Google スプレッドシートとSmartHRを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらSmartHRに従業員を登録する方法

■概要

Google スプレッドシートで管理しているステータスや在庫数など、特定のセルの値が変更された際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、Google スプレッドシートのセルの更新に基づいたメール送信といった課題を解決するために設計されており、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Gmailから自動でメールを送信します。これにより、確認漏れや連絡の遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでの更新情報を、関係者とスムーズに共有したいと考えている方
• 特定のセルの値が変更されるたびに、手動でメール通知を行っているプロジェクトマネージャーの方
• Google スプレッドシートのセル変更をトリガーにしたメール送信の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行が更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを選択します
3. 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した行の情報を送信します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、任意のセルにテキストを追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートでは、Google スプレッドシートでは、スプレッドシート、シート、更新を検知したいセルなどをカスタマイズすることができます
• Gmailでは、Google スプレッドシートから取得した情報や、固定値を設定することができます

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• 海外の顧客やメンバーとのやり取りが多く、Slackでの翻訳作業に手間を感じている方
• 多言語が飛び交うSlackチャンネルの投稿内容を、資産として管理していきたいと考えている方
• SlackとGoogle スプレッドシートを連携させ、コミュニケーションログを自動で蓄積したい方

• Slackへの投稿は自動で翻訳されてスレッドに返信されるため、手作業での翻訳やコピペに費やしていた時間を短縮できます
• 投稿内容と翻訳結果が自動でGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、データの管理や後からの分析が容易になります

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで翻訳機能の「文章を翻訳する」アクションを設定し、投稿されたメッセージを翻訳します
4. 次に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳結果を元の投稿のスレッドに返信します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、投稿内容と翻訳結果を格納します

• Slackのトリガー設定では、自動化の対象としたいチャンネルを任意で設定してください
• 翻訳機能のオペレーション設定では、翻訳したいテキストの内容や、どの言語へ翻訳するかを任意で設定可能です
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、記録先となる任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定してください

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

コンテンツ制作における記事タイトルの考案は重要なプロセスですが、多くのアイデアを出すには時間と労力がかかるものです。また、チームでのアイデア管理が煩雑になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにキーワードを追加するだけで、ChatGPTが自動でタイトル案を生成し、Slackでチームに共有できます。手作業で行っていたアイデア出しを自動化することで、コンテンツ生成の自動化を実現し、より創造的な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ChatGPTを活用して、コンテンツのアイデア出しを効率化したいと考えている方
• コンテンツ生成の自動化を推進し、記事作成業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
• Google スプレッドシートとSlackを用いてコンテンツ制作の進捗を管理している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのキーワード追加を起点に、タイトル案の生成から通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• アイデア出しのプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、チーム全体のコンテンツ制作業務を効率化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで取得したキーワードを元にタイトル案を生成させます。
4. 続いて、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したタイトル案を元のシートに書き戻します。
5. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、生成されたタイトル案を指定のチャンネルに通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガーや更新オペレーションでは、対象のスプレッドシートやシート、キーワードが入力されるセルの範囲などを任意で指定できます。
• ChatGPTのオペレーションでは、タイトル案を生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズ可能です。スプレッドシートから取得したキーワードを変数としてプロンプトに含めることもできます。
• Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できます。また、通知メッセージの本文もカスタマイズでき、ChatGPTが生成したタイトルなどの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ChatGPT、SlackとYoomを連携してください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際は注意事項をご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

■概要

スマレジに登録されているスタッフ情報を、定期的に確認・更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、スタッフの人数が多い場合、手作業での一覧作成や更新は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、毎週自動でスマレジのスタッフ一覧を取得し、Google スプレッドシートの情報を最新化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• スマレジのスタッフ一覧を定期的に手作業で更新している店舗運営担当者の方
• スマレジとGoogle スプレッドシートを併用し、スタッフ情報を管理している方
• スタッフ情報の管理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週自動でスマレジのスタッフ一覧が更新されるため、これまで手作業での情報収集や転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に正確な情報を維持できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、スマレジとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで毎週実行されるように設定します
3. 次に、オペレーションでスマレジを選択し、「スタッフ一覧を取得」アクションを設定します
4. 続けて、オペレーションで「繰り返し」処理を設定し、取得したスタッフ一覧のデータをもとに後続の処理を実行するようにします
5. 最後に、繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、スタッフ情報をシートに反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートへのレコード更新設定では、どの列にどの情報を反映させるかを任意に設定できます。スマレジから取得したスタッフ名やIDといった情報を、対応する列にマッピングしてください。
• 各設定項目には、スマレジから取得した値だけでなく、日付や任意のテキストといった固定値を入力することも可能です。

