSmartHRを連携することで、スプレッドシート上でのデータ更新がリアルタイムでSmartHRに反映されます。これにより、常に最新の情報を基にした業務運営が可能となり、情報のズレや遅延によるトラブルを防ぐことができます。
特に、急な人事異動や新規採用などが重なって情報が錯綜するタイミングなどでは、自動化の恩恵を最大限享受できるでしょう！
Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、これまで手作業で行っていた従業員情報の登録や更新を自動化できます。
たとえば、Google スプレッドシートに新しい従業員情報を追加するだけで、SmartHRに自動で登録される、といった連携が可能です。また、既存の情報をGoogle スプレッドシートで更新すれば、SmartHRの従業員情報も自動で反映されます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間や入力ミスを削減でき、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化のユースケースをいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートで新しい行が追加された際に、自動でSmartHRに従業員を登録するフローです。
手作業での登録時間を短縮できるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。
さらに、フローをカスタマイズすれば、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことも可能です。チームメンバーと迅速に情報共有できます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
ｋ
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行を更新すると、SmartHRの従業員情報も自動で更新するフローです。
SmartHRにログインして情報を更新する手間を省けるので、作業効率の向上が期待できます。
また、更新後にコミュニケーションツールへ通知を送ることもできるため、従業員情報の変更に伴う作業をチーム内でスムーズに共有可能です。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートで社員情報を管理している総務担当者
・Google スプレッドシートを共同編集しているチームメンバー
2.SmartHRを管理業務で使用している方
・SmartHRで人事情報を管理している担当者
・SmartHRの更新作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の管理に適したツールです。
しかし、従業員情報の更新が発生した際は優先して更新作業を実施する必要があるため、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
従業員情報の更新作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで行情報を更新すると、自動的にSmartHRの従業員情報を更新するため、SmartHRにログインして情報を更新する手間を無くすことができます。
また、このフローに続けてコミュニケーションツールから通知を出すことができ、従業員情報の更新により発生する作業を特定のメンバーに迅速に連携することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとSmartHRを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。もしアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／SmartHR
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、SmartHRで従業員を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
ｋ
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、上記の手順をご確認ください。
Yoomの新規接続一覧の中からSmartHRをクリックします。
SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※SmartHRの仕様上、管理者「アプリケーション連携の権限を持ったアカウント」でログインが必要となります。
詳しい手順は、SmartHRのマイアプリ登録方法をご参照ください。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
手軽に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
ｋ
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は、【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項を参照してください。
まずはフロー1番目「行が追加されたら」を選択してください。
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スプレッドシートIDとシートIDは、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
さらに下に進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列を入力し、「テスト」をクリックします。
エラーが出たら、以下のヘルプページを参考にしながら記載されている内容に応じて修正します。
エラー時の対応方法について
テストに成功すると、「アウトプット（取得した値）」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
確認後、「保存する」ボタンを押して次へ進みましょう！
続いて2番目の「事業所情報の取得」を選択します。
アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
次のページでは、テナントIDを設定します。
管理画面URL内「https://●●●●●●.smarthr.jp」が該当箇所なので、確認して入力しましょう。
「テスト」を押し、エラーが出ないことを確認したら「保存する」をクリックして2つ目の設定は完了です！
続いて3番目のフロー「従業員の登録」に進みます。
連携するアカウントとアクション選択の画面で、以下のように設定されているか確認します。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
続いて、従業員情報の登録を行います。
必須項目はテナントIDのみです。
先ほどと同様、管理画面URL内「https://●●●●●●.smarthr.jp」の部分をテナントIDに入力しましょう。
その他の項目は必要に応じて入力してください。
必要な情報を入力できたら、テストを実行しましょう。
テストに成功したら、「保存する」をクリックしましょう。
最後のフロー「レコードを更新する」をクリックしてください。
