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社内の情報共有や通知の管理において、手動作業が多く、対応漏れや確認ミスが発生しやすいと感じている企業は少なくありません。
特に、kintoneとOutlookを活用している場合、情報伝達の遅れや通知ミスが業務効率の低下を招くこともあります。
こうした課題を解決するために、kintoneとOutlookを連携させることで、情報の円滑な共有や通知の自動化が可能になります。
本記事では、ノーコードでkintoneとOutlookを連携し、kintoneにレコードが追加されたらOutlookに通知する方法をご紹介します。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要 kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業 ・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント ・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業 ・関連企業との連絡に使用している営業担当 ・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者 kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。 お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
kintoneとOutlookを連携してできること
kintoneとOutlookのAPIを連携すれば、kintoneのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐに とOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■概要 kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業 ・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント ・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業 ・関連企業との連絡に使用している営業担当 ・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者 kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。 お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
kintoneにレコードが追加されたら、Outlookにメールを送信する
kintoneに新しくレコードが追加されたら、Outlookにレコード内容をメール送信するフローです。kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れを減らしたい方におすすめです。
■概要kintoneに新しいレコードを追加するたびに、関係者へOutlookでメール通知を送る作業に手間を感じていませんか？手動での通知は時間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されたタイミングで、設定した内容のメールをOutlookから自動で送信できるため、通知業務の効率化と確実な情報共有を実現します。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
kintoneとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：kintone／Outlook
[Yoomとは]
今回は、kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業 ・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント ・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業 ・関連企業との連絡に使用している営業担当 ・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者 kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。 お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
ステップ1：kintoneとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．kintoneのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
2．Outlookのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要 kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業 ・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント ・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業 ・関連企業との連絡に使用している営業担当 ・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者 kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。 お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：kintoneのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
1.Google Chromeでトリガー設定
１番目の設定「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
あらかじめ拡張機能がダウンロードされており、kintoneとのマイアプリ連携が完了しているので、最初のページではアカウント情報の確認だけして「次へ」をクリックしてください。
この時点では拡張機能を操作する必要はありません。
次のページでは、テストのために起動ページのURLサンプルを入力します。
kintoneのアプリ詳細ページのURLを入力してください。
※アプリページ全体のURLだとエラーが出るので、詳細ページのものを入力するようにしましょう！
テストをクリアしたら「保存する」をクリックしてトリガー設定は完了です。
2.kintoneの設定
続いて「レコード情報を取得」の設定に移ります。
最初のページではkintoneのアカウント情報の確認だけをして「次へ」をクリックします。
次のページではkintone上で情報を取得するページの設定を行います。
指示に従ってサブドメイン名を入力します。
アプリID・レコードIDはアウトプットが反映されているのでこのままで問題ありません。
サブドメインが入力出来たら「テスト」をクリックしてください。
テストがうまくいくとアウトプットが反映されています。
ここまで確認出来たら「保存する」でkintoneの設定は完了です。
3.Outlookの設定
最後に「メールを送る」の設定です。
最初のページでは、Outlookのアカウント情報とメールの文面の設定が出てきます。
kintoneの設定で取得したアウトプットがメール内容に反映されています。
件名や本文は、必要に応じてこちらのページで変更しておきましょう。
また、CCやBCCもここで設定ができます。
例えば、相手にメールを送ったら念のため自分に確認のためメールが欲しいといった場合は、ここで自身のメールアドレスを手入力しておきましょう。
メールの設定が完了したら保存をして、次のページでメールのテスト送信をします。
無事メールが届けばすべての設定が終了です！
ステップ4：トリガーをONにして動作チェック
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
フローを動かした後に、kintoneのレコード詳細ページへ行き拡張機能をクリックしてみると１クリックでメールが送れるようになっています。
これで、その都度宛先や本文を作成することなく素早くメールを送ることができるようになりました！
Outlookの情報をkintoneに連携したい場合
今回はkintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローをご紹介しましたが、逆にOutlookの情報をkintoneに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
Outlookに届いたお問い合わせメールの内容を自動的にkintoneに登録するフローです。
問い合わせ情報を一元管理し、対応の抜け漏れを防ぎながら、スムーズな顧客対応を実現できます。
