SmartHRとTOKIUMを連携して、SmartHRで従業員が登録されたらTOKIUMにも登録する方法

・SmartHRとTOKIUMをマイアプリ連携

(1)まずはSmartHRをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSmartHRを検索してください。

(2)SmartHR（OAuth）のアプリアイコンをクリックします。
（SmartHRは、『SmartHR』『SmartHR（OAuth）』2つのアプリが検索結果に表示されますが、『SmartHR（OAuth）』の方を接続します。）

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(3)連携するSmartHR（OAuth）の「サブドメイン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のSmartHR（OAuth）の接続が完了しました。
SmartHR（OAuth）のマイアプリ登録方法は、こちらのページもご確認ください。

(4)次にTOKIUMのアプリ連携を行います。
SmartHR（OAuth）のマイアプリ登録と同様に、TOKIUMを選択します。

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(5)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・SmartHRのトリガー設定

(1)まず、SmartHRのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】SmartHRで従業員が登録されたらTOKIUMにも登録する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「従業員が登録されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「サブドメイン」を入力し、［テスト］をクリックし、問題がなければ［次へ］をクリックしましょう。

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(5)次の画面でWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行する必要があります。
［テスト］をクリックし、取得した値が正しければ、［保存する］をクリックしましょう。

このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができます。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・TOKIUMの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「従業員を登録」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「従業員名」や「メールアドレス」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（以下の画像は例として、前ステップから取得した【姓】、【名】、【メールアドレス】の情報を引用したものです。）

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(4)「管理者権限」などの項目は、プルダウンから希望する内容を選択できます。

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(5)「部署ID」や「役職ID」は、入力バーをクリックすると、アカウントに基づいた内容が『候補』として展開されるので、運用に沿って情報を選択しましょう。

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(6)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

TOKIUMを使ったその他の自動化例

他にもTOKIUMを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

kintoneで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する

kintoneの情報を引用してTOKIUMへ情報を自動登録でき、入力の手間とヒューマンエラーを削減することにもつながります。
担当者は他の業務へ注力する時間を確保でき、業務進行をより効率化することができます。

Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する

Airtableのデータベースでデータの管理を行う方におすすめのフローです。
自動化によって入力作業の手間や時間を省くことができます。
重要なタスクへの時間を確保でき、また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにもつながります。

Notionで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する

Notionのデータベースで情報の管理を行っている場合、TOKIUMへの従業員登録を自動で行えるようになることで、異なるアプリへの横断作業を省くことができます。
作業時間が短縮できるので、担当スタッフはその他リソースに時間を充てられるようになるかもしれません。

まとめ

今回紹介したSmartHRとTOKIUMのアプリ連携により、登録作業の自動化と従業員データの一元管理が実現します。
従業員加入時の一部プロセスが自動化されることで、人事・経理担当者の負担が軽減され、そのほかの重要業務に時間を充てられるようになるかもしれません。
また、正確な個人情報を管理することで、情報登録後の経費申請や手続き時の誤入力を削減でき、2重確認の必要がなくなるので、人的コストの削減も期待できます。

この記事を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。