Squarespaceで注文情報作成されたらMicrosoft Excelに注文者情報を登録する方法

SquarespaceとMicrosoft Excelの両方で注文者情報を管理している場合、自動で転記できたら便利だと思いませんか?
このような悩みを解決するのが、SquarespaceとMicrosoft Excelの連携です。
そこで今回は、Squarespaceの注文者情報をMicrosoft Excelに自動転記する方法をご紹介します。
手作業によるミスを防ぎ、常に最新のデータを活用できるこの連携は、ビジネスの迅速な意思決定を支える重要なツールとなるでしょう。

画像付きで設定方法を解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

SquarespaceとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1: 手作業による入力ミスの削減

注文情報を手動でMicrosoft Excelに入力する際には、入力ミスが発生する可能性が高まります。
ですが、自動化することで、Squarespaceの注文者情報を正確にMicrosoft Excelへ反映できるため、データの正確性が向上します。
これにより、請求書発行や発送手続きなどの後続業務もスムーズに進み、修正作業にかかる時間やコストを削減することができます。
結果として、信頼性の高いデータ管理が実現し、全体的な業務の効率が向上するでしょう。

メリット2: タイムリーなデータの活用が可能

注文者情報が自動的にMicrosoft Excelに反映されることで、常に最新のデータを活用した意思決定が可能になります。
例えば、マーケティング方針など、最新情報に基づいて迅速に対策を講じることができます。
これにより、変動する市場状況や顧客のニーズに柔軟に対応しやすくなり、機会損失を防ぐことにもつながりそうです。
また、常に最新のデータにアクセスでき、ビジネスの迅速な意思決定を支える要素になり得ます。

SquarespaceとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

ここまでSquarespaceとMicrosoft Excelの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「Squarespaceで注文情報作成されたらMicrosoft Excelに注文者情報を登録する」フローボットを作成していきます。

[Yoomとは]

Squarespaceで注文情報作成されたらMicrosoft Excelに注文者情報を登録する

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■概要

Squarespaceで注文情報作成されたらMicrosoft Excelに注文者情報を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.ECサイトの運営でSquarespaceを利用している方

・ECサイトの運営や管理を担当している方

・ECサイトを通じて商品販売やサービス提供を行っている方

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2.Microsoft Excelで注文情報の管理をしている方

・Microsoft Excelへの注文情報の登録を手動で行っている方

・Microsoft Excelへの登録作業を自動化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

SquarespaceはECサイトの構築・運営を行うことができるプラットフォームで、商品販売やサービス提供を効率的に行えるのがメリットです。
しかし、注文情報を都度Microsoft Excelに手動で行っている場合、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Squarespaceで注文情報が作成されると自動でMicrosoft Excelに登録されるため、手動作業を効率化することができます。
Microsoft Excelへの登録作業が自動化されることで、手動による誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止できるため、管理業務が楽になります。

フローをカスタマイズすることで、Microsoft Excelに登録された注文情報をチャットツールに通知することができるため、チーム間の情報共有を円滑にすることが可能です。

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■注意事項

・Squarespace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているSquarespaceとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Squarespaceと検索してください。
表示された項目の設定をお願いします。

続いて、Microsoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ログインが完了し、SquarespaceとMicrosoft Excelが、マイアプリに連携されたら完了です。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレート名は、必要に応じて変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

用意するもの

Squarespaceの注文者情報が記載できる、Microsoft Excelのシート。
以下のようにヘッダーを設定しました。
(ヘッダーは、後のフロー設定画面で取得できるアウトプットを参考にしています。)

では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「注文情報作成・更新されたら」を選択します。
タイトルは、お好きなものに変更可能です。
連携するアカウント情報が正しいものか確認したら、次に進みます。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストをし、Squarespaceの情報がアウトプットに反映されていたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、データベースの連携を行いましょう。

スクロールし、残りの設定を進めます。
テーブル範囲は情報が全て書き込める位置にしてください。

次へ進み、追加するレコードの値を選択します。
以下のように、アウトプットから設定していきましょう。

残りの項目も設定していきます。

スクロールして、残り全てを設定しましょう。
番地は分けたほうが見やすいです。

こちらもテストして、成功となれば保存します。
最後にアプリトリガーをオンにしましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定を進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Squarespaceで注文情報作成されたらMicrosoft Excelに注文者情報を登録する

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■概要

Squarespaceで注文情報作成されたらMicrosoft Excelに注文者情報を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.ECサイトの運営でSquarespaceを利用している方

・ECサイトの運営や管理を担当している方

・ECサイトを通じて商品販売やサービス提供を行っている方

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2.Microsoft Excelで注文情報の管理をしている方

・Microsoft Excelへの注文情報の登録を手動で行っている方

・Microsoft Excelへの登録作業を自動化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

SquarespaceはECサイトの構築・運営を行うことができるプラットフォームで、商品販売やサービス提供を効率的に行えるのがメリットです。
しかし、注文情報を都度Microsoft Excelに手動で行っている場合、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Squarespaceで注文情報が作成されると自動でMicrosoft Excelに登録されるため、手動作業を効率化することができます。
Microsoft Excelへの登録作業が自動化されることで、手動による誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止できるため、管理業務が楽になります。