まず、連携するアカウント情報とアクションを確認します。
次にデータベースを設定します。
スプレッドシートIDとタブ名、テーブルの範囲指定を入力してください。
入力ができたら、「次へ」をクリックします。
この際、スプレッドシートIDやタブ名が間違っていたらエラーが出ますので、正しいものに修正しましょう！
続いて、指定したシートからレコードを取得して、更新するための設定を行います。
更新したいレコードの条件と更新後の値をそれぞれ入力します。
①の更新したいレコード条件は「and」「or」指定で複数条件にすることも可能です。
それぞれ入力をして「テスト」を行い、エラーが出なければすべての設定は完了です！
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
これで従業員情報の登録に時間を取られず、最新の情報を保てるようになりました！
今回はGoogle スプレッドシートからSmartHRへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartHRからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SmartHRに新しい従業員が登録された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに追加します。
この連携を使えば、手作業でのデータ転記が不要になり、作業時間を削減することが可能です。
その結果、従業員情報の管理にかかる手間を減らし、採用面接のフォローアップや研修計画の立案などより重要な業務に集中できるようになります。
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにも従業員情報を格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRに登録した従業員情報をGoogleスプレッドシートでも管理したい方
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・新規の従業員が登録されるたびにSmartHRの情報をGoogleスプレッドシートに手作業で転記する手間を省きたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogleスプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
新しいメンバーを迎えると様々な事務処理が発生し、その中でも人事労務管理ツールへの登録などは一つの手間です。更に、社内で別の基幹データベースも平行で運用している場合は、毎回人事労務管理ツールの内容をそのデータベースに手動で転記する必要があります。
人事労務の業務が逼迫しているなので、この転記作業をなんとかしたいと思った方にこのテンプレートは最適です。このテンプレートを使うとSmartHRに登録されると同時に、Googleスプレッドシートのデータベースに対して情報を自動で転記することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
Google スプレッドシートやSmartHRを活用した自動化は、今回ご紹介した「Google スプレッドシートで行が追加されたら、SmartHRで従業員を登録する」以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートをSlackやJira Software、Miro、スマレジなど多様なサービスと連携することで、データ更新や通知、翻訳、OCR取り込みといった一連の作業を自動化できます。
これにより、日々発生する情報収集や記録、連絡業務を手作業で行う負担が減り、チーム全体の業務効率化とデータ管理の精度向上を実現できます。
■概要
Jira Softwareの特定プロジェクトで課題が作成されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを追加するフローです。
Jira Softwareは課題の作成以外にも、課題の作成または更新されたらという設定が可能で、課題の更新時にもトリガーを起動させることができます。
Jira Softwareで作成された課題内容をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleスプレッドシートにレコード情報が追加・更新されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Jira Software、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているステータスや在庫数など、特定のセルの値が変更された際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、Google スプレッドシートのセルの更新に基づいたメール送信といった課題を解決するために設計されており、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Gmailから自動でメールを送信します。これにより、確認漏れや連絡の遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
コンテンツ制作における記事タイトルの考案は重要なプロセスですが、多くのアイデアを出すには時間と労力がかかるものです。また、チームでのアイデア管理が煩雑になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにキーワードを追加するだけで、ChatGPTが自動でタイトル案を生成し、Slackでチームに共有できます。手作業で行っていたアイデア出しを自動化することで、コンテンツ生成の自動化を実現し、より創造的な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackの特定のチャンネルに英語などの文章を投稿したら、AIオペレーションで日本語に翻訳してスレッドに自動で返信し、翻訳前後のテキストをスプレッドシートに追加します。
■設定方法
Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
Slackの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションでチャンネルを指定してください。
「翻訳する」オペレーションで翻訳対象のテキストと翻訳先言語を指定します。
Slackの「スレッドに通知」というアクションで、メッセージなどの設定を行ってください。
「データベースを操作する」オペレーションでGoogleスプレッドシートのレコードを追加するアクションで翻訳前後のテキストをスプレッドシートに追加します。
スプレッドシートに設定した列と読み取り項目を対応させて設定をしてください。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
組織変更やプロジェクト発足のたびに発生する、コラボフローへのグループ登録を手作業で行っていませんか？Google スプレッドシートで管理している情報を一つひとつ転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、定期的にコラボフローへグループ情報を自動で登録し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
