SPIRALからGoogle Driveへ！取引先登録で自動フォルダ作成する方法

ビジネスの現場では、効率よく情報を管理することがますます求められています。
特に取引先の情報は、正確かつ迅速に整理することが重要ですが、手作業でのフォルダ作成は負担が大きいですよね。
そこでこのブログでは、SPIRALとGoogle Driveを連携し、取引先が登録されるたびに、自動でフォルダを作成する方法をご紹介します。
この自動化により、手動でのフォルダ作成の手間が省け、業務効率の向上が期待できます。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、誰でも手軽に導入できるので、ぜひご覧ください。

SPIRALとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1: 作業時間の短縮

SPIRALで取引先が登録されるたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作成する手間が省けます。
これにより、管理者や担当者の業務負荷が軽減され、他の重要な業務に時間を割けるようになり、全体的な業務効率の向上が期待できます。
自動化することで、エラーやフォルダ作成の遅延も防ぎ、スムーズなワークフローの実現も見込めます。
例えば、営業担当者が新しい取引先をSPIRALに登録する際、従来は手動でGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成し、関連資料をアップロードしていました。
自動化することで、フォルダが自動生成されるので、営業担当者は資料整理の時間を削減でき、次の商談準備や顧客対応に充てる時間の確保が見込めます。

メリット2: 情報管理の一元化

自動的にGoogle Driveにフォルダが作成されることで、取引先ごとの資料が統一された場所に保管され、情報管理の一元管理が可能になります。
担当者間での資料共有もスムーズになり、どこに何が保管されているか、確認作業が不要になります。
また、いつでもアクセス可能なフォルダ構成が維持され、業務の透明性が高まり、チーム全体の連携強化も期待できます。
例えば、新たなプロジェクトで複数の部署が関与する場合、取引先ごとのフォルダに全ての資料が自動で集約できます。
それぞれ異なる資料を扱う場合でも、Google Drive上の同じフォルダにアクセスできるため、情報の重複や誤送信を防ぎ、素早い意思決定も期待できます。

[Yoomとは]

これから、SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するというフローボットの作成方法をご紹介します。

SPIRALとGoogle Driveの連携フローの作り方

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

ステップ1：SPIRALとGoogle Driveをマイアプリ連携

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する】というフローを作成します。このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。
また引用した情報を活用しフォルダ作成を行うため、フォルダの重複や作成忘れなどのヒューマンエラーのリスクの回避が見込めます。

ステップ3:SPIRALとGoogle Driveの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集します。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー　レコードが作成されたら」をクリックします。

4) アクションは「レコードが作成されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
※トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

6) フローに戻り、「アプリと連携する　フォルダを作成する」のアイコンをクリックします。

7) アクションは「フォルダを作成する」を選択し、「次へ」をクリックします。

8) 必須項目を入力します。
アプリが登録されていれば、SPIRALのアウトプット情報を活用して、候補から選択して入力できます。
入力が完了したら、「保存」します。

9) これで【SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する】というフローが完成です。

‍

ステップ4: テストと確認

最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

SPIRAL・Google Driveを使ったその他の自動化例

他にもSPIRALやGoogle Driveを使った自動化のテンプレートがYoomにあるのでご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。

1. SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
‍毎回 SPIRALにログインして取引先情報を確認する手間が不要となり、関係書類の整理をスピーディーに行うことができるため、業務の効率化が期待できます。
また手動入力作業で削減された時間を別の業務に使えるため、業務全体の効率化にもつながります。
さらに、フォルダ作成が自動化されることで、フォルダの重複や作成漏れの防止が見込めます。

2. SPIRALで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
‍SPIRALで登録した従業員情報がAKASHIにも自動で登録されるため、手動作業が軽減され、業務の効率化を図ることができます。
また、チャットツールと連携することで、登録された従業員情報をスムーズに共有することができ、管理業務をスムーズに進めることが期待できます。

3.Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する
Google Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動的にファイルをダウンロードします。
Gmailにダウンロードされたファイルを添付し、送付することができるためGoogle Driveへアクセスする必要がなくなり、手動入力作業で削減された時間を別の業務に使えるため、業務全体の効率化につながります。
Google DriveのフォルダやGmailの宛先、メール内容は特定のメンバーや取引先別に任意で設定することができます。

まとめ

SPIRALとGoogle Driveの連携により、取引先が登録されるたびに自動でフォルダが作成される仕組みが実現できました。
この自動化により、手動でのフォルダ作成やデータ管理の手間を削減し、業務全体の効率化が期待できます。
また、取引先ごとの資料が統一された場所に保管され、情報の一元管理が可能になります。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に設定でき、誰でもすぐに導入可能です。
この記事で紹介した設定方法を参考に、ビジネスの生産性を向上させ、スムーズな業務運営を目指しましょう。