SmartHRとOutlookを連携して、SmartHRに従業員が登録されたら、Outlookにその情報を自動送信する方法

ステップ1：SmartHRとOutlookをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行っておくことで、その後の自動化フロー設定がスムーズに行えます。

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「+新規接続」をクリックします。

【SmartHRのマイアプリ登録】
検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補からSmartHR(OAuth)を選択します。

新規登録画面が表示されたら、連携したいアカウントのサブドメインを入力し、「追加」をクリックしてください。
※SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分がサブドメインです。

【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択します。

連携したいMicrosoftアカウント情報を入力すると、Yoomと自動的に連携されます。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリにSmartHRとOutlookが表示されていれば、登録完了です！

下記のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーし、自動化設定を進めましょう！

ステップ2：SmartHRのトリガー設定

まずは、SmartHRのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの「従業員が登録されたら」をクリックします。

連携アカウントの設定画面が表示されたら、以下のように設定を行い、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：SmartHR(OAuth)が選択されていることを確認します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「従業員が登録されたら」が選択されていることを確認します

続いて、フローボットのトリガーとなるアクションについて設定を行います。
SmartHRに従業員が登録されたことをトリガーにフローボットが起動するように、SmartHR管理画面から該当ページのサブドメインを確認し、下図の赤枠に入力しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、「次へ」をクリックします。

次に、「Webhookイベントを送信する」か、「トリガーとなるイベントを実行（従業員追加）する」か、どちらかを行い、アウトプットを取得します。

取得されたアウトプットの内容を確認し、問題なければ「保存」してください。

ステップ3：Outlookのアクション設定

続いて、Outlookに登録された従業員情報を自動送信するアクションについて、設定を行います。
「Outlookに送信する」をクリックします。

メールの設定画面が表示されたら、以下のように設定を行い、「次へ」をクリックします。

・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：Outlookが選択されていることを確認します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します

自動送信するメールの内容を設定します。
「To」「CC」「BCC」に、自動送信したいアドレスを適宜設定してください。

【件名】
どの従業員情報でも共有で運用できるテキストは定型文として手入力し、従業員ごとに異なる情報については、SmartHRから取得したアウトプットを引用して設定しましょう。
こうすることで、従業員ごとに合わせた内容の件名で、メールを自動送信することが可能になります。

【本文】
件名と同様に、定型文とアウトプットを活用して、通知したい内容を設定しましょう。

設定したメールの送信内容が表示されるので、内容を確認して「テスト」を実行し、成功したら「保存」してください。

ステップ4：トリガーをONにして動作確認

これで全ての設定が完了しました！トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

今回使用したテンプレートは、下記のバナーの「試してみる」をクリックすると、コピーしてご活用いただけます！
この機会に、Yoomを活用した自動化設定の簡単さと、自動化を取り入れることによる業務効率の改善を、ぜひ体感してみてくださいね！

SmartHR・Outlookを使ったその他の自動化例

他にも、SmartHRやOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあります！ここでいくつかご紹介します。‍

1. 履歴書をOCRで読み取りSmartHRに従業員を登録する

履歴書をOCRで読み取り、自動的にSmartHRに従業員を登録するフローです。
SmartHRに従業員を手作業で登録するのは、入力項目も多く、入社人数に比例して作業負担が増加してしまいますよね。
登録作業を自動化することで、作業負担が軽減され、入社手続きが円滑に進むことが期待できます。
今回ご紹介した自動化フローと合わせて活用すると、より入社手続きが効率的かつスピーディーに行えるかもしれません。

2.SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加する

SmartHRで従業員が登録されたら、cybozu.com共通管理の従業員管理表にも自動追加するフローです。
cybozu.com共通管理の従業員管理表への追加作業を自動化することで、手入力の手間が省けるだけでなく、登録が早く完了し、業務に関連するアプリへのアクセスがスムーズに行えるでしょう。
また、SmartHRに登録されている正確な情報を基に自動追加されることで、情報の精度を高く保ち、円滑な業務進行に寄与できそうです。

