kintoneからOutlookへの情報連携で業務を効率化！

ステップ2:kintoneにレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「＋新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧から「kintone」を選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「レコードが登録されたら」とします。）

　・kintoneと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。

　・トリガーアクション：「レコードが登録されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。

　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて、任意の時間を設定してください。（トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できますが、プランによって最短の起動間隔が異なります）

　・サブドメイン名：kintoneのURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。

　・アプリID：kintoneのURL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。対象となるアプリのものを入力してください。

10.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

　※レコードを追加しない状態でテストするとエラーが表示されます。

　　kintoneでテスト用のレコードを追加してから、テストを進めてください。

　※メールで通知したい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。

　　必要な項目があれば、「取得する値を追加」をクリックして追加してください。

　　また、項目名が重複するとエラーになるため、適切に修正してください。

　　（内容がわかりやすい項目名にすることをおすすめします。）

ステップ3:Outlookでメールを送信するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプは「メールを送る」を選択します。

13.アプリ一覧から「Outlook」を選択します。

14.メールの設定をします。

　・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールを送る」）

　・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。

　・メール内容：任意の内容を入力してください。

　※補足）To・件名・本文は必須です。

　※補足）本文にはkintoneで取得した情報もアウトプットとして引用できます。下図はアウトプットを利用した記入例です。　　

15.「次へ」をクリックします。

16.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

最後に保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「kintoneにレコードが追加されたら、Outlookにメールを送信する」フローの完成となります。

kintoneやOutlookを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

kintoneとOutlookを連携した自動化例

フォームに回答があったら、kintoneへレコードを追加し、Outlookでメールを送信したり、kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信したりする連携も可能です。
また、Outlookに届いたメッセージをkintoneに追加することも可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する

kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

Outlookを活用した自動化例

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

ワークフローで申請が承認されたらOutlookに通知する

ジョブカン経費精算・ワークフローやGaroonなどで申請が承認されたらOutlookへメールを自動で通知します。

kintoneとOutlookを連携するメリットと利用シーン

1. 社内情報のスムーズな共有と確認ミスの大幅削減‍

kintoneに新規レコードが追加された