■注意事項

• スマレジ、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  

• Jira SoftwareとGoogle スプレッドシートを併用して課題管理を行っている開発チームの方
• プロジェクトの課題作成から情報共有までのプロセスを、自動化によって効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスによるデータの不整合をなくしたいと考えている方

• Jira Softwareで課題が作成されると、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記をなくすことで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

1. はじめに、Jira SoftwareとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでJira Softwareを選択し、「課題が作成されたら」というアクションを設定する
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jira Softwareから取得した情報をどの列に書き込むかを指定する

• Jira Softwareのトリガー設定では、連携したいJira Softwareアカウントのサブドメインや、対象としたいプロジェクトキーを任意で設定してください
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、レコードを追加したいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください

• Google スプレッドシート、Jira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。

このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方
• HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方
• 休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HRMOSの画面からワンクリックで休職情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、HRMOSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「社員詳細ページから起動」するよう設定します
3. 次に、オペレーションでHRMOSの「社員の休職情報を取得」アクションを設定し、対象社員の情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した休職情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのシートのどの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます
• HRMOSから取得した休職情報（氏名、期間など）を変数として指定の列に自動でマッピングするだけでなく、固定のテキスト（例：「対応中」など）を追加することも可能です

■注意事項

• HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
  

■概要

プロジェクトやワークショップの度に、Miroのボードへ参加者を一人ひとり招待する作業に手間を感じていませんか。
特に大人数になると、招待リストの管理や手作業での招待に時間がかかり、招待漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリストをもとに、Miroのボードへメンバーを一括で自動招待できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Miroを使ったプロジェクトで、メンバーのボード招待を手作業で行っている方
• Google スプレッドシートで管理しているリストから、一括でMiroボードへ招待したい方
• 定期的なワークショップなどで発生する招待業務の効率化や自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にリストから自動で招待が実行されるため、これまで手作業での招待に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるメールアドレスの入力ミスや招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な招待処理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMiroをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、招待者リストを取得する
4. 次に、オペレーションでループ機能を設定し、取得した招待者リストの情報を1件ずつ処理するように設定する
5. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを共有」アクションを設定し、ループ処理で取得したメールアドレス宛に招待を送付する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーは、招待を実行したい日時を任意で設定してください
• Google スプレッドシートのアクションでは、招待者リストが記載された任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください
• ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した情報のうち、繰り返し処理をしたい項目（メールアドレスなど）を任意で設定してください
• Miroのアクションでは、招待対象のボードIDや招待するユーザーのメールアドレスを任意で設定してください

■ 注意事項

• Google スプレッドシートとMiroのそれぞれをYoomと連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
  

■概要‍

Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。

ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。

また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。

※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。

‍

■注意事項‍

・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

組織変更やプロジェクト発足のたびに発生する、コラボフローへのグループ登録を手作業で行っていませんか？Google スプレッドシートで管理している情報を一つひとつ転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、定期的にコラボフローへグループ情報を自動で登録し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローへのグループ登録作業を定期的に手作業で行っている方
• Google スプレッドシートで管理する情報をコラボフローへ反映させる手間を削減したい方
• 組織情報などの手動更新によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでコラボフローへのグループ登録が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• Google スプレッドシートからのデータ転記を自動化することで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、登録したいグループ情報の一覧を取得します。
4. 次に、取得したレコード情報を元に、繰り返し処理機能を設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けます。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、処理済みであることがわかるように情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度や日時（毎日、毎週など）を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、対象のスプレッドシートやシートを指定し、特定の条件（例：未処理の行のみ）でレコードを絞り込む設定が可能です。
• 繰り返し処理では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データを元に、一つひとつのレコードに対して処理を実行するよう設定してください。
• コラボフローに登録するグループ情報は、Google スプレッドシートから取得した値を項目に紐付けたり、固定のテキストを組み合わせたりすることが可能です。
• 処理の最後にGoogle スプレッドシートのレコードを更新する際に、対象のスプレッドシート、シート、更新するセルなどを任意で指定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

• 取引先の法人情報を手作業で検索し、リスト管理している営業や管理部門の方
• gBizINFO（経済産業省）の情報を活用した業務の自動化を検討している方
• データベースとGoogle スプレッドシート間のデータ転記作業を効率化したい方

• データベースへの登録を起点に、法人情報の検索から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理するため、手作業による法人情報の検索ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

1. はじめに、gBizINFO（経済産業省）とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでデータベーストリガー機能を選択し、「条件に合致するレコードが新たに作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでgBizINFO（経済産業省）の「法人番号から法人情報を検索」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、検索で取得した情報を指定のスプレッドシートに追加します。

• Yoomのデータベーストリガー機能では、監視対象とするデータベースや、フローを起動させるレコードの条件を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、書き込み先のファイルやシートを任意で指定し、登録する項目には固定値だけでなく、gBizINFO（経済産業省）で取得した法人情報などを変数として設定できます。

