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「Smartsheetで管理しているプロジェクトやタスクが増えるたびに、関連ファイルを格納するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成している…」
「Smartsheetの情報とGoogle Driveのファイル名が一致しているか、一つひとつ確認するのが面倒で、たまにミスが起こる…」
このように、SmartsheetとGoogle Driveを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
これらのツールはそれぞれ非常に強力ですが、二つを別々に操作していると、情報の分断や転記ミスといった新たな課題が生まれてしまいがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクが追加された瞬間に、対応するGoogle Driveフォルダが自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放され、情報の整理整頓にかかっていた時間を、より創造的で重要な業務に振り分けることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらにスマートに進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとGoogle DriveのAPIを連携させると、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有やファイル管理を自動化できます。
例えば、Smartsheetでの更新をトリガーにして、Google Driveに必要なフォルダを自動で作成するといった操作が可能になり、業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぎます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクの行が追加されるたびに、関連資料を保管するためのGoogle Driveフォルダを手作業で作成していると、手間がかかるだけでなく、命名規則の不統一や作成漏れが発生しがちです。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">Smartsheetに行が追加されると、その行の情報（プロジェクト名など）を使ってGoogle Driveにフォルダが自動で作成される</span>ため、フォルダ作成の手間を完全に排除し、常に整理された状態を維持できます。
Smartsheetのすべての行に対してではなく、「特定の担当者」や「特定のステータス（例：進行中）」など、特定の条件を持つ行が追加された場合にのみGoogle Driveにフォルダを作成したいケースもあるかと思います。
この連携は条件分岐の処理を含むため、<span class="mark-yellow">設定した条件に合致する行が追加された時だけフォルダ作成のアクションが実行され、より実務に即した柔軟なファイル管理が実現</span>します。
それでは、さっそくSmartsheetとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSmartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するというフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、対象のアイコンをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が切り替わったら「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしておきましょう。
この後のテスト操作ためにカラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Smartsheetで抽出したデータを用いて、Google Driveでフォルダを作成する設定をしましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、前のステップと同じように修正・確認して次へ進みましょう。
APIの接続設定画面になるので、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力完了後、「テスト」をクリックし成功したら、Google Driveに新しくフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう!
下記のように、設定したフォルダ名でフォルダが作成されていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにSmartsheetへデータを連携することも可能です。
例えば、特定のフォルダにファイルが格納された際に、その情報をSmartsheetの管理台帳に自動で記録するといった業務フローを構築したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クライアントから受領した請求書や納品書などをGoogle Driveに格納した後、そのファイル情報を管理台帳として利用しているSmartsheetに手動で転記する作業は、非常に手間がかかり、入力漏れのリスクも伴います。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが格納されると、ファイル名やURLといった情報がSmartsheetに新しい行として自動で追加される</span>ため、台帳への転記作業をなくし、抜け漏れのない正確な書類管理を実現できます。
Google Driveに格納されるすべてのファイルではなく、「契約書」という名前が含まれるファイルや、「承認済み」フォルダに格納されたファイルなど、特定の条件に合うファイルだけをSmartsheetで管理したいというニーズもあるでしょう。
この連携は条件分岐の処理に対応しているため、<span class="mark-yellow">予め設定した条件を満たすファイルが格納された場合のみSmartsheetに行を追加できるため、</span>不要な情報が登録されるのを防ぎ、より精度の高いデータ管理が可能になります。
Google Driveとの連携以外でも、SmartsheetのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Smartsheetで行が追加されたら、Google ドライブにフォルダを自動作成したり、Microsoft ExcelやAirtableにレコードを追加したりできます。
また、Slackへの通知や、Google ドキュメントでの新規ドキュメント作成も可能です。
これにより、プロジェクト管理データに基づいたファイル整理、他システム連携、情報共有、文書作成を自動化し、業務効率を向上させます。
Google Driveに格納されたファイルが作成されたら、OCRで内容を読み取り、その結果をYoomDBやGoogle スプレッドシートDBに格納できます。
また、新しいファイルの作成やOCR処理後のデータ格納完了をメッセージツールへ自動で通知することも可能です。
これにより、紙文書のデジタル化と情報の一元管理、そして関係者への迅速な情報共有を自動化し、業務効率を大幅に向上させます。
SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクト情報の転記や関連フォルダの作成といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。</span>
これにより、プロジェクト情報と関連ドキュメントが常に正確に紐づいた状態が保たれるため、チームメンバーはいつでも最新の情報に迷わずアクセスでき、プロジェクトを円滑に進めるための基盤が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に構築することが可能です。
もし日々の業務の中で少しでも「面倒だな」と感じる作業があれば、それは自動化できるチャンスかもしれないので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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