【簡単設定】SmartsheetのデータをGoogle Driveに自動的に連携する方法

Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
・Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

「Smartsheetで管理しているプロジェクトやタスクが増えるたびに、関連ファイルを格納するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成している…」
「Smartsheetの情報とGoogle Driveのファイル名が一致しているか、一つひとつ確認するのが面倒で、たまにミスが起こる…」

このように、SmartsheetとGoogle Driveを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
これらのツールはそれぞれ非常に強力ですが、二つを別々に操作していると、情報の分断や転記ミスといった新たな課題が生まれてしまいがちです。

もし、Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクが追加された瞬間に、対応するGoogle Driveフォルダが自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間から解放され、情報の整理整頓にかかっていた時間を、より創造的で重要な業務に振り分けることができます。

今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらにスマートに進めていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはSmartsheetとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
・Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

SmartsheetとGoogle Driveを連携してできること

SmartsheetとGoogle DriveのAPIを連携させると、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有やファイル管理を自動化できます。

例えば、Smartsheetでの更新をトリガーにして、Google Driveに必要なフォルダを自動で作成するといった操作が可能になり、業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぎます。

ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクの行が追加されるたびに、関連資料を保管するためのGoogle Driveフォルダを手作業で作成していると、手間がかかるだけでなく、命名規則の不統一や作成漏れが発生しがちです。

この連携を使えば、Smartsheetに行が追加されると、その行の情報（プロジェクト名など）を使ってGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、フォルダ作成の手間を完全に排除し、常に整理された状態を維持できます。

Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
・Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Smartsheetのすべての行に対してではなく、「特定の担当者」や「特定のステータス（例：進行中）」など、特定の条件を持つ行が追加された場合にのみGoogle Driveにフォルダを作成したいケースもあるかと思います。

この連携は条件分岐の処理を含むため、設定した条件に合致する行が追加された時だけフォルダ作成のアクションが実行され、より実務に即した柔軟なファイル管理が実現します。

Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連資料はGoogle Driveに保存しているものの、手作業での連携に手間を感じていませんか。Smartsheetに新しい行を追加するたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作成するのは、時間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、手作業でのデータ連携に非効率を感じている方
・プロジェクト管理でSmartsheetを利用しており、Google Driveでの資料管理を効率化したい方
・定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

SmartsheetとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくSmartsheetとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はSmartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するというフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• SmartsheetとGoogle Driveをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Smartsheetのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
・Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Smartsheetの連携

検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。

下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。

すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。

Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Google Driveの連携

検索ボックスにGoogle Driveと入力し、対象のアイコンをクリックします。

「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。

次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が切り替わったら「次へ」をクリックします。

Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
・Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Smartsheetのトリガー設定

それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。

「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。

• タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
• アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
• アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。

設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。

画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしておきましょう。
この後のテスト操作ためにカラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。

Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。

• トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。
  5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔を選ぶのがおすすめです！
  ※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  

• シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したシートを選択してください。
  

• 作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、作成日時を選択しましょう。

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：Google Driveのアクション設定

続いて、Smartsheetで抽出したデータを用いて、Google Driveでフォルダを作成する設定をしましょう。
下記赤枠をクリックしてください。

連携アカウントとアクションの選択画面になるので、前のステップと同じように修正・確認して次へ進みましょう。

APIの接続設定画面になるので、下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。

• フォルダ名：入力欄をクリックすると下記のような画面になるので、ステップ3で取得した値を活用して入力しましょう。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

• 作成先のフォルダID：こちらも入力欄をクリックして、作成したい先のフォルダを選択しましょう。
  

入力完了後、「テスト」をクリックし成功したら、Google Driveに新しくフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう!
下記のように、設定したフォルダ名でフォルダが作成されていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

Google DriveのデータをSmartsheetに連携したい場合

今回はSmartsheetからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにSmartsheetへデータを連携することも可能です。

例えば、特定のフォルダにファイルが格納された際に、その情報をSmartsheetの管理台帳に自動で記録するといった業務フローを構築したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

クライアントから受領した請求書や納品書などをGoogle Driveに格納した後、そのファイル情報を管理台帳として利用しているSmartsheetに手動で転記する作業は、非常に手間がかかり、入力漏れのリスクも伴います。

この連携を活用すれば、Google Driveにファイルが格納されると、ファイル名やURLといった情報がSmartsheetに新しい行として自動で追加されるため、台帳への転記作業をなくし、抜け漏れのない正確な書類管理を実現できます。

Google Driveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

試してみる

---

■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、都度Smartsheetに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが格納されると、Smartsheetに自動で行を追加することで、こうした課題を解決します。smartsheetとgoogle driveを連携させることで、ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとSmartsheetを連携させ、ファイル管理業務を効率化したい方
・Smartsheetへの手動でのデータ入力作業に、時間的なコストやミスを感じている方
・Google Driveに保存したファイルとタスクの紐付けを、自動化によって円滑に進めたい方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