■概要 「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」フローは情報管理の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。 また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されると、自動的にkintoneにレコードを追加するフローです。
スケジュールと業務データを連携させることで、予定の管理を効率化し、チーム内でのスムーズな情報共有が見込めます。
■概要 Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。 Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。 ■注意事項 ・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
kintoneを使った自動化例
kintoneの会議情報に基づいて会議を作成したり、参加者リストをチームに共有したりできます。
他のスケジュール管理ツールやCRMとの連携も可能です！
■概要 「kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、タスク管理の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット kintoneとNotionを連携させることで、タスクをスムーズに管理できるようになります。 また、手動で入力する必要がなくなるため、時間と労力を削減でき、他の重要な業務に集中することができます。 ■概要 kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローです。 1.kintoneを日常的に利用している部署 ・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方 ・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方 ・kintoneの特定アプリへのコメント追加を起点にGoogle Chatで通知を受け取りたい方 2.チームリーダー・マネージャー ・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方 ・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方 ・Google Chatで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方 kintoneは業務効率化に役立つツールです。 このフローを活用することで、kintoneにコメントが投稿されると自動的にGoogle Chatへ通知され、プロジェクトメンバーはリアルタイムでコメントを確認することができ迅速な対応が可能になります。 ■注意事項 ・kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 ■概要 kintoneで顧客管理をしていても、個別のメール連絡やその後の対応履歴の入力は手作業になっていませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、送信先の間違いや履歴の記録漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneの画面上での操作をきっかけにGmailでのメール送信からkintoneへの送信履歴の記録までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.イベント等の申込書管理や運営を任されている方 ・イベントプランナーやプロデューサー ・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者 2.大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者 ・人事部の採用担当者や事務職員 ・採用の代行を行う企業のご担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・kintoneの登録内容から自動でミーティング作成やメール送付を行うので、手作業の手間を省き、ミスを減らすことで業務効率を向上させることができます。 ■注意事項 ・kintone、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
情報が自動で反映されるためデータ入力作業の負担が軽減されます。
これにより、タスクの見落としが少なくなり、効率的な作業が実現します。
特に、プロジェクト管理をしているチームにとっては、メンバー間のタスク共有が容易になるため、連携が強化されます。
さらに、データの自動同期により、間違いが減り、正確な情報が共有されるため、全体の業務効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
しかしコメントが投稿されるたびにGoogle Chatを手動でチェックするのは、情報の見落としや対応の遅れに繋がりかねません。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストを、都度kintoneへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkintoneへのレコード追加が自動で実行されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
Outlookを使った自動化例
メールの受信内容を自動で分類・フォルダ振り分けしたり、特定の条件でリマインドを送信できます。
他のカレンダーアプリやタスク管理ツールとの連携も可能です。
■概要 お客様からのお問い合わせやシステムからのアラートなど、特定のメールへの迅速な対応はビジネスにおいて重要ですが、都度Slackに手動で転記・共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 「Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する」フローは、メール管理の効率化とデータ整理を実現する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.複数のカレンダーを管理する必要がある方 2.手動での予定入力や同期を減らし、自動化したいと考えている方 3.OutlookとGoogleカレンダーを日常的に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット ・予定の重複や見落としを防ぎ、スケジュール管理が効率化されます。 ・異なるデバイスやアプリケーションを使用している場合でも、一貫したユーザーエクスペリエンスを提供することができます。 ※例:職場ではOutlookを使用し、個人の予定はGoogleカレンダーを使用している場合でも、両方のカレンダーが同期されるため、予定の管理が簡単になります。
■概要毎月の月末に発生する定例のメール連絡やリマインド業務は、忘れてはいけない重要なタスクでありながら、手間がかかる作業ではないでしょうか。毎回同じ内容のメールを作成・送信する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュール、例えば毎月の月末に自動でOutlookからメールを送信することが可能になります。定型的な連絡業務を自動化し、連絡漏れの防止と業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でSlackに通知することが可能になり、情報共有の迅速化と工数削減を実現します。
まとめ
kintoneとOutlookの連携により、手作業による通知から解放され、データの共有が容易になるでしょう。
これにより、チーム間の連携が強化され、スムーズにコミュニケーションが取れるようになるはずです！
日々の業務を自動化に任せることで、対応スピードの向上やヒューマンエラー防止にも役立ちそうですね。
また、Outlookからkintoneへの連携フローも活用すれば、スケジュール管理や問い合わせ対応もよりスムーズです。
Yoomを活用した自動化は、ご覧いただいたようにプログラミング不要で誰でも簡単に設定できます。
「業務を効率化したい！」「実際に自動化の設定をしてみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
自動化を導入して業務をもっとスマートに行いませんか？
Q：特定の条件を満たした時だけ通知できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたタスクでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：この連携はYoomの無料プランでできますか？
A：
今回ご紹介したkintoneとOutlookの連携は、Yoomのフリープランで利用できます。ですが、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、利用プランをご確認ください。
Q：連携がエラーになった場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
