SquareとGoogle スプレッドシートを連携して、Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する方法

ステップ1：SquareとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

SquareとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Square」と入力し、検索結果からSquareを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスまたは電話番号を入力し、「続行」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

次の画面で、携帯電話番号を入力し、「コードを送信」をクリックしてください。

3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
Squareの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
以下の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。

次の画面で、アカウントを入力し、「続行」をクリックします。

マイアプリにSquareとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるSquareのトリガー設定と、その後のGoogle スプレッドシートのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「支払い（決済）が作成されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3.「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「特定の注文情報を取得」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「注文ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.同じ処理を繰り返す「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
表示された画面で、必須項目をプルダウンから設定します。
※オペレーションに「特定の注文情報を取得」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

7.アプリと連携する「特定の商品情報を取得」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

8.API接続設定を行います。
「カタログオブジェクトID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

9.データベースを操作する「Google スプレッドシートへ反映する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。

「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、SquareとGoogle スプレッドシートの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のSquareとGoogle スプレッドシートを使った自動化例

その他にもYoomにはSquareとGoogle スプレッドシートを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSquareに顧客情報を登録する
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSquareに顧客情報を登録するフローです。このフローを活用することで、Googleスプレッドシートに入力された顧客情報がタイムリーにSquareに反映され、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。

2.Gmailの内容をGoogle スプレッドシートに抽出・追加する
Gmailの内容をGoogle スプレッドシートに抽出・追加するフローです。このフローを利用することで、手作業での転記ミスも防げるため、情報の正確性が向上し、信頼性の高いデータ管理が期待できます。

3.Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからアドレスを取得しフォローメールを自動送信する
Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからアドレスを取得しフォローメールを自動送信するフローです。このフローを導入し、手動で行うと時間がかかる作業を自動化することで、作業時間の節約が期待できます。また、スピーディーなフォローアップが可能になることで、参加者への対応スピードが向上し、満足度の向上に繋がるでしょう。

SquareとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体例

メリット1:手作業の削減による業務効率化

Squareでの決済情報を手動でGoogleスプレッドシートに転記する場合、毎日の作業負担が大きくなります。また、取引件数が増えるほど手間がかかり、ミスが発生する可能性も高まります。本連携を導入すると、決済が発生した際に自動的にGoogleスプレッドシートへ商品情報が追加され、手作業の削減につながります。特に、飲食店や小売業など、取引が多い業種では、データ入力作業の負担を軽減し、スタッフが重要な業務に集中できるようになるでしょう。

メリット2:リアルタイムでのデータ更新による情報の反映

手動で決済データをスプレッドシートに追加する場合、更新の遅れが発生し、最新の売上データを把握するのが困難になることがあります。しかし、SquareとGoogleスプレッドシートを連携することで、決済が完了すると同時に商品情報が自動的に追加され、タイムリーにデータを更新できます。これにより、在庫管理や売上分析の精度が向上し、スピーディーな経営判断が可能になるでしょう。特に、多店舗展開をしている企業では、各店舗の売上をタイムリーに把握できるため、データに基づいた適切な運営が期待できます。

メリット3:ヒューマンエラーの防止

手作業によるデータ入力では、入力ミスや記録漏れが発生する可能性があります。例えば、金額の桁を間違えたり、商品名の入力ミスがあったりすると、後の売上分析や経理処理で問題が生じることがあります。しかし、Squareの決済データを自動でGoogleスプレッドシートに記録することで、入力ミスのリスクを回避し、正確なデータ管理が可能になるでしょう。これにより、決済情報の信頼性が向上し、後の請求処理や会計業務の円滑化にも繋がります。

まとめ

今回は、SquareとGoogle スプレッドシートを連携させ、Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する方法をご紹介しました。SquareとGoogle スプレッドシートを連携することで、データ管理の効率化と正確性の向上を実現できるでしょう。手作業の削減により業務負担を軽減し、タイムリーな情報更新でスピーディーな経営判断が可能になるでしょう。ヒューマンエラーを防止し、信頼性の高いデータ管理を行うことで、ビジネスの成長促進が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事を参考に、SquareとGoogle スプレッドシートの連携を試してみてください。