プロジェクトやワークショップの度に、Miroのボードへ参加者を一人ひとり招待する作業に手間を感じていませんか。
特に大人数になると、招待リストの管理や手作業での招待に時間がかかり、招待漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリストをもとに、Miroのボードへメンバーを一括で自動招待できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
■概要
スマレジに登録されているスタッフ情報を、定期的に確認・更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、スタッフの人数が多い場合、手作業での一覧作成や更新は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、毎週自動でスマレジのスタッフ一覧を取得し、Google スプレッドシートの情報を最新化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRをPCAクラウド給与や、クラウドサイン、Microsoft Teams、カオナビなど多様なサービスと連携することで、従業員情報の登録や更新、通知、証明書発行といった幅広い業務を自動化できます。
これにより、入社手続きや部署異動、退職連絡などの人事関連作業を手動で行う負担が減り、情報の抜け漏れ防止や業務効率化が期待できます。
■概要
「GitHubでIssueが更新されたら、SmartHRで従業員情報を更新する」ワークフローは、開発チケットのステータス変更を自動で人事データに反映し、二重入力やヒューマンエラーを減らせる業務ワークフローです。GitHubとSmartHRを連携し、情報鮮度を保ちつつチケット進捗と従業員更新をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらSmartHRの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の管理でfreee人事労務を使用している方
・人事業務の効率化でfreee人事労務を活用している方
・freee人事労務の情報をSmartHRにも連携したい方
2.SmartHRを業務で活用している方
・freee人事労務とSmartHRのデータの整合性を取りたい方
・手動による入力作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は人事業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRにもfreee人事労務で登録したデータを手動で追加するのは手間だと感じているかもしれません。
SmartHRへの手動によるデータ入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
freee人事労務で登録した従業員情報を自動でSmartHRに登録できるようになるため、手動による作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
また、freee人事労務とSmartHRの情報がどちらも最新の状態となるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、LINE WORKSのトークルームに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるLINE WORKSのトークルームへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にLINE WORKSのトークルームへ通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのLINE WORKSのトークルームへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報LINE WORKSで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・LINE WORKS上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
従業員の退職に伴う手続きでは、関係各所への迅速な情報共有が不可欠ですが、その連絡が手間になっていませんか。SmartHRで管理している退職情報を手作業で各部署へ展開していると、連絡漏れや遅延のリスクも考えられます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日が更新されたことをトリガーに、該当部署のMicrosoft Teamsチャネルへ自動で通知が可能です。これにより、手作業による連絡業務の負担を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員の部署情報が変更されるたびに、SmartHRとGoogle Workspaceの両方を手作業で更新する作業に手間を感じていませんか？この作業は更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因となりがちで、人事や情報システム担当者の負担を増加させる一因です。このワークフローを活用すれば、SmartHRでの従業員情報の更新をきっかけに、Google Workspaceのユーザー情報が自動で更新されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価各システムへ登録します。
SmartHRへの登録を起点に、他のツールにアクセスをすることなく自動登録が可能です。
今回は、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビを例として設定します。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
PCAクラウド給与の設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：データ領域の選択
・データ領域：候補から対象のデータ領域を選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
③＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：社員情報を登録を選択してください。
・対応する項目：①のトリガーから取得したアウトプット項目を対応箇所に埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
④＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：PCAクラウドからログアウトを選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
※PCAクラウドとの連携時の注意点はこちら。
KING OF TIMEの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、KING OF TIMEを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：従業員の登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
