SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する

■概要

従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

SmartHRを利用し、在籍証明書の発行を手作業で行っている人事労務担当者の方
従業員からの書類発行依頼への対応に時間がかかり、効率化したいと考えている方
SmartHRとGoogle Chatを活用し、定型業務の自動化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

SmartHRの情報を基に証明書発行から通知までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
手作業での情報転記がなくなることで、氏名や入社日などの記載ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

はじめに、SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatをYoomと連携します。
次に、トリガーでクローム拡張機能トリガー機能を選択し、SmartHRの従業員ページからフローボットを起動するよう設定します。
次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、SmartHRの情報を基に在籍証明書を作成します。
最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに証明書の発行完了を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペースを任意で設定してください。
通知するメッセージの本文には、SmartHRから取得した従業員の氏名などを変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

SmartHR、Googleドキュメント、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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