kintoneとMicrosoft Outlookを連携して情報管理を徹底！

今回は、「kintone」と「Microsoft Outlook」の連携について紹介させていただきます。

この2つのアプリを使っている方、もしくは使う予定の方へ、2つのアプリを連携させてより効率的に業務を行える方法をお伝えします。

kintoneとMicrosoft Outlookを連携するメリットとは

「kintone」と「Microsoft Outlook」を連携することによるメリットとして、以下の3つがあります。

メリット1：情報の一元管理ができる

kintoneのデータとOutlookのメールを一元管理することで、情報の重複や抜け漏れの防止となります。

例えば、Outlookに届いたメールの内容を自動的にkintoneのレコードに追加することにより、情報の一元管理が可能となります。

メリット2：業務効率の向上が図れる

Outlookのメール内容に関して、kintoneへ自動登録したり通知を送ったりすることにより、手作業を減らして業務効率を向上させることができます。

例えば、Outlookのメールをトリガーとして、kintoneで新規プロジェクトを自動作成することができれば便利だと思いませんか？

メリット3：リアルタイムの通知を行える

重要なメールやタスクの更新をリアルタイムで通知することにより、担当者が即時対応することが可能になります。

例えば、kintoneのタスク更新があった場合にOutlookへ通知を送信する等の連携が挙げられます。

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kintoneとMicrosoft Outlookを連携するとできる業務自動化の例

では、次に、「kintone」と「Microsoft Outlook」連携することで可能になる業務自動化の例を、業務内容ごとに見ていきましょう。

メールによるタスク管理

Outlookのメールを受信した際、kintoneにタスクを自動生成することができます。

メール内容から重要事項を抽出してkintoneにタスクとして登録し、担当者に通知することなどが可能です。

会議のスケジュール管理

Outlookのカレンダーイベントをkintoneに同期することで、会議の詳細の自動更新が可能です。

例えば、Outlookの会議招待をkintoneに自動登録し、出席者へリマインダーを送信できます。

顧客管理の自動化

Outlookの連絡先情報をkintoneに同期することで、顧客データベースの自動更新が可能です。

Outlookで新規メールアドレスを検出した際のみ、kintoneの顧客情報を自動追加することなどができます。

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kintoneとMicrosoft Outlookの連携フローの作り方

これまで、kintoneとOutlookを連携するメリットや、連携することで可能になる業務自動化の例をご紹介してきましたが、いかがでしたか？

便利そうだけど設定が難しそう、と思った方はご安心ください。

ノーコードツール「Yoom」を使えば、誰でも簡単に、アプリの連携や業務フローの自動化を行うことが可能です。

プログラミングの専門知識は必要ありません！　ノーコードで連携や自動化の手順を簡単に完了できますので、一度お試しください。

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では、ここからは、kintoneとOutlookを連携して行える業務フローの内、一例として「kintoneにレコードが追加されたら、Outlookにメールを送信する方法」について詳しく説明します。

こちらの業務フローのテンプレートは以下の通りです。

kintoneにレコードが追加されたら、Outlookにメールを送信する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

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ステップ1:kintoneとOutlookをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「＋新規接続」をクリックしてください。

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2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「kintone」と「Microsoft Outlook」を選択し、アプリを連携して下さい。

　kintoneマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。

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ステップ2:kintoneにレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「＋新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧から「kintone」を選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「レコードが登録されたら」とします。）

　・kintoneと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。

　・トリガーアクション：「レコードが登録されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。

　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて、任意の時間を設定してください。

　・サブドメイン名：kintoneのURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。

　・アプリID：kintoneのURL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。対象となるアプリのものを入力してください。

10.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

　※レコードを追加しない状態でテストするとエラーが表示されます。

　　kintoneでテスト用のレコードを追加してから、テストを進めてください。

　※メールで通知したい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。

　　必要な項目があれば、「取得する値を追加」をクリックして追加してください。

　　また、項目名が重複するとエラーになるため、適切に修正してください。

　　（内容がわかりやすい項目名にすることをおすすめします。）

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ステップ3:Outlookでメールを送信するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプは「メールを送る」を選択します。

13.アプリ一覧から「Outlook」を選択します。

14.メールの設定をします。

　・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールを送る」）

　・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。

　・メール内容：任意の内容を入力してください。

　※補足）To・件名・本文は必須です。

　※補足）本文にはkintoneで取得した情報もアウトプットとして引用できます。下図はアウトプットを利用した記入例です。　　

15.「次へ」をクリックします。

16.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

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最後に保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、「kintoneにレコードが追加されたら、Outlookにメールを送信する」フローの完成となります。

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kintoneとMicrosoft Outlookの連携フロー応用編

kintoneからOutlookへ連携するフローを詳しく見てきましたが、逆に「Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する」といった業務フローを自動化することも可能です。

詳細は下記のテンプレートをご参照ください。

まとめ

さて、今回は、kintoneとOutlookの2つのアプリについて、連携するメリット、連携することで可能になる業務自動化の例、Yoomを用いた連携の設定方法をご紹介しました。

kintoneとMicrosoft Outlookの連携によって業務の効率化や自動化が可能となり、情報管理に関する様々な業務が正確かつ迅速に進められます。

今回ご紹介した以外にも、連携フローの基本テンプレートや応用テンプレートはたくさんありますので、ぜひ、他のアプリも含めて活用してみてください。