Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方 Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。 Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Smartsheetで管理しているプロジェクトやタスクが増えるたびに、関連ファイルを格納するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成している…」
このように、SmartsheetとGoogle Driveを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？ これらのツールはそれぞれ非常に強力ですが、二つを別々に操作していると、情報の分断や転記ミスといった新たな課題が生まれてしまいがちです。
もし、Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクが追加された瞬間に、対応するGoogle Driveフォルダが自動で作成される仕組み があれば、こうした日々の細かな手間から解放され、情報の整理整頓にかかっていた時間を、より創造的で重要な業務に振り分けることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる ため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらにスマートに進めていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetとGoogle Driveを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方 Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。 Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartsheetとGoogle Driveを連携してできること
SmartsheetとGoogle DriveのAPIを連携させると、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有やファイル管理を自動化できます。
例えば、Smartsheetでの更新をトリガーにして、Google Driveに必要なフォルダを自動で作成するといった操作が可能になり、業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぎます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクの行が追加されるたびに、関連資料を保管するためのGoogle Driveフォルダを手作業で作成していると、手間がかかるだけでなく、命名規則の不統一や作成漏れが発生しがちです。
この連携を使えば、Smartsheetに行が追加されると、その行の情報（プロジェクト名など）を使ってGoogle Driveにフォルダが自動で作成される ため、フォルダ作成の手間を完全に排除し、常に整理された状態を維持できます。
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方 Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。 Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Smartsheetのすべての行に対してではなく、「特定の担当者」や「特定のステータス（例：進行中）」など、特定の条件を持つ行が追加された場合にのみGoogle Driveにフォルダを作成したいケースもあるかと思います。
この連携は条件分岐の処理を含むため、設定した条件に合致する行が追加された時だけフォルダ作成のアクションが実行され、より実務に即した柔軟なファイル管理が実現 します。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連資料はGoogle Driveに保存しているものの、手作業での連携に手間を感じていませんか。Smartsheetに新しい行を追加するたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作成するのは、時間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、手作業でのデータ連携に非効率を感じている方 プロジェクト管理でSmartsheetを利用しており、Google Driveでの資料管理を効率化したい方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみフローが実行されるように条件を指定します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を元に任意の場所にフォルダを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガーで取得した情報をもとに、どのような条件の場合にフォルダを作成するかを分岐条件で任意に設定してください。例えば、特定のステータスの行が追加された場合のみ実行する、といった設定が可能です Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetのどの情報をフォルダ名に引用するか、またどのフォルダの配下に作成するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくSmartsheetとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はSmartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するというフローを作成していきます！
SmartsheetとGoogle Driveをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Smartsheetのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方 Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。 Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
次に、連携したいアカウントを選択します。
画面が切り替わったら「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方 Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。 Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Smartsheetのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。プラン
シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したシートを選択してください。
作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、作成日時を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
ステップ4：Google Driveのアクション設定
続いて、Smartsheetで抽出したデータを用いて、Google Driveでフォルダを作成する設定をしましょう。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、前のステップと同じように修正・確認して次へ進みましょう。
APIの接続設定画面になるので、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
フォルダ名：入力欄をクリックすると下記のような画面になるので、ステップ3で取得した値を活用して入力しましょう。こちら
作成先のフォルダID：こちらも入力欄をクリックして、作成したい先のフォルダを選択しましょう。
入力完了後、「テスト」をクリックし成功したら、Google Driveに新しくフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう!
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
Google DriveのデータをSmartsheetに連携したい場合
今回はSmartsheetからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにSmartsheetへデータを連携することも可能です。
例えば、特定のフォルダにファイルが格納された際に、その情報をSmartsheetの管理台帳に自動で記録するといった業務フローを構築したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
クライアントから受領した請求書や納品書などをGoogle Driveに格納した後、そのファイル情報を管理台帳として利用しているSmartsheetに手動で転記する作業は、非常に手間がかかり、入力漏れのリスクも伴います。
この連携を活用すれば、Google Driveにファイルが格納されると、ファイル名やURLといった情報がSmartsheetに新しい行として自動で追加される ため、台帳への転記作業をなくし、抜け漏れのない正確な書類管理を実現できます。
Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方 Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方 Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルが格納されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google DriveとSmartsheetのデータの一貫性を保つことができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、指定したシートの列に追加するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを指定してください Smartsheetに追加する情報として、Google Driveのトリガーから取得したファイル名、URL、作成日時などを、シートのどの列に紐付けるか自由に設定することが可能です ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
Google Driveに格納されるすべてのファイルではなく、「契約書」という名前が含まれるファイルや、「承認済み」フォルダに格納されたファイルなど、特定の条件に合うファイルだけをSmartsheetで管理したいというニーズもあるでしょう。
この連携は条件分岐の処理に対応しているため、予め設定した条件を満たすファイルが格納された場合のみSmartsheetに行を追加できるため、 不要な情報が登録されるのを防ぎ、より精度の高いデータ管理が可能になります。
Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理でSmartsheetを利用する際、関連ファイルをGoogle Driveで管理していると、ファイルの格納とシートへの情報入力を別々に行う必要があり、手間がかかるだけでなく更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でSmartsheetに行を追加します。この連携により、手作業による二度手間やヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに格納したファイルの情報を、手動でSmartsheetに転記している方 Smartsheetでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理を連携させたいと考えている方 ファイルベースの報告や情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルが追加されると自動でSmartsheetが更新されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Smartsheetで管理しているデータの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ファイルのタイトルやURLといった情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください 分岐機能では、ファイル名や種類といった条件を任意に設定し、特定のファイルが追加された時のみSmartsheetに行が追加されるように設定してください Smartsheetに行を追加するアクションでは、シートに追加したいファイル名や作成日、ファイルのURLといった情報を任意に設定してください ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetやGoogle DriveのAPIを使ったその他の自動化例