• gBizINFO（経済産業省）、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。

• SmartHRなど複数の人事労務システムを併用し、二重入力に手間を感じている方
• 手作業による従業員情報の転記で、入力ミスや連携漏れなどの課題を抱えている方
• 入社手続きに伴う定型業務を自動化し、人事部門の生産性を高めたいと考えている方

• SmartHRへの登録を起点に、PCAクラウド給与など各種システムへ自動で情報が連携されるため、データ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

1. はじめに、SmartHR、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでPCAクラウド給与を選択し、「データ領域の選択」と「社員情報を登録」のアクションを設定し、最後に「PCAクラウドからログアウト」させます。
4. 次に、オペレーションでKING OF TIMEを選択し、「従業員の登録」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでカオナビを選択し、「メンバーを登録」アクションを設定します。

• SmartHRから取得した従業員情報のうち、どの項目をPCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビに連携するかは任意で設定可能です。氏名や部署情報など、各システムの運用に合わせて必要なデータだけを連携させることができます。

• SmartHR、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
• PCAクラウド給与はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。 
• カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。 

■概要

従業員の部署情報が変更されるたびに、SmartHRとGoogle Workspaceの両方を手作業で更新する作業に手間を感じていませんか？この作業は更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因となりがちで、人事や情報システム担当者の負担を増加させる一因です。このワークフローを活用すれば、SmartHRでの従業員情報の更新をきっかけに、Google Workspaceのユーザー情報が自動で更新されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとGoogle Workspaceの従業員情報を手作業で同期している人事・総務担当者の方
• 従業員アカウント管理の効率化と、手作業による更新ミスの防止を目指す情報システム担当者の方
• 人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの情報を更新するだけでGoogle Workspaceへ自動で反映されるため、手作業での二重入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、部署名や役職の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員情報が更新されたら」を設定して、情報の更新を検知します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの「レコードを取得する」を使い、更新された従業員の詳細情報を取得します。
4. 次に、分岐機能を設定し、部署情報が変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」を設定し、取得した情報をもとに従業員の情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのユーザー情報更新アクションでは、更新したい項目を任意で設定できます。SmartHRから取得した部署名や役職などの情報を変数として設定し、対応するGoogle Workspaceの項目を自動で更新するようにカスタマイズしてください。

■注意事項

• SmartHR、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要
‍「GitHubでIssueが更新されたら、SmartHRで従業員情報を更新する」ワークフローは、開発チケットのステータス変更を自動で人事データに反映し、二重入力やヒューマンエラーを減らせる業務ワークフローです。GitHubとSmartHRを連携し、情報鮮度を保ちつつチケット進捗と従業員更新をスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GitHubのIssue更新をSmartHRにも反映させて、二重入力をなくしたいエンジニアチームの方
• SmartHRで従業員情報を最新に保ちつつ、開発進捗と同期させたい人事担当者の方
• SmartHRとGithubの連携で手動更新のミスや漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• GitHubとSmartHRを手軽に連携して業務効率化を図りたい総務・労務の方

■このテンプレートを使うメリット

• 手動作業ゼロでGitHubのIssue更新時にSmartHRの従業員情報を自動更新
• 更新漏れによるトラブルを防ぎ、業務プロセスに一貫性をもたらす
• SmartHRとGithubの連携を短時間で導入し、すぐに効果を実感できる

■概要

従業員が増えるにつれて、SmartHRの本人確認書類の更新作業が煩雑になっていませんか？Google Driveなどに保管された書類を一人ひとり手作業でアップロードするのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存した本人確認書類を一括でSmartHRに連携し、従業員情報を自動で更新できます。定期的な更新作業の負担を軽減し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの本人確認書類の更新作業を手作業で行い、手間を感じている人事労務担当者の方
• Google DriveとSmartHRに従業員情報が分散しており、管理を効率化したいと考えている方
• 従業員情報の更新業務を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール起動で定期的にGoogle Driveの書類を確認し、SmartHRの本人確認書類を自動で更新するため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル選択ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、従業員情報の正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、このワークフローを起動したい日時（毎日、毎週など）を指定します
3. オペレーションで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル一覧を取得します
4. 繰り返し処理を設定し、取得したファイルを1つずつ処理します
5. Google Driveからファイルをダウンロードし、AI機能（OCR）で従業員名などのテキスト情報を抽出します
6. 抽出した情報をもとに、SmartHRから該当の従業員を検索します
7. 検索した従業員情報に対して、ダウンロードした本人確認書類のファイルを更新します
8. 最後に、メール機能で更新完了の通知などを指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 完了通知などでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスを任意に設定できます
• メールの本文には、固定のテキストだけでなく、フローの途中で取得した従業員名やファイル名といった情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。・移動コマンドはミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

■概要

SmartHRで従業員が削除されたら、LINE WORKSのトークルームに通知するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.SmartHRを利用している人事・総務担当者

