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本記事では、YoomでSPIRALとクラウドサイン連携をして、SPIRALからクラウドサインで契約書を送信する方法をお伝えします。
SPIRALとクラウドサインを連携することで、契約書の送信プロセスを効率化することが期待できます。
手動作業を減らし、業務のスピードアップを図りましょう。
SPIRALとクラウドサインの連携により、契約書の作成から送信、管理までのプロセスが一元化されます。
契約書の進捗状況をスピーディーにで把握でき、契約締結までの時間短縮が見込めるでしょう。
手動での契約書送信は、誤送信や入力ミスのリスクが伴います。SPIRALとクラウドサインの連携により、人為的ミスの削減が期待できるでしょう。
特に、複数の契約書を同時に扱う場合において、ミスを防ぎ、正確な契約書を相手方に届けることが可能です。
ここからは実際にYoomのテンプレートを使った設定手順を紹介します。
[Yoomとは]
今回は「SPIRALからクラウドサインで契約書を送信する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。このテンプレートを利用すると、イチから自動化設定を行う必要がなく便利です。
工程は、以下の9ステップです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
最初に、SPIRALとクラウドサインをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
(1)まずは、SPIRALのマイアプリ登録からです。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」をクリックしましょう。
(2)検索窓に「SPIRAL」と入力して、検索結果をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
(4)以下の画面のように「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。
(1)続いて、クラウドサインのマイアプリ登録からです。
同様に「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」からアプリを検索します。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
クラウドサインのマイアプリ登録方法については、こちらをご覧ください。
(3)同様に「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。
マイアプリにSPIRALとクラウドサインが表示されていれば、登録完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)テンプレートをコピーした後にYoomに以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして詳細設定に移ります。
(2)以下の画面が表示されるので、右上の「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。
(3)Chrome拡張機能トリガーの設定を行うため、フロー内「レコードの詳細ページから起動」をクリックします。
(4)以下の画面が表示されるので、Chrome拡張機能を使ってトリガーを設定していきます。
(1)フロー内の「レコードを取得」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
(4)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類を発行する」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
下にスクロールすると、ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDの入力欄が出てきます。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDについては、以下の画像のように、候補から検索して選択することができます。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類の作成」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
(3)以下の画面が表示されたら、説明に従って設定をしてください。
ここまでの作業の中で取得した値をアウトプットとして引用することも可能です。
アウトプットに関する詳細はこちらをご覧ください。
(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内「書類にファイルを添付」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
確認ができたら「次へ」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定を行います。
(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「宛先の追加」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類の送信・リマインド」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
他にもSPIRALとクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SPIRALで登録された従業員にGaroonやサイボウズofficeのアカウントを付与する
このテンプレートを活用すると、SPIRALで従業員が登録されたら、cybozu.com共通管理にアカウント登録し、アプリの更新を自動で行うため、手作業にかかる時間や手間を省くことができます。
2.SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
このフローを導入することで、取引先が登録されたらフォルダを作るという作業が自動化できるので、付加価値の高い業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。
3.クラウドサインで書類の締結が完了したら、Salesforceの商談フェーズを更新
クラウドサインで書類の締結が完了した場合、Salesforceの商談フェーズを自動的に更新するフローです。これを導入することにより、業務全体の生産性向上が期待できるでしょう。
SPIRALとクラウドサインの連携により、契約書管理の効率化とミスの削減ができそうですね。
Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に連携を実現し、業務のスピードアップを図ることができます。
本記事に興味を持った方は、この機会にぜひSPIRALとクラウドサインの連携を試してみてください。
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