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kintoneに新規レコードが追加された際、MicrosoftOutlookに自動でメール通知を行うことで、情報の行き渡りを即座に可能にします。たとえば、人事部門が新入社員のデータを登録すると、関連する各部署へ必要な情報が漏れなく届きます。これにより、社内の関係者が同時に必要情報を確認でき、確認の手間や記載漏れを未然に防げるでしょう。
特に、複数部署を横断して対応するプロジェクトなどでは、大きな効果が期待できます。タイムリーな確認が可能になることで、準備のスピードも上がり、情報共有の質も向上につながるでしょう。
kintoneでのステータスが「承認待ち」に切り替わると同時に、MicrosoftOutlookで自動的に承認依頼メールを送信する設定を導入することで、申請や承認が効率よく進められます。この仕組みにより、承認者はMicrosoft Outlookからの通知を確認するだけで対応が可能となり、対応漏れや承認遅延が減少します。
特にプロジェクトの進行管理では、効率が一層高まり、関係者間での調整もスムーズになることが期待できます。作業の優先順位付けを正確に行えるため、業務全体の流れが迅速になり、ビジネスへの貢献度も増加も図れるでしょう。
外部のアンケートフォームやWebフォームで得た回答データをkintoneに自動的に保存し、さらにその内容をMicrosoft Outlookで通知することで、データの重複確認や入力ミスのリスクが低減されます。これにより、情報確認の二度手間が省け、フォームに回答があった瞬間に必要情報が自動で記録されるため、効率的なデータ管理が実現します。
回答の内容をアウトプットとして他の作業に活用しやすくなるため、日常業務の負担軽減に貢献します。管理負担を減らしつつ、情報漏れを防ぎ、業務の精度も向上が期待できます。
これまで、kintoneとMicrosoft Outlookを連携するメリットや、連携することで可能になる業務自動化の例をご紹介してきましたが、いかがでしたか？
便利そうだけど設定が難しそう、と思った方はご安心ください。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、誰でも簡単に、アプリの連携や業務フローの自動化を行うことが可能です。
プログラミングの専門知識は必要ありません！ ノーコードで連携や自動化の手順を簡単に完了できますので、一度お試しください。
では、ここからは、kintoneとMicrosoft Outlookを連携して行える業務フローの内、一例として「kintoneにレコードが追加されたら、MicrosoftOutlookにメールを送信する方法」について詳しく説明します。
こちらの業務フローのテンプレートは以下の通りです。テンプレートを使えば、より簡単にフロー作成を行うことができます。
[Yoomとは]
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「＋新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「kintone」と「Microsoft Outlook」を選択し、アプリを連携してください。
kintoneマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「＋新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧から「kintone」を選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「レコードが登録されたら」とします。）
・kintoneと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・トリガーアクション：「レコードが登録されたら」を選択してください。
8.「次へ」をクリックします。
9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて、任意の時間を設定してください。
・サブドメイン名：kintoneのURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
・アプリID：kintoneのURL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。対象となるアプリのものを入力してください。
10.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※レコードを追加しない状態でテストするとエラーが表示されます。
kintoneでテスト用のレコードを追加してから、テストを進めてください。
※メールで通知したい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。
必要な項目があれば、「取得する値を追加」をクリックして追加してください。
また、項目名が重複するとエラーになるため、適切に修正してください。
（内容がわかりやすい項目名にすることをおすすめします。）
11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
12.オペレーションタイプは「メールを送る」を選択します。
13.アプリ一覧から「MicrosoftOutlook」を選択します。
14.メールの設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールを送る」）
・Microsoft Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・メール内容：任意の内容を入力してください。
※補足）To・件名・本文は必須です。
※補足）本文にはkintoneで取得した情報もアウトプットとして引用できます。下図はアウトプットを利用した記入例です。
15.「次へ」をクリックします。
16.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「kintoneにレコードが追加されたら、Outlookにメールを送信する」フローの完成となります。
ここでは、応用として、kintoneとMicrosoft Outlookに加えてフォームを連携することで自動化が可能になる業務フローのテンプレートを紹介します。
自動化例の3番目に挙げた、フォームに回答があったら、kintoneへのレコード追加とMicrosoft Outlookへのメール送信を行うよう設定するものです。
詳細は下記のテンプレートをご参照ください。
他にも他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
このフローではkintoneのステータスが更新されたら自動でSlackに通知を行うため、素早い情報共有を行うことができます。
kintoneのレコードの更新に合わせて、Googleスプレッドシートの名前を変更します。
更新された情報を引用して使用することで、入力ミスや業務漏れを防ぎます。
さて、今回は、kintoneとMicrosoft Outlookについて、連携するメリット、連携することで可能になる業務自動化の例、Yoomを用いた連携の設定方法をご紹介しました。
kintoneとMicrosoftOutlookの連携によって業務の効率化や自動化が可能となり、情報管理に関する様々な業務が正確かつ迅速に進められます。
ご紹介した以外にも連携フローのテンプレートはたくさんありますので、ぜひ、他のアプリも含めて活用してみてください。
また、kintoneとMicrosoftOutlookの間では、今回ご紹介したのとは反対に、MicrosoftOutlookからkintoneへ情報を連携させて自動化できる業務も数多くあります。
タスクやスケジュール管理の効率化が可能になるため、こちらもおすすめです！
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