・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方

・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方

・手作業によるLINE WORKSのトークルームへの通知の手間を省きたい方

‍

2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー

・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にLINE WORKSのトークルームへ通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。

・手入力でのLINE WORKSのトークルームへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。

・従業員削除の情報LINE WORKSで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。

・LINE WORKS上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。

・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。

‍

■注意事項

・SmartHR、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。

• SmartHRへの従業員情報登録を手作業で行い、効率化したい人事労務担当者の方
• 通帳画像からの口座情報の転記作業で、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

• フォーム回答からSmartHRへの情報登録までが自動化されるため、手作業による転記業務の時間を削減し、業務全体の効率化に繋がります
• OCRによるテキスト化と担当者による確認フローを挟むことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます

1. はじめに、SmartHRをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、フォームで受け取った通帳画像のファイルを指定します
4. 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、OCRで読み取った内容の確認を依頼します
5. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、確認済みの情報を引用して従業員情報を登録します

• OCR機能では、通帳画像から読み取りたいテキスト項目（金融機関名、支店名、口座番号など）を任意で設定してください
• 担当者に対応を依頼するアクションでは、確認を依頼する担当者や依頼内容の詳細などを、実際の運用に合わせて設定してください
• SmartHRに従業員を登録するアクションでは、OCRやフォームで取得した情報を引用し、SmartHRのどのフィールドに登録するかを自由に設定可能です

• SmartHRとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

■概要

クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方

・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方

・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方

‍

2.SmartHRで従業員情報を管理している方

・業務の効率化を図りたい企業の経営者

・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。

・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。

‍

■注意事項

・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要

従業員の退職に伴う手続きでは、関係各所への迅速な情報共有が不可欠ですが、その連絡が手間になっていませんか。SmartHRで管理している退職情報を手作業で各部署へ展開していると、連絡漏れや遅延のリスクも考えられます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日が更新されたことをトリガーに、該当部署のMicrosoft Teamsチャネルへ自動で通知が可能です。これにより、手作業による連絡業務の負担を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRで管理する従業員の退職情報を、手作業で各部署に連絡している人事労務担当者の方
• 退職手続きにおける部署間の情報連携を、より迅速かつ正確に行いたいと考えている方
• Microsoft Teamsを活用して、重要な人事情報を効率的に共有する仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRでの更新後、自動で通知が完了するため、これまで手動での連絡作業にかかっていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業に起因する通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、退職に関する重要な情報共有を正確に行うことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」を設定して、退職日が更新された従業員を対象とします。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した従業員の部署情報をもとに通知先を切り替えるよう設定します。
4. 最後に、各分岐の先にMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設置し、該当部署のチャネルに退職者情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルを任意で設定できます。
• 通知メッセージの本文は自由に編集でき、トリガーで取得した「従業員名」や「退職日」といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容にカスタムすることが可能です。

■注意事項

• SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502

■概要

freee人事労務で従業員が登録されたらSmartHRの従業員管理表にも追加するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.従業員の管理でfreee人事労務を使用している方

・人事業務の効率化でfreee人事労務を活用している方

・freee人事労務の情報をSmartHRにも連携したい方

‍

2.SmartHRを業務で活用している方

・freee人事労務とSmartHRのデータの整合性を取りたい方

・手動による入力作業を効率化したい方

‍‍

■このテンプレートを使うメリット

freee人事労務は人事業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRにもfreee人事労務で登録したデータを手動で追加するのは手間だと感じているかもしれません。

SmartHRへの手動によるデータ入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
freee人事労務で登録した従業員情報を自動でSmartHRに登録できるようになるため、手動による作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。

また、freee人事労務とSmartHRの情報がどちらも最新の状態となるため、業務をスムーズに進めることが可能です。

‍

■注意事項

・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

従業員からの在籍証明書の発行依頼は、都度対応が必要なため、人事担当者の業務を圧迫していませんか。SmartHRから情報を探し、手作業で書類を作成するのは手間がかかります。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックで在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知することが可能です。これにより、証明書発行業務に関する手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRを利用し、在籍証明書などの書類発行業務を効率化したい人事労務担当者の方
• 従業員からの依頼対応に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
• SmartHRとDiscordを日常的に利用しており、手作業での通知業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの情報をもとに在籍証明書を自動で発行し、Discordへ通知するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、SmartHRのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「従業員ページから起動」するよう設定します。
3. 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとに在籍証明書を作成します。
4. 最後に、オペレーションで、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した証明書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください。
• 発行する在籍証明書のファイル名は、固定のテキストだけでなく、SmartHRから取得した従業員名など、動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
• Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ内容にも固定テキストやSmartHRの従業員情報などを自由に組み込めます。

■注意事項

• SmartHR、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。