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「Microsoft Excelリストへのメール送信、一件ずつ手作業で対応するのが大変…」
「顧客への案内メールで、宛名や内容の差し込みミスが起きてしまわないか心配…」
このように、Microsoft Excelのリストをもとにした大量のメール送信作業に、時間と手間がかかっていませんか？
もし、Microsoft Excelシートに記載された顧客情報や取引先情報をもとに、パーソナライズされたメールを自動で一括送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelのリスト情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft ExcelのリストをもとにOutlookで定型メールを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にMicrosoft Excelから情報を取得し、Outlookで定型文を送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
ステップ1：Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携
1．Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
2．Outlookのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
日付指定から、日を入力し、時刻は9時を設定しました。
日付以外にも、曜日やCron設定が可能です。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4：Microsoft Excelの設定
まず、Microsoft Excelに下記のようなシートを作成します。
契約期限を絞り込み条件にするので、追加しておきましょう。
ここでは、Microsoft Excelから、条件に合ったレコードを取得します。
「複数のレコードを取得する（最大１０件）」をクリックしましょう。
データベースの連携をします。
詳しくは下記のページをご確認ください。
今回は、契約期限が来月末に該当するレコードを取得します。
ステップ5：処理を繰り返す設定
「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」をクリックしましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ステップ6：メールを送る設定
取得したレコードの情報を使って、メールを送ります。
「メールを送る」をクリックしましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
これにより、Microsoft Excelのレコードごとの情報をOutlookへ動的に反映できます。
メールを確認してみます。
なお、送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
今回はテストなので1件ですが、実際は取得したレコード分のメールが送信されます。
(3名が条件に該当したら、3件のメールが送信されます。)Microsoft Excelを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Microsoft Excelを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Microsoft Excelに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。ecforceの広告レポート、Salesforceの商談情報、Backlogの課題、Zendeskのチケット、Notionのページ更新、JotformやGoogleフォームの回答など、様々な外部データを自動でMicrosoft Excelに集約・更新する自動化レシピです。データをもとに帳票や書類を自動で作成し、在庫不足時にはDiscordへ通知、データ登録時にはkintoneへの格納やTeams、Trelloへの通知までを実現し、手作業によるデータ転記と集計作業をなくして、情報の正確性と業務のスピードを向上させます。
■概要 BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。 Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. ecforceとMicrosoft Excelを利用している企業やチーム 2.広告集計レポートの作成を効率化したい方 3.データ管理やレポート作成の自動化を推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動でのデータ取得や入力の手間を省き、リアルタイムで正確な広告パフォーマンスを把握できるようになり、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・定期的なレポート作成を自動化することで、マーケティング戦略の改善にも役立ちます。 ■注意事項 ・ecforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Googleフォームで収集した回答データを、Microsoft Excelの在庫情報へ手作業で転記する際、手間や入力ミス、更新の遅れに悩まされていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定の条件に合致する場合のみMicrosoft Excelの在庫情報を自動で更新し、これらの課題を解消し業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方 ・セールス担当者や営業アシスタント ・事務職員やオフィスマネージャー ・プロジェクトマネージャー ・購買部門の担当者 2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト ・データの正確性を高めたい会計や経理担当者 3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方 ・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者 ・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。 ・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ■注意事項 ・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ■概要 Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成するフローです。 JotformとMicrosoft Excel、Trelloを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコード登録とTrelloにカードが作成されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・Jotform、Microsoft Excel、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Microsoft Excelでの在庫管理は便利ですが、在庫数が少くなった際の確認や関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelで管理している在庫数を定期的にチェックし、設定した基準値を下回った場合に自動でDiscordに通知することが可能となり、在庫切れによる機会損失の防止や、迅速な発注対応に繋げられます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneに新規のレコードが登録されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納してMicrosoft Teamsに通知するフローです。 kintoneとMicrosoft Excel、Microsoft Teamsを連携することで、1度の入力でMicrosoft ExcelとMicrosoft Teams両方に情報を格納することが可能です。 Microsoft Teamsの通知内容など自由にカスタムすることができます。 ■注意事項 ・kintone、Microsoft Excel、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でエクセルの雛形をもとに任意の帳票PDFを作成し、Slackにファイルを送信します。 商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。 作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。 ■注意事項 ・オンライン版のエクセルで雛形の用意が必要です。 ・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム ・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方 ・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方 2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方 ・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。 このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。 ■注意事項 ・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Microsoft Excelとメールツールを連携して一括送信を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの作成・送信業務の手間を削減し、宛名や内容の差し込みミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より創造的な業務に時間を割けるようになり、顧客への迅速かつ正確な情報提供が実現するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlook以外のメールソフトでも使える？
A：
Q：メールにファイルを添付することはできる？
A：
はい、できます。
メールの設定画面に下記画像の箇所があるので、そこから設定してください。
例えば、更新についてのPDFなどを添付することが可能です。
Q：送信エラーが出たらどうなる？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