フローをカスタマイズすることで、Microsoft Excelに登録された注文情報をチャットツールに通知することができるため、チーム間の情報共有を円滑にすることが可能です。

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■注意事項

・Squarespace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Squarespace・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

1.Squarespaceで注文情報が作成されたらSlackに通知するフローです。
通知したい情報を選び、自動でSlackに通知することができます。
注文情報が作成されるたびに手動で通知するのは大変ですよね。
ですがこのように自動化することで、業務の属人化だけでなく、情報の確認漏れも防げます。

Squarespaceで注文情報が作成されたらSlackに通知する

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■概要

Squarespaceで注文情報が作成されたらSlackに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.SquarespaceでECサイトを運営している方

・新規注文の発生をSlack上でリアルタイムに把握したい方

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2.経営層・マネージャー

・売上状況をリアルタイムで把握して経営判断に役立てたい方

・重要な注文の発生を把握して顧客対応や在庫管理などの指示を迅速に行いたい方

・Slackを活用して社内コミュニケーションを活性化させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Squarespaceで構築したECサイトは、企業のビジネスを成長させるための強力なツールです。しかし、注文が入るたびにSlackに手入力で通知していては、貴重な時間が奪われて本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。

このフローを導入すれば、Squarespaceでの注文発生をトリガーにして自動でSlackへ通知されます。これによって、注文状況をリアルタイムで把握して迅速かつ的確な顧客対応を実現することができます。また手入力による通知業務から解放されることで業務効率が大幅に向上して、より多くの時間をコア業務や顧客満足度向上のための施策に充てることができます。

さらにSlackへの自動通知は、チーム内での情報共有を円滑にして対応の連携を強化することができます。誰がいつ注文に対応したのかが明確になるため対応漏れや重複を防いで顧客満足度の向上にも繋がります。

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■注意事項

・Squarespace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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2.Squarespaceで注文情報が作成・更新されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加するフローです。
一度設定しておけば、自動でGoogle スプレッドシートに情報を転記できるようになります。
データ分析もしやすくなりますね。

Squarespaceで注文情報が作成・更新されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する

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■概要

Squarespaceで注文情報が作成・更新されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.SquarespaceでECサイトを運営している方

・Squarespaceで受けた注文情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方

・注文情報をSquarespaceとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方

・常に最新の注文情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方

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2.Squarespaceの注文情報に基づいて業務を行う方

・注文情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方

・Squarespaceの注文情報が作成されたら自動的にGoogle スプレッドシート上に反映させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Squarespaceはウェブサイトを簡単に作成できる優れたプラットフォームですが、生成された注文情報を他のシステムで活用したいというニーズは多くあります。特にGoogle スプレッドシートのような汎用性の高いツールと連携することでデータ分析や顧客管理などを柔軟に行うことができます。しかしながら、SquarespaceとGoogle スプレッドシートを別々に運用している場合は注文情報を手動で転記する必要があり、人的なミスが発生しやすいという課題があります。

このフローを活用することで、Squarespaceでの注文情報が作成されると同時にGoogle スプレッドシートのデータベースへのデータ追加が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になり入力ミスやデータ不整合のリスクを軽減して業務の効率化を図ることができます。

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■注意事項

・Squarespace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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3.BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
こちらはBASEで、受注情報の管理している方におすすめです。
手動での転記作業を減らし、業務を効率化しましょう。

BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する

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■概要

BASEで新しい注文が入るたびに、注文情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BASEで注文が発生した際に、その内容を自動でMicrosoft Excelの指定したシートに記録するため、こうした課題を解消し、正確なデータ管理を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BASEで発生する注文情報をMicrosoft Excelで管理しており、手入力を効率化したい方
• ECサイトの注文データの転記作業に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
• 手作業による入力ミスをなくし、注文管理の正確性を高めたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BASEで注文が発生すると、注文情報が自動でMicrosoft Excelに追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ入力をなくすことで、注文情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BASEとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBASEを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した注文情報を任意のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの注文情報（注文ID、購入者名、商品名、金額など）を紐付けるかを任意で設定できます。
• また、トリガーで取得した注文情報だけでなく、対応ステータスなどの固定値を特定の列に設定することも可能です。

■注意事項

• BASE、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。 

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まとめ

今回は「Squarespaceで注文情報作成されたらMicrosoft Excelに注文者情報を登録する」フローボットを紹介しました。
SquarespaceとMicrosoft Excelの連携により、業務の効率化とデータの正確性の向上が期待できます。
手作業によるミスを防ぎ、常に最新の情報を活用することで、ビジネスの迅速な意思決定に寄与するでしょう。
特にYoomを活用することで、ノーコードで簡単にこのような連携を実現できますよ。

気になった方はこちらから、Yoomの無料登録が可能です。→始める