2024/07/19
アプリ同士の連携方法

kintoneとZendeskを連携して、kintoneにレコードが登録されたらZendeskにチケットを作成する方法

r.suzuki

目次

kintoneとZendeskを連携するメリットと自動化例

みなさん、お客様からの問い合わせにはどのように対応していますか?
アプリを活用してスピーディーに対応できるように工夫している企業も多いのではないでしょうか。
でも顧客情報って別のアプリで管理していませんか?
今回は顧客サポートやカスタマーサービスに特化したZendeskとkintoneを連携して、顧客サポート業務のさらなる効率化を目指します!

では実際に2つのアプリを連携させるメリットをご紹介します!

kintoneとZendeskを連携するメリット

メリット1: データの一元管理
kintoneとZendeskを連携することで、顧客情報とサポートデータをまとめて管理することができます。
例えば、kintoneで登録された顧客情報が自動的にZendeskに反映されるので、サポートチーム全体でリアルタイムに情報を共有できます。
情報更新のたびにわざわざ2つのアプリを開く必要もなくなり、手作業で入力する際に起こる情報の漏れや重複も防げますよ。

メリット2: サポートプロセスの効率化
kintoneとZendeskを連携することで、サポートプロセスが効率化されます。
例えば、Zendeskのチケット情報がkintoneに自動で反映されるので、過去の問い合わせ内容や顧客の傾向を蓄積することができます。
自動反映だから、随時情報を更新してくれますし、情報も正確なので、顧客対応時に前回の情報がない!とあわてることもありません。
対応もスピーディーかつ的確にできて、顧客満足度向上につながるはずです!

メリット3: レポート作成の自動化
kintoneとZendeskのデータが統合されることで、サポートデータと業務データをまとめて分析したレポートを簡単に作成できます。
例えば、特定のプロジェクトでサポートリクエストが多発している場合、そのプロジェクトの業務フローやプロセスに問題がある可能性を特定できます。
レポートを作成する手間が大幅に削減でき、問題解決も迅速に行えますね!

kintoneとZendeskの連携フローの作り方

Yoomを使ってノーコードで連携を行いたいと思います。

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してください。
アカウント取得も簡単!すぐに始められますよ!
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。

今回は【kintoneにレコードが登録されたらZendeskにチケットを作成する】というフローを作成していきます。
kintoneとZendeskを連携するとkintoneにレコードが追加されるたび、Zendeskに自動でチケットを作成することができます。
今まで行っていた手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができますよ。

事前準備

‍Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はkintoneとZendesk)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
(無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。)


kintoneの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Zendeskの登録をするという流れです。
kintoneのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Zendeskのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Zendeskのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
kintoneとZendeskのアイコンが表示されたか確認をしてください。

【画像で解説】Yoomで連携をすすめていく!

0.あらかじめデータを追加するレコードは用意しておいてください。 既存のレコードでも構いません。
1.準備ができたら、テンプレートをコピーします。以下のバナーをクリック!テンプレートがマイプロジェクトにコピーされます。

2.右上の「編集する」をクリックします。

タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。


3.「アプリトリガー レコードが登録されたら」をクリックします。


4.トリガーアクションは「レコードが登録されたら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。

5.WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。


6.フローに戻ったら、「アプリと連携する チケットを作成」のアイコンをクリックします。


7.アクションは「チケットを作成」を選択して、「次へ」をクリックします。

8.必須項目を入力します。
「サブドメイン」はZendeskURL内「https://●●●●.zendesk.com/」の●●●●部分の値を取得して入力してください。
「件名」と「詳細」については先に連携をおこなった、kintoneのアウトプット情報を使用できるので、候補から選択しながら入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。


これで【kintoneにレコードが登録されたらZendeskにチケットを作成する】というフローの完成です。

9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

kintoneとZendeskの連携フロー応用編

ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoom を利用すれば、業務にあわせてさまざまなフローが作成できます!
‍例えば、【kintoneのレコードが更新されたらZendeskのチケットにコメントを追加する】というフローも作成できます。
進行中のZendeskのチケット内容に対し、kintoneからリアルタイムでコメントを追加できるため、情報共有が効率的に行えます。
kintone、Zendeskを異なる部門間で利用している場合でも、業務プロセスをスムーズに進めることができますよ。

また、ChatGPTとkintoneを連携して、【フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する】というフローも作成できます。
この連携ではフォーム回答が行われたら、自動でChatGPTが種別ごとにkintoneのレコードに登録してくれるので、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。

さらに、【Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成する】というフローも作成できます。
Zendeskで発生した顧客の問題や問い合わせをHubSpotで共有できるので、営業活動に使用したり、顧客の問い合わせ内容からニーズを把握して、マーケティング活動に活かしたりすることもできます。
2つのアプリを行き来しなくて済むので、効率的に業務を進められるはずです。
手入力によるミスも防げますね。

Yoomを使って連携するとさまざまなアプリの組み合わせて、みなさんのに合った業務の見直しができちゃいます!
テンプレートも参考にして、いろいろな業務の効率化を試みてください!

まとめ

kintoneとZendeskを連携したら、サポート業務とデータ管理をシームレスに統合し、業務効率を大幅に向上できることがわかりました!
自動化されたワークフローにより、顧客対応に必要なリアルタイムでの重要な情報共有や、迅速な対応ができるようになります。
ぜひみなさんもkintoneとZendeskの連携を行って、より効率的な業務運営にチャレンジしてみてください!
私もYoomを使いながらもっといろいろなアプリを組み合わせて、いろいろな業務の効率化に挑んでいきたいと思います!‍

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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