【SmartHR】ノーコードでGoogleスプレッドシートと連携して従業員登録を自動化！

事前準備

まずは、YoomとGoogleスプレッドシート・SmartHRを連携させましょう！
Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」と進みます。
アプリ名で検索をして、それぞれログイン情報など必要なものを入力しましょう。

SmartHRの登録には管理者でのログインが必要です。以下のページを参考にしながら進めてみてください。

SmartHRのマイアプリ登録についてはこちら

それぞれのアプリと連携ができたら、一覧に表示されていますので確認してください。

これで準備は完了です！早速連携の設定に進みましょう。

アプリトリガー設定

まずはフロー1番目「行が追加されたら」を選択してください。
最初のページでは、連携したGoogleスプレッドシートのアカウントが表示されているので間違いがないか確認してください。

間違いがなければ「次へ」を選択して進みましょう！

続いて、Googleスプレッドシートの詳細設定です。

• トリガー起動時間(プランによって異なる)
• スプレッドシートID
• シートID
• テーブルの範囲(始まり)
• テーブルの範囲(終わり)
• 一意の値が入った列

以上の項目を入力します。

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スプレッドシートIDはURL内「/spreadsheets/d/●●●/」、シートIDは「/edit?gid=●●●/」から取得するか、候補から選択して入力してください。

入力ができたら「テスト」を押してエラーが出ないかどうか確認します。
エラーが出たら、下記ページを参考にしながら記載されている内容に応じて修正します。

‍エラー時の対応について

エラーが解消できたら「保存する」ボタンを押して次へ進みましょう！

事業所情報の取得

続いて2番目の「事業所情報の取得」を選択します。
Googleスプレッドシートと同様、最初のページではアカウント情報が正しいか確認をして「次へ」進みます。

次のページでは、テナントIDを設定します。
管理画面URL内「https://●●●●●●.smarthr.jp」が該当箇所なので、確認して入力しましょう。

「テスト」を押し、エラーが出ないことを確認したら「保存する」をクリックして2つ目の設定は完了です！

従業員の登録

続いて3番目のフロー「従業員の登録」に進みます。
先ほど同様、最初にアカウント情報の確認を済ませて「次へ」をクリックします。

続いて、従業員情報の登録の画面になりました。

必須項目はテナントIDのみです。
先ほどと同様、管理画面URL内「https://●●●●●●.smarthr.jp」の部分を入力しましょう。

【その他入力情報概要】

• 事業所ID
• 社員番号
• 雇用形態ID
• 在籍状況
• 姓・名(ヨミ・ビジネスネーム含む)
• 生年月日
• 住所
• 緊急連絡先情報(氏名・住所・電話番号)
• 住民票情報

その他、雇用保険や給与振込情報などについても入力ができます。

必要な情報を入力できたら「テスト」を押してエラーが出ないことを確認して「保存する」をクリックしましょう。
レコードを更新する

最後のフロー「レコードを更新する」へ進みます。
最初のページでは、アカウント情報を確認すると共に連携するデーターベース(Googleスプレッドシート)の情報を入力します。

スプレッドシートIDと該当のタブ名、テーブルの範囲指定を入力してください。
入力ができたら「次へ」をクリックします。
この際、スプレッドシートIDやタブ名が間違っていたらエラーが出ますので、正しいものに修正しましょう！

続いて、指定したシートからレコードを取得して、更新するための設定です。

更新したいレコードの条件と更新後の値をそれぞれ入力します。
①の更新したいレコード条件は「and」「or」指定で複数条件にすることも可能です。

それぞれ入力をして「テスト」を行いエラーが出なければ全ての設定は完了です！

最後に、トリガーをONにしてフローが動き始めます！

これで従業員情報の登録に時間を取られず、常に最新の情報を保っていられるようになりました！

まとめ

人事担当者の皆様、日々の従業員登録作業の悩みが解決されることはわかっていただけたでしょうか？本記事では、GoogleスプレッドシートとSmartHRを連携させることで、従業員情報の登録業務を自動化し、作業負担を大幅に軽減する方法をご紹介しました。Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に設定でき、リアルタイムでのデータ更新が可能になります。これにより、手動入力によるミスを防ぎつつ、業務効率を向上につながるでしょう。特に、大量の従業員情報を扱う人事部門にとって、この自動化の恩恵は計り知れません。今すぐYoomを活用して、従業員登録の業務をスマートに進めましょう！

Googleスプレッドシートを活用したフローボットテンプレート
SmartHRを活用したフローボットテンプレート

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