・
営業活動を行ううえで必要な資料や帳票を整理するのに手間がかかってはいないでしょうか。クラウドストレージに保存していつも見られるようにしたつもりが、整理しきれず、ファイルを探すのに時間がかかる…といった悩みを解決する手段をお伝えします。
SPIRALとDropboxを連携すると、取引先のデータを登録した際、フォルダを自動で作成することが可能です。取引開始時点でフォルダを作成できるよう設定しておけば、関連する資料や帳票はそのフォルダにすぐ保存することができます。フォルダ作成の手間を省き、作成忘れを防ぎ、データ管理の効率化につなげましょう。本記事では、連携のメリットと自動化方法を詳しく解説します。
今回紹介する内容は、次のような方々におすすめです！
・SPIRALで取引先情報を管理しており、手動作業の削減を目指している方
・Dropboxで営業資料を管理しており、ファイルの管理の効率化を検討している方
・新規取引先の登録後に手動でフォルダを作成する作業に時間を取られている営業担当者の方
連携によって、SPIRALで取引先が登録された際にDropboxでフォルダを自動作成できることで、新規の取引先が発生するたびにフォルダを手作業で作成する必要がなくなります。事業の拡大やキャンペーン推進によって新規顧客が一度に増えても、フォルダ作成にかかる負担は軽減されるでしょう。営業担当者は、フォルダが自動で作成されてすぐ、必要なデータを対象のフォルダに保存できます。
情報登録時のフォルダ作成が自動化されることにより、すべての取引先に対して同じフォルダ構成が適用されます。これにより、ファイルの保存方法が一貫化され、必要なファイルを速やかに見つけられるでしょう。複数のプロジェクトやクライアントを管理する場合、フォルダ構成が整えられていることで、情報の検索や共有の円滑化が期待できます。
取引先のフォルダを手動で作成する場合、フォルダの作成漏れや親フォルダの設定誤り、既存の取引先に対するフォルダの重複作成といったヒューマンエラーが起こる可能性が高くなります。自動化によって、これらのリスクが減少することで、データの散逸を防ぎ、ファイル管理の精度向上が期待できます。
自動化ツールYoomを使えば、連携設定は簡単に行えます。
[Yoomとは]
以下のテンプレートを使って、「SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する」業務フローの作成手順を紹介します。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALで取引先や顧客管理をしている方
・業務でSPIRALを活用している方
・日常的に取引先のデータを扱う営業担当者
2.取引先とドキュメントのやり取りが多い方
・取引先ごとのドキュメント管理を効率化したい方
・Dropboxを活用して取引先と文書やファイルのやり取りを担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはクラウドストレージのため、ドキュメントのやり取りを効率化できるのがメリットです。
しかし、取引先ごとにフォルダを作成している場合、手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
Dropboxへのフォルダ作成を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
SPIRALに取引先が追加されると、自動でDropboxに取引先のフォルダを作成することができるため、Dropboxによる手動作業が不要となります。
また、フォルダ作成が自動化されることでフォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、ファイル管理を効率化することができます。
■注意事項
・SPIRAL、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・SPIRALとDropboxをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるSPIRALのトリガー設定と、その後に続くDropboxのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、SPIRALとDropboxの連携動作を確認
※SPIRALの取引先情報データベースを準備しておいてください。
Yoomを利用していない方は、こちらから登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
※両方のアプリ連携が完了している場合は、ステップ2へ進んでください。
片方のアプリのみ連携済みの場合は、その手順をスキップしてください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧からSPIRAL(ver.2)を選択します。
※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
3. 各項目に入力し、「追加」をクリックします。
※下図の青枠部分の記載や公式サポートセンターの記事を参考にして、APIエージェントの作成・設定およびAPIキーの発行を行ってください。
4. マイアプリの新規接続一覧からDropboxを選択します。
5. メールアドレスまたは他のアプリのアカウントを使ってDropboxにログインします。
6. 付与される権限を確認し、「許可」をクリックします。
1. 以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALで取引先や顧客管理をしている方
・業務でSPIRALを活用している方
・日常的に取引先のデータを扱う営業担当者
2.取引先とドキュメントのやり取りが多い方
・取引先ごとのドキュメント管理を効率化したい方
・Dropboxを活用して取引先と文書やファイルのやり取りを担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはクラウドストレージのため、ドキュメントのやり取りを効率化できるのがメリットです。
しかし、取引先ごとにフォルダを作成している場合、手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
