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業務効率化とセキュリティ強化が求められる現代において、社内ツールの連携は欠かせない要素となっています。特に人事労務管理ツールのSmartHRと、SaaS管理プラットフォームのマネーフォワード Adminaを活用している企業では、従業員情報の一元管理が重要です。本記事では、SmartHRでの従業員登録情報をマネーフォワード Adminaに自動で追加する方法を解説します。の連携により、手動でのデータ入力の手間を省き、業務効率の向上とセキュリティリスクの低減を実現できます。ノーコードで導入できますので、ぜひ最後までご覧くださいね！
こんな方におすすめ
SmartHRとマネーフォワード Adminaの連携メリットと具体例
メリット1：手作業削減による業務効率化
SmartHRで従業員情報が登録されると、自動的にマネーフォワード Adminaに従業員データが追加される仕組みを構築することで、手動入力の作業が不要になります。この自動化により、システム部門や人事部門が別々のシステムで同じ情報を二重入力する手間を削減できます。
例えば、新入社員が入社する際、SmartHRに情報を登録するだけでAdminaにもデータが反映されます。これにより、担当者は他の重要な業務に専念でき、全体的な業務効率が向上します。
メリット2：セキュリティリスクの低減
従業員の情報がSmartHRからAdminaに登録される際に、SaaSアカウントの管理やデバイス情報の登録も同時に自動化できます。これにより、退職時のアカウント削除漏れや、不適切な権限付与のリスクを軽減できます。
具体的には、退職手続きでSmartHRから従業員情報を削除すると、Adminaでも自動的にアカウントが無効化されます。これにより、退職者がシステムにアクセスするリスクを最小限に抑え、セキュリティを強化できます。
メリット3：契約サービスの利用状況把握とコスト管理の最適化
SmartHRで登録された従業員情報がAdminaに連携されることで、各従業員がどのSaaSを利用しているのかを一元的に管理できます。この情報をもとに、利用頻度の低いサービスの契約を見直し、利用プランを調整することで、ITコストを削減できます。
例えば、あるサービスの利用者数が減少していることに気づき、契約プランをダウングレードすることでコストを削減できます。また、新規プロジェクトで必要なツールを迅速に従業員に提供し、無駄のないリソース配分が可能になります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、SmartHRとマネーフォワード Adminaを連携して、SmartHRでの従業員登録情報をマネーフォワード Adminaに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRでの従業員登録情報をマネーフォワード Adminaに追加する方法
SmartHRのデータベースにレコードが登録されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取り、
マネーフォワード Adminaの提供するAPIを用いてマネーフォワード AdminaへSmartHRで登録されたレコードデータを登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。
・SmartHRとマネーフォワード Adminaをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるSmartHRのトリガー設定と、その後に続くマネーフォワード Adminaのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、SmartHRとマネーフォワード Adminaの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
新しい従業員が入社するたび、SmartHRへの登録だけでなく、マネーフォワード Adminaのアカウントも手作業で作成していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaにもユーザーが追加されるため、こうした入社手続きに伴う課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：SmartHRとマネーフォワード Adminaをマイアプリ連携
まず、 SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンをクリックします。
次に検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補から「SmartHR」を選択します。
SmartHRのマイアプリ連携には、サブドメインの入力とSmartHR側での設定が必要です。
また、SmartHRの管理者権限のあるアカウントでのログインが必要なので注意してください。
下記リンク先を確認しながら進めていきましょう。
SmartHR(OAuth)のマイアプリ登録方法
まずは、SmartHRでYoomのアプリをインストールします。
「連携を始める」→「SmartHRと接続する」をクリックすると、SmartHRへのログインが求められます。
ログインができると、接続完了です。
SmartHRのマイページに戻って、URLからサブドメインを取得してください。
サブドメインの入力ができたら「追加」をクリックすると、マイアプリに追加され、一覧に追加されます。
続いてマネーフォワード Adminaのマイアプリ登録を行います。
先ほど同様Yoomの画面左側にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンをクリックします。
次に検索窓にAdminaと入力し、表示された候補から「マネーフォワード Admina」を選択します。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を行います。
・アカウント名には任意の管理用の名称を設定してください。例）My Account
・アクセストークンにはマネーフォワードAdminaから取得したAPIキーを設定してください。
・APIキーはマネーフォワードAdminaにログインし、「設定 > APIキー一覧」と進み取得できます。
入力出来たら「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにマネーフォワード Adminaが表示されます。
ステップ2：テンプレートのコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
新しい従業員が入社するたび、SmartHRへの登録だけでなく、マネーフォワード Adminaのアカウントも手作業で作成していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaにもユーザーが追加されるため、こうした入社手続きに伴う課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
ステップ3：フローの起点となるSmartHRのトリガー設定と、その後に続くマネーフォワード Adminaのオペレーション設定
フローボットの操作を行っていきましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されます。
今回連携するSmartHRのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面で、サブドメインを入力します。
※SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分がサブドメインです。入力ができたらテストをクリックし、テスト成功を確認後「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行する必要があります。
「テスト」をクリックし、取得した値が正しければ、「保存する」をクリックしましょう。
このステップで以下のような情報をアウトプットとして取得することができます。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
テスト成功を確認後、「保存する」をクリックしましょう。
続いてマネーフォワード Adminaの設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下の画面で、今回連携するマネーフォワード Adminaのアカウントで間違いないかを確認し、間違いがなければ「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。
・「組織ID」→APIキー一覧から取得
・「従業員のステータス」、「従業員のタイプ」→任意で設定
スクロールし、「姓」と「名」を入力しましょう。
入力欄をクリックすると「アウトプット」が表示されます。
「従業員が表示されたら」のアウトプットから「姓」「名」を選択しましょう。
スクロールしセカンダリメールアドレスを入力します。
この入力箇所についてもアウトプットを使用し入力しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、SmartHRとマネーフォワード Adminaの連携動作を確認
上記で「保存する」をクリックすると、以下の画像のような画面が表示されます。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
新しい従業員が入社するたび、SmartHRへの登録だけでなく、マネーフォワード Adminaのアカウントも手作業で作成していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaにもユーザーが追加されるため、こうした入社手続きに伴う課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRやマネーフォワード Adminaを使ったその他の自動化例
①SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加する
SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加するフローです。SmartHRで従業員が登録された際に自動でZoomにもユーザーとして追加されます。これにより、従業員の登録作業が自動化され、バックオフィス業務の効率化が実現します。また、手動での登録作業が不要になるため、人為的なミスのリスクが減少します。
②SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するフローです。SmartHRの従業員ページの情報を元に在籍証明書を発行しGoogle Chatへ通知することができ、手動作業による負担を軽減します。手動作業における記入漏れや入力ミスを防止することができ、在籍証明書の発行をスピーディーに行うことが可能です。
■概要
従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
③kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するフローです。kintoneに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が可能となります。
■概要
kintoneで従業員情報を管理しているものの、マネーフォワード Adminaへの登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れなどの課題を感じていないでしょうか。
このワークフローは、kintoneに従業員情報が登録されると、その情報を基にマネーフォワード Adminaに従業員データを自動で追加します。
手作業による非効率なアカウント管理業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
SmartHRとマネーフォワード Adminaの連携により、従業員情報の一元管理と業務プロセスの自動化が実現します。手動作業の削減による業務効率化だけでなく、セキュリティリスクの低減や、コスト最適化など多くのメリットがあります。特に、情報システム部門や人事労務部門にとっては、入退社時の手続きがスムーズになり、重要な業務に専念できる環境の整備につながります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてくださいね！