カオナビの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、カオナビを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：メンバーを登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
◼️注意事項
・SmartHRおよびデータを連携する各ツール(今回の場合PCAクラウドやKING OF TIME、カオナビ等)とYoomの連携が事前に必要です。
・連携(マイアプリ登録)についてはこちら。
・従業員の氏名やメールアドレス、勤務時間などを適切に設定してご利用ください。
・ 各アプリケーションの設定やカスタマイズを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームに回答された従業員の情報と通帳画像の解析データをもとに、SmartHRへ新しく従業員情報を登録します。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択します。
②フォームの質問項目に通帳画像を添付するためのファイルタイプの質問と名前やアドレス等従業員登録に必要な各種質問を用意します。
③次の画面で、サンプルとしてデモの通帳画像と各種質問を格納・入力して保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑤アクションから画像・PDFから文字を読み取るを選択し、次に進みます。
⑥ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補からフォームで設定した通帳の画像を設定します。
⑦抽出したい項目を入力します。
※例：名前カナ敬称略,口座番号,科目 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑧テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑨＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑩任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑧のテストで取得した値を「名前カナ：{{名前カナ敬称略}}」のように埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※担当者項目をメールアドレスで担当者を指定(外部ユーザーを指定可)にし、③のトリガーテストで取得したメールアドレスを動的に埋め込むことも可能で、このようにすることで、回答者自身に画像解析した通帳情報が正しいかどうかを確認してもらうことができます。
⑪フォームを追加をクリックし、項目に⑧で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑧で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑫＋マークを押し、アプリと連携するからSmartHRを選択後、従業員の登録v2アクションを選択します。
⑬次のページに表示された必須項目およびフォームで取得した情報と通帳画像を解析した内容に対応する欄に、取得したデータをアウトプットとして入力し、設定完了です。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
従業員が増えるにつれて、SmartHRの本人確認書類の更新作業が煩雑になっていませんか？Google Driveなどに保管された書類を一人ひとり手作業でアップロードするのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存した本人確認書類を一括でSmartHRに連携し、従業員情報を自動で更新できます。定期的な更新作業の負担を軽減し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
人事担当者の皆様、日々の従業員登録作業の悩みが解決されることはわかっていただけたでしょうか？本記事では、Google スプレッドシートとSmartHRを連携させることで、従業員情報の登録業務を自動化し、作業負担を軽減する方法をご紹介しました。Yoomを利用すれば、ノーコードで手軽に設定でき、リアルタイムでのデータ更新が可能になります。これにより、手動入力によるミスを防ぎつつ、業務効率の向上につながるでしょう。特に、大量の従業員情報を扱う人事部門にとって、この自動化の恩恵は計り知れません。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：一度に大量の従業員データを追加しても大丈夫ですか？
A：
Yoomのポーリングトリガーは、設定した起動間隔で作成されたデータをまとめて取得します。
たとえば、起動間隔を5分に設定している場合は、その5分間に50件のレコードが作成されていれば、50件分のフローが起動します。
ただし、SmartHRのAPIには1秒あたり10リクエストまでという上限があります。この上限を超えると429エラーが発生し、一部のレコードが正常に連携されない可能性があります。
詳しくは、公式サイトをご確認ください。
Q：連携エラーに気づくための通知は設定できますか？
A：
はい、可能です。
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：退職者の情報を連携することは可能ですか？
A：
はい、可能です。
Google スプレッドシートの「行が更新されたら」をトリガーとして設定し、SmartHRの「従業員情報の更新」をアクションにすることで、退職者の情報も連携できます。
退職年月日や退職事由などの項目も更新可能です。
興味があれば、以下のテンプレートをぜひお試しください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートで社員情報を管理している総務担当者
・Google スプレッドシートを共同編集しているチームメンバー
2.SmartHRを管理業務で使用している方
・SmartHRで人事情報を管理している担当者
・SmartHRの更新作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の管理に適したツールです。
しかし、従業員情報の更新が発生した際は優先して更新作業を実施する必要があるため、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
従業員情報の更新作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで行情報を更新すると、自動的にSmartHRの従業員情報を更新するため、SmartHRにログインして情報を更新する手間を無くすことができます。
また、このフローに続けてコミュニケーションツールから通知を出すことができ、従業員情報の更新により発生する作業を特定のメンバーに迅速に連携することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
