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本記事では、YoomでSPIRALとクラウドサイン連携をして、SPIRALからクラウドサインで契約書を送信する方法をお伝えします。
SPIRALとクラウドサインを連携することで、契約書の送信プロセスを効率化することが期待できます。
手動作業を減らし、業務のスピードアップを図りましょう。
SPIRALとクラウドサインの連携により、契約書の作成から送信、管理までのプロセスが一元化されます。
契約書の進捗状況をスピーディーにで把握でき、契約締結までの時間短縮が見込めるでしょう。
手動での契約書送信は、誤送信や入力ミスのリスクが伴います。SPIRALとクラウドサインの連携により、人為的ミスの削減が期待できるでしょう。
特に、複数の契約書を同時に扱う場合において、ミスを防ぎ、正確な契約書を相手方に届けることが可能です。
ここからは実際にYoomのテンプレートを使った設定手順を紹介します。
[Yoomとは]
■概要
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SPIRAL上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している方
・契約等の帳票類作成を担当している方
・帳票類の一元管理に使用している方
2.SPIRALで情報の一元管理をしている企業
・企業情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票類作成業務を効率よく行うためのツールです。
SPIRALに登録されている情報を基に契約書を作成し、関連情報の管理を円滑に行います。
しかしSPIRALに登録されている情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用するとSPIRALの詳細ページからフローを起動し、契約書の作成から送付まで自動で行うことができます。
SPIRALの登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避することができます。
また作成にかかっていた時間を他の業務にあて、チーム全体の業務進行を円滑にします。
■注意事項
・クラウドサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
今回は「SPIRALからクラウドサインで契約書を送信する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。このテンプレートを利用すると、イチから自動化設定を行う必要がなく便利です。
工程は、以下の9ステップです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
最初に、SPIRALとクラウドサインをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
(1)まずは、SPIRALのマイアプリ登録からです。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」をクリックしましょう。
(2)検索窓に「SPIRAL」と入力して、検索結果をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
(4)以下の画面のように「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。
(1)続いて、クラウドサインのマイアプリ登録からです。
同様に「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」からアプリを検索します。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
クラウドサインのマイアプリ登録方法については、こちらをご覧ください。
(3)同様に「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。
マイアプリにSPIRALとクラウドサインが表示されていれば、登録完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SPIRAL上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している方
・契約等の帳票類作成を担当している方
・帳票類の一元管理に使用している方
2.SPIRALで情報の一元管理をしている企業
・企業情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票類作成業務を効率よく行うためのツールです。
SPIRALに登録されている情報を基に契約書を作成し、関連情報の管理を円滑に行います。
しかしSPIRALに登録されている情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用するとSPIRALの詳細ページからフローを起動し、契約書の作成から送付まで自動で行うことができます。
SPIRALの登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避することができます。
また作成にかかっていた時間を他の業務にあて、チーム全体の業務進行を円滑にします。
■注意事項
・クラウドサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)テンプレートをコピーした後にYoomに以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして詳細設定に移ります。
(2)以下の画面が表示されるので、右上の「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。
(3)Chrome拡張機能トリガーの設定を行うため、フロー内「レコードの詳細ページから起動」をクリックします。
(4)以下の画面が表示されるので、Chrome拡張機能を使ってトリガーを設定していきます。
(1)フロー内の「レコードを取得」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
(4)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類を発行する」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
下にスクロールすると、ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDの入力欄が出てきます。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDについては、以下の画像のように、候補から検索して選択することができます。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類の作成」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
(3)以下の画面が表示されたら、説明に従って設定をしてください。
ここまでの作業の中で取得した値をアウトプットとして引用することも可能です。
アウトプットに関する詳細はこちらをご覧ください。
(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内「書類にファイルを添付」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
確認ができたら「次へ」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って設定を行います。
(4)設定後「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「宛先の追加」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
(3)以下の画面が表示されるので、説明に従って必須項目を入力します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
(1)フロー内の「書類の送信・リマインド」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
■概要
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SPIRAL上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している方
・契約等の帳票類作成を担当している方
・帳票類の一元管理に使用している方
2.SPIRALで情報の一元管理をしている企業
・企業情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票類作成業務を効率よく行うためのツールです。
SPIRALに登録されている情報を基に契約書を作成し、関連情報の管理を円滑に行います。
しかしSPIRALに登録されている情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用するとSPIRALの詳細ページからフローを起動し、契約書の作成から送付まで自動で行うことができます。
SPIRALの登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避することができます。
また作成にかかっていた時間を他の業務にあて、チーム全体の業務進行を円滑にします。
■注意事項
・クラウドサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
他にもSPIRALとクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SPIRALで登録された従業員にGaroonやサイボウズofficeのアカウントを付与する
このテンプレートを活用すると、SPIRALで従業員が登録されたら、cybozu.com共通管理にアカウント登録し、アプリの更新を自動で行うため、手作業にかかる時間や手間を省くことができます。
■概要
SPIRALで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・配属部署に合わせて使用アプリを割り当てている統括部門の方
2.SPIRALで従業員管理を行う企業
・支店や配属部署ごとに従業員情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
cybozu.com共通管理は業務に使用するアプリへのアカウント登録を円滑にするために有効的なツールです。
しかしSPIRALへ従業員情報の登録のたびに手入力でcybozu.com共通管理に従業員を登録しアプリの更新を行うのは、手間も時間もかかり非効率的です。
このテンプレートを活用すると、SPIRALで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理にアカウント登録し、アプリの更新を自動で行うため、作業の手間を省くことができます。
手入力を省くことで、作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務をスピーディーに行うことにつながります。
■注意事項
・SPIRAL、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
2.SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
このフローを導入することで、取引先が登録されたらフォルダを作るという作業が自動化できるので、付加価値の高い業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを主に利用する営業担当者
・Microsoft SharePointのファイル共有機能を活用して、取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
2.Microsoft SharePointを主に利用するバックオフィス担当者
・SPIRALで登録された取引先情報をMicrosoft SharePointで自動的に把握したい方
・SPIRALとMicrosoft SharePointの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する作業は、単純作業ではありますが積み重なると大きな負担になりかねません。
このフローを導入することで、この作業を自動化して業務担当者はより付加価値の高い業務に集中することができます。
これにより、業務効率が向上して生産性向上に繋がります。
■注意事項
・SPIRAL、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.クラウドサインで書類の締結が完了したら、Salesforceの商談フェーズを更新
クラウドサインで書類の締結が完了した場合、Salesforceの商談フェーズを自動的に更新するフローです。これを導入することにより、業務全体の生産性向上が期待できるでしょう。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了した場合、Salesforceの商談フェーズを自動的に更新します。
商談フェーズの更新後、オペレーションを追加することでSlackやメールなどの任意の通知手段に通知することも可能です。
◼️設定方法
1.SalesforceとクラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携するアカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルから取引先名を抽出」で書類のタイトルから取引先名などの、Salesforceの商談を検索する際に使用するテキストを抽出してください。
4.Salesforceの「商談レコードを検索」というオペレーションで、対象の商談を検索する設定を行ってください。この時、上記の3で取得した情報をもとに検索を実施します。
5.Salesforceの「商談フェーズを契約合意に更新」というオペレーションで、対象の商談フェーズを更新してください。設定が完了したらトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Salesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SPIRALとクラウドサインの連携により、契約書管理の効率化とミスの削減ができそうですね。
Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に連携を実現し、業務のスピードアップを図ることができます。
本記事に興味を持った方は、この機会にぜひSPIRALとクラウドサインの連携を試してみてください。