Google Driveとの連携以外でも、SmartsheetのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Smartsheetを使った便利な自動化例
Smartsheetで行が追加されたら、Google ドライブにフォルダを自動作成したり、Microsoft ExcelやAirtableにレコードを追加したりできます。
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方 Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。 Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
SmartsheetとMicrosoft Excelを併用する中で、特定のデータを手作業で転記する手間や、転記漏れに課題を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に手間を感じている方 Microsoft Excel Smartsheet間のデータ連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えているチームリーダーの方 Smartsheetの特定データをMicrosoft Excelで集計・分析しており、そのプロセスを効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetで条件に合う行が追加されると自動でMicrosoft Excelに転記されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。 Microsoft Excel Smartsheet間の手作業によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を指定のファイルやシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能のアクションで、Microsoft Excelに追加したい行の条件を任意に設定してください。例えば、特定のステータスの列が「完了」になった場合のみ、といった設定が可能です。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションで、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意に設定してください。 ■注意事項
Microsoft ExcelとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクトの更新情報を、都度Slackへ手作業で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は、重要な情報の伝達漏れや共有の遅れを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、SmartsheetとSlackをスムーズに連携させることが可能です。Smartsheetのシートに行が新規作成されると、設定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信されるため、リアルタイムでの情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、チームへの情報共有をより迅速に行いたい方 Slackを業務の中心としており、Smartsheetとの連携を自動化したいと考えている方 手作業によるSmartsheetからSlackへの通知業務をなくし、効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が作成されると自動でSlackへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます システムが自動で通知を行うことで、手作業による伝達漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を促進します ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるシートを指定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を基に通知メッセージの内容や送信先チャンネルを指定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいシートを任意で設定してください Slackに通知するメッセージの内容は自由にカスタマイズが可能です。Smartsheetの行から取得したタスク名や期日などの情報を含めることで、より具体的な通知を作成できます ■注意事項
SmartsheetとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクト情報をもとに、Googleドキュメントで報告書や議事録を作成する業務は、手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。特に、手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogleドキュメントの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でドキュメントが生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetからGoogleドキュメントへの情報転記を手作業で行っている方 SmartsheetとGoogleドキュメント（google docs）を用いた定型業務の効率化を目指す方 報告書や議事録作成など、ドキュメント作成業務の自動化に関心があるマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されるだけでドキュメントが自動生成されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogleドキュメントをYoomと連携します トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします 条件に合致した場合のオペレーションとして、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します 最後に、同じくGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をドキュメントに追記します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能で設定する条件は、Smartsheetの特定の列の値（例：ステータスが「完了」になったら、など）を元に、業務内容に合わせて任意で設定してください Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルや本文に追加するテキスト内容は、Smartsheetの各列から取得した情報を利用して自由にカスタマイズが可能です ■注意事項
SmartsheetとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Airtableにレコードを追加する
試してみる
■概要
SmartsheetとAirtableを併用してタスクやプロジェクトを管理しているものの、ツール間のデータ連携は手作業で行っていませんか。手入力による作業は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加された際に、Airtableへ自動でレコードが作成されます。Smartsheet Airtable間の面倒な転記作業をなくし、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetからAirtableへのデータ転記を手作業で行い、非効率を感じている方 SmartsheetとAirtableを連携させ、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方 複数のツールを跨いだデータ管理を自動化し、プロジェクトの進行を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに特定の行が追加されるとAirtableへ自動でレコードが作成され、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 SmartsheetとAirtable間のデータ連携を自動化することで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす行が追加された場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成する」アクションを設定して、Smartsheetから取得した情報を基にレコードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定では、Smartsheetのどの列が、どのような値になった場合にAirtableへレコードを追加するか、という実行条件を任意で設定してください。 Airtableにレコードを作成するアクションでは、Smartsheetから取得したどの情報を、Airtableのどのフィールドに追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
SmartsheetとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを使った便利な自動化例
Google Driveに格納されたファイルが作成されたら、OCRで内容を読み取り、その結果をYoomDBやGoogle スプレッドシートDBに格納できます。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
Google Driveに保存される請求書や申込書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、データベースに入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でPDFからテキストを自動で抽出し、内容確認の依頼からデータベースへの登録、関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方 OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。 Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。 LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事 」をご参照ください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちら を参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Google スプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。
わざわざPDFファイルの内容を手動で転記する必要がなく、かつ情報の共有まで含めて一貫した業務フローを構築することができます。
また、担当者依頼を途中に加えることによって、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・Google Driveに新しくファイルが作成されるとGmailの通知から確認できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクト情報の転記や関連フォルダの作成といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。
これにより、プロジェクト情報と関連ドキュメントが常に正確に紐づいた状態が保たれるため、チームメンバーはいつでも最新の情報に迷わずアクセスでき、プロジェクトを円滑に進めるための基盤が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に構築することが可能です。 もし日々の業務の中で少しでも「面倒だな」と感じる作業があれば、それは自動化できるチャンスかもしれないので、ぜひこちら