Google Driveに格納されるすべてのファイルではなく、「契約書」という名前が含まれるファイルや、「承認済み」フォルダに格納されたファイルなど、特定の条件に合うファイルだけをSmartsheetで管理したいというニーズもあるでしょう。

この連携は条件分岐の処理に対応しているため、予め設定した条件を満たすファイルが格納された場合のみSmartsheetに行を追加できるため、不要な情報が登録されるのを防ぎ、より精度の高いデータ管理が可能になります。

Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

試してみる

---

‍■概要
プロジェクト管理でSmartsheetを利用する際、関連ファイルをGoogle Driveで管理していると、ファイルの格納とシートへの情報入力を別々に行う必要があり、手間がかかるだけでなく更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でSmartsheetに行を追加します。この連携により、手作業による二度手間やヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したファイルの情報を、手動でSmartsheetに転記している方
・Smartsheetでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理を連携させたいと考えている方
・ファイルベースの報告や情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいチームリーダーの方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

SmartsheetやGoogle DriveのAPIを使ったその他の自動化例

Google Driveとの連携以外でも、SmartsheetのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Smartsheetを使った便利な自動化例

Smartsheetで行が追加されたら、Google ドライブにフォルダを自動作成したり、Microsoft ExcelやAirtableにレコードを追加したりできます。
また、Slackへの通知や、Google ドキュメントでの新規ドキュメント作成も可能です。
これにより、プロジェクト管理データに基づいたファイル整理、他システム連携、情報共有、文書作成を自動化し、業務効率を向上させます。

Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する

試してみる

---

■概要
SmartsheetとMicrosoft Excelを併用する中で、特定のデータを手作業で転記する手間や、転記漏れに課題を感じていませんか。例えば、特定のステータスになったタスクだけをMicrosoft Excelに集約したい場合、手動での確認とコピー＆ペーストは非効率です。このワークフローは、Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加された際に、その情報だけを自動でMicrosoft Excelへ追加し、Microsoft Excel Smartsheet間のデータ連携を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に手間を感じている方
・Microsoft Excel Smartsheet間のデータ連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えているチームリーダーの方
・Smartsheetの特定データをMicrosoft Excelで集計・分析しており、そのプロセスを効率化したい方

■注意事項
・Microsoft ExcelとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Airtableにレコードを追加する

試してみる

---

■概要
SmartsheetとAirtableを併用してタスクやプロジェクトを管理しているものの、ツール間のデータ連携は手作業で行っていませんか。手入力による作業は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加された際に、Airtableへ自動でレコードが作成されます。Smartsheet Airtable間の面倒な転記作業をなくし、データ管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetからAirtableへのデータ転記を手作業で行い、非効率を感じている方
・SmartsheetとAirtableを連携させ、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
・複数のツールを跨いだデータ管理を自動化し、プロジェクトの進行を円滑にしたい方

■注意事項
・SmartsheetとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクト情報をもとに、Google ドキュメントで報告書や議事録を作成する業務は、手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。特に、手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle ドキュメントの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でドキュメントが生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetからGoogle ドキュメントへの情報転記を手作業で行っている方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント（google docs）を用いた定型業務の効率化を目指す方
・報告書や議事録作成など、ドキュメント作成業務の自動化に関心があるマネージャーの方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Smartsheetで行が作成されたら、Slackに通知する

試してみる

---

■概要
Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクトの更新情報を、都度Slackへ手作業で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は、重要な情報の伝達漏れや共有の遅れを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、SmartsheetとSlackをスムーズに連携させることが可能です。Smartsheetのシートに行が新規作成されると、設定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信されるため、リアルタイムでの情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetでプロジェクト管理を行い、チームへの情報共有をより迅速に行いたい方
・Slackを業務の中心としており、Smartsheetとの連携を自動化したいと考えている方
・手作業によるSmartsheetからSlackへの通知業務をなくし、効率化したい方

■注意事項
・SmartsheetとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

---

■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
・Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveを使った便利な自動化例

Google Driveに格納されたファイルが作成されたら、OCRで内容を読み取り、その結果をYoomDBやGoogle スプレッドシートDBに格納できます。
また、新しいファイルの作成やOCR処理後のデータ格納完了をメッセージツールへ自動で通知することも可能です。
これにより、紙文書のデジタル化と情報の一元管理、そして関係者への迅速な情報共有を自動化し、業務効率を大幅に向上させます。

Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する

試してみる

---

Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Googleスプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する

試してみる

---

■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc

■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178

詳細を見る 試してみる

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する

試してみる

---

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する

試してみる

---

Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する

試してみる

---

Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

詳細を見る 試してみる

まとめ

SmartsheetとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクト情報の転記や関連フォルダの作成といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。

これにより、プロジェクト情報と関連ドキュメントが常に正確に紐づいた状態が保たれるため、チームメンバーはいつでも最新の情報に迷わずアクセスでき、プロジェクトを円滑に進めるための基盤が整います！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に構築することが可能です。
もし日々の業務の中で少しでも「面倒だな」と感じる作業があれば、それは自動化できるチャンスかもしれないので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！