Dropboxへのフォルダ作成を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
SPIRALに取引先が追加されると、自動でDropboxに取引先のフォルダを作成することができるため、Dropboxによる手動作業が不要となります。
また、フォルダ作成が自動化されることでフォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、ファイル管理を効率化することができます。
■注意事項
・SPIRAL、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
2. 以下のダイアログの「OK」をクリックします。
3. 表示されたテンプレートのタイトルと説明文を確認します。
※下図の赤枠部分です。該当箇所をクリックすると、任意の内容に変更できます。
4. フローボットの「アプリトリガー：レコードが作成されたら」をクリックします。
5. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
6. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔、アプリID、データベースIDを選択してください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
※テスト結果から、Dropboxのフォルダ作成に用いるアウトプットを取得できます。SPIRALに登録した情報（取引先の名称など）をフォルダ名に使いたい場合は、こちらの記事【JSON PATHによるアウトプットの取得方法】を参考にしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：フォルダを作成」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
フォルダのパスを入力してください。
※ステップ2で取得したアウトプットを使用できます。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、必要な項目を選択してください。
※ステップ2でJSON PATHによる追加のアウトプット取得が成功している場合、下図の赤枠の部分に続いて表示されます。
例えば、企業名というアウトプット項目を使用する場合、入力欄の表示は{{企業名}}となります。
4. 「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. 設定完了ダイアログに表示される「トリガーをON」をクリックします。
2. フローボットが正しく起動するか確認します。
以上で、「SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する」フローの完成です。
こちらのバナーの「試してみる」をクリックして、ぜひ実際に作成してみてください。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALで取引先や顧客管理をしている方
・業務でSPIRALを活用している方
・日常的に取引先のデータを扱う営業担当者
2.取引先とドキュメントのやり取りが多い方
・取引先ごとのドキュメント管理を効率化したい方
・Dropboxを活用して取引先と文書やファイルのやり取りを担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはクラウドストレージのため、ドキュメントのやり取りを効率化できるのがメリットです。
しかし、取引先ごとにフォルダを作成している場合、手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
Dropboxへのフォルダ作成を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
SPIRALに取引先が追加されると、自動でDropboxに取引先のフォルダを作成することができるため、Dropboxによる手動作業が不要となります。
また、フォルダ作成が自動化されることでフォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、ファイル管理を効率化することができます。
■注意事項
・SPIRAL、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. HubSpotでコンタクトが作成された際に、Dropboxにフォルダを作成するフローです。Dropboxのフォルダは、CRMやSFAのリード情報を基に作成することもできます。提案資料や収集した企業データを個別に保存する場合に活用できます。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
2. GMOサインで書類が締結された際に、ファイルをDropboxに保存するフローです。電子契約サービスとの連携により、締結書類を自動で保存できます。売買契約書やサービス申込書、NDAなどの重要書類の保存忘れを防ぎ、データへのアクセスを効率化できるでしょう。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
3. Dropboxの特定フォルダ内でファイルの作成・更新がされた際、Gmailでメールを送付するフローです。重要なデータを保存するフォルダで、ファイルの新規作成や更新があった場合にその情報が自動で通知されることで、手作業で連絡を入れる手間が省けます。チーム内の情報共有の効率化に役立つでしょう。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
SPIRALとDropboxを連携し、取引先情報の登録時に自動でフォルダを作成する方法を紹介しました。自動化により、フォルダ作成の手間を省き、作業時のミスを抑えることができます。一定のルールに則ったファイル管理が可能になり、保存した資料や帳票へのアクセスも容易になるでしょう。Yoomを利用すれば、簡単に連携設定ができるため、ぜひ試してみてください。取引先ごとのデータ管理がスムーズになり、営業活動の効率化が期待できます。
