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「Microsoft Excelリストへのメール送信、一件ずつ手作業で対応するのが大変…」
「顧客への案内メールで、宛名や内容の差し込みミスが起きてしまわないか心配…」
このように、Microsoft Excelのリストをもとにした大量のメール送信作業に、時間と手間がかかっていませんか？
もし、Microsoft Excelシートに記載された顧客情報や取引先情報をもとに、パーソナライズされたメールを自動で一括送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelのリスト情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Microsoft ExcelのリストをもとにOutlookで定型メールを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にMicrosoft Excelから情報を取得し、Outlookで定型文を送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1：Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携
1．Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
2．Outlookのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
日付指定から、日を入力し、時刻は9時を設定しました。
日付以外にも、曜日やCron設定が可能です。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4：Microsoft Excelの設定
まず、Microsoft Excelに下記のようなシートを作成します。
契約期限を絞り込み条件にするので、追加しておきましょう。
ここでは、Microsoft Excelから、条件に合ったレコードを取得します。
「複数のレコードを取得する（最大１０件）」をクリックしましょう。
データベースの連携をします。
詳しくは下記のページをご確認ください。
今回は、契約期限が来月末に該当するレコードを取得します。
ステップ5：処理を繰り返す設定
「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」をクリックしましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ステップ6：メールを送る設定
取得したレコードの情報を使って、メールを送ります。
「メールを送る」をクリックしましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
これにより、Microsoft Excelのレコードごとの情報をOutlookへ動的に反映できます。
メールを確認してみます。
なお、送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
今回はテストなので1件ですが、実際は取得したレコード分のメールが送信されます。
(3名が条件に該当したら、3件のメールが送信されます。)Microsoft Excelを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Microsoft Excelを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Microsoft Excelに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。ecforceの広告レポート、Salesforceの商談情報、Backlogの課題、Zendeskのチケット、Notionのページ更新、JotformやGoogleフォームの回答など、様々な外部データを自動でMicrosoft Excelに集約・更新する自動化レシピです。データをもとに帳票や書類を自動で作成し、在庫不足時にはDiscordへ通知、データ登録時にはkintoneへの格納やTeams、Trelloへの通知までを実現し、手作業によるデータ転記と集計作業をなくして、情報の正確性と業務のスピードを向上させます。
Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも課題の内容を記載するフローボットです。Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。
毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。
■概要
「Googleフォームで特定の条件に合う回答があったら、Microsoft Excelの在庫情報を更新する」ワークフローは、回答内容に応じて在庫情報を自動的に更新します。
手動でのデータ転記が不要となり、管理の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請受付などの業務を行っている方
・フォームの回答内容に基づいてMicrosoft Excelの在庫情報を更新したい方
・在庫管理をスピーディに行いたいものの、手動でのデータ転記に手間やミスが発生して困っている方
・申請や入荷連絡、注文受付など現場からの情報をMicrosoft Excelで一元管理している方
・チームでMicrosoft Excelの在庫状況を常に最新の情報で共有したい方
・Microsoft Excelファイル内の在庫数を効率的かつ確実に更新したい店舗スタッフや事務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成するフローです。
■概要
「Microsoft Excelで管理の在庫数が不足したらDiscordに通知する」ワークフローは、在庫管理を効率化し、必要なタイミングで迅速な対応を促す業務ワークフローです。
在庫数の管理は手間がかかる上、在庫が不足した際に即座に対応することが重要です。Microsoft Excelで在庫データを管理していると、リアルタイムでの把握や通知が難しいこともあります。そこで、このワークフローを活用すれば、在庫数が設定値を下回った際に自動でDiscordに通知が送られ、チーム全体で迅速に対応できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで在庫管理を行っているが、手動でのチェックに時間を取られている方
・在庫不足時に迅速な対応が求められるチームや部署のマネージャー
・Discordを活用してチームコミュニケーションを図りたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Notionで管理している情報を、都度Microsoft Excelへ手作業で転記するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。特に、NotionとExcelを連携させてタスクやプロジェクトを管理している場合、この二重入力は非効率に感じるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースページが更新されると、関連するMicrosoft Excelのレコードが自動で更新されるため、データ管理の手間を省き、情報の同期漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとMicrosoft Excelを併用し、データの二重入力に手間を感じている方
・NotionとExcel間で発生する、手作業での転記ミスや更新漏れをなくしたい方
・プロジェクトやタスクの進捗管理を、より正確かつ効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Notionのページ更新をトリガーにMicrosoft Excelへ自動で情報が反映されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます
・手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■注意事項
・Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelでデータベースを操作するオペレーションの設定方法は下記を参照してください。
・https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Salesforceの商談ページからエクセルの雛形をもとに任意の帳票を発行し、Slackにファイルを送信します。商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
まとめ
Microsoft Excelとメールツールを連携して一括送信を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの作成・送信業務の手間を削減し、宛名や内容の差し込みミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より創造的な業務に時間を割けるようになり、顧客への迅速かつ正確な情報提供が実現するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlook以外のメールソフトでも使える？
A：
Q：メールにファイルを添付することはできる？
A：
はい、できます。
メールの設定画面に下記画像の箇所があるので、そこから設定してください。
例えば、更新についてのPDFなどを添付することが可能です。
Q：送信エラーが出たらどうなる？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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