3.Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しChatworkに通知する

Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を、自動的に適格請求書発行事業者公表システムで確認し、その結果をChatworkに通知するフローです。
複数の取引先とやりとりをしていると、経理業務における適格請求書発行事業者の登録有無の確認作業は時間がかかり、手間だと感じる方も多いのではないでしょうか。
登録有無の確認作業を自動化することで、手作業での確認作業の手間が省け、他の業務に集中できるようになり、経理業務をスムーズに進めることができそうです。

SmartHRとOutlookを連携するメリット

1. 業務の効率化とヒューマンエラーの防止

SmartHRに新しい従業員が登録されると、その情報が自動的にOutlookに送信されるため、手動で情報を確認したり、各部署へ通知する手間が省けます。これにより手作業の時間が短縮され、担当者は他のコア業務に集中できるため、生産性の向上が期待できます。
また、従業員の情報が自動的に送信されるため、情報共有が遅れてしまったり、手作業の過程で発生しやすい入力ミスや送信漏れを防ぐことができます。
たとえば、従業員の氏名や役職を誤って入力してしまうリスクや、通知を送るべきタイミングを逃す可能性も低下するでしょう。
自動化によって、正確な情報が各部署へタイムリーに通知されるため、異なる部署でのそれぞれの対応がスムーズに行え、社内全体の業務効率の改善に寄与できそうです。

2. タイムリーな情報共有

SmartHRに新しい従業員が登録されると、その情報が速やかにOutlookに送信される仕組みを作ることで、社内の情報共有をタイムリーに行い、部署間での情報の遅れや行き違いを防ぐことができるでしょう。
たとえば、管理職やチームリーダー、人事部門など、新入社員の情報を活用する各部署がタイムリーに情報を取得できることで、それぞれが対応すべき作業をスムーズに始められそうです。
特に複数の部署が連携して業務を行う際、情報共有の遅れが全体の業務に大きな影響を与える可能性があります。
社員証作成やオンボーディング準備など、各部署が迅速に対応するためには、新入社員の正確な情報が速やかに共有されることが重要なポイントになります。
通知作業を自動化することで、全ての関連部署にタイムラグなく情報が届けられ、スムーズに次のアクションを起こせるため、業務の遅延を防止して、対応速度も向上するでしょう。

3.情報の整合性

手動でのデータ入力作業には、人為的ミスのリスクが伴い、情報の整合性がとれなくなる可能性があります。
たとえば、各部署に新入社員の情報を手入力で通知している場合、入力ミスによって各部署に誤った情報を通知してしまう危険性があります。こうした誤った情報に基づいて各部署で対応が進められてしまうと、後々大きなトラブルにつながりかねません。
通知作業を自動化することで、SmartHRに登録された情報に基づいて、一貫して各部署に正確な情報が通知されるため、各部署が整合性がとれた情報を確認できます。社内の異なる部署が、同じ情報をタイムリーに確認できることで、社内で情報のズレが生じることを防ぎ、混乱の防止にもつながるでしょう。
各部署が自動通知された正確な情報を基に対応を進められることで、誤情報による修正作業などの手間も省き、より円滑な業務進行が期待できます。

まとめ

入社手続きに必要なタスクは多岐にわたり、入社人数に比例して負担が増え、他の業務に支障をきたす可能性があります。
その大変な入社手続きを、少しでも楽に、効率的に、処理しませんか？
SmartHRとOutlookを連携し、SmartHRに登録された情報を自動的にOutlookで社内に通知することで、社内全体の業務効率の改善や生産性の向上に寄与できるかもしれません。
この自動化フローは、特に人事部門や管理職における業務負担の軽減が期待できます。
「もっと集中したい他の業務があるのに・・」「通知用に従業員登録時と同じ情報を再度入力するのは二度手間だなぁ」と感じている方は、ぜひ本記事の手順に沿って、自動化フローを取り入れてみてください！
Yoomを活用した自動化フロー設定の簡単さと、自動化による業務効率の改善や情報共有の迅速化を体感してみてくださいね。