SPIRALのレコード情報を使ってクラウドサインで自動で契約書を送信する方法

SPIRALとクラウドサインの連携フローの作り方

今回は「SPIRALからクラウドサインで契約書を送信する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。このテンプレートを利用すると、イチから自動化設定を行う必要がなく便利です。

工程は、以下の9ステップです。

1. SPIRALとクラウドサインをマイアプリに登録
2. レコードの詳細ページから起動
3. レコードを取得する
4. 書類を発行する
5. 書類の作成
6. 書類にファイルを添付
7. 宛先の追加
8. 書類の送付・リマインド
9. SPIRALとクラウドサインの自動化の動作確認

‍Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

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ステップ1:SPIRALとクラウドサインをマイアプリに登録

最初に、SPIRALとクラウドサインをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。

1.SPIRALとYoomを連携

(1)まずは、SPIRALのマイアプリ登録からです。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」をクリックしましょう。

(2)検索窓に「SPIRAL」と入力して、検索結果をクリックします。

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。

(4)以下の画面のように「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。

2.クラウドサインとYoomを連携

(1)続いて、クラウドサインのマイアプリ登録からです。
同様に「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」からアプリを検索します。

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
クラウドサインのマイアプリ登録方法については、こちらをご覧ください。

(3)同様に「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。

マイアプリにSPIRALとクラウドサインが表示されていれば、登録完了です。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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‍ステップ2:レコードの詳細ページから起動

(1)テンプレートをコピーした後にYoomに以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして詳細設定に移ります。

(2)以下の画面が表示されるので、右上の「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。

(3)Chrome拡張機能トリガーの設定を行うため、フロー内「レコードの詳細ページから起動」をクリックします。

(4)以下の画面が表示されるので、Chrome拡張機能を使ってトリガーを設定していきます。

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ステップ3:レコードを取得する

(1)フロー内の「レコードを取得」をクリックします。

(3)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「SPIRALと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得

(4)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ4:書類を発行する

(1)フロー内の「書類を発行する」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

下にスクロールすると、ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDの入力欄が出てきます。

ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDについては、以下の画像のように、候補から検索して選択することができます。

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5:書類の作成

(1)フロー内の「書類の作成」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→書類の作成

(3)以下の画面が表示されたら、説明に従って設定をしてください。
ここまでの作業の中で取得した値をアウトプットとして引用することも可能です。
アウトプットに関する詳細はこちらをご覧ください。

(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ6:書類にファイルを添付

(1)フロー内「書類にファイルを添付」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→書類にファイルを添付

確認ができたら「次へ」をクリックします。

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定を行います。

(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ7:宛先の追加

(1)フロー内の「宛先の追加」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→宛先の追加

(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ8:書類の送信・リマインド

(1)フロー内の「書類の送信・リマインド」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→書類の送信・リマインド

ステップ9:SquarespaceとAirtableの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

その他のSPIRALとクラウドサインを使った自動化の例

他にもSPIRALとクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SPIRALで登録された従業員にGaroonやサイボウズofficeのアカウントを付与する
このテンプレートを活用すると、SPIRALで従業員が登録されたら、cybozu.com共通管理にアカウント登録し、アプリの更新を自動で行うため、手作業にかかる時間や手間を省くことができます。

2.SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
このフローを導入することで、取引先が登録されたらフォルダを作るという作業が自動化できるので、付加価値の高い業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。

3.クラウドサインで書類の締結が完了したら、Salesforceの商談フェーズを更新
クラウドサインで書類の締結が完了した場合、Salesforceの商談フェーズを自動的に更新するフローです。これを導入することにより、業務全体の生産性向上が期待できるでしょう。

まとめ

SPIRALとクラウドサインの連携により、契約書管理の効率化とミスの削減ができそうですね。

Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に連携を実現し、業務のスピードアップを図ることができます。
本記事に興味を持った方は、この機会にぜひSPIRALとクラウドサインの連携を試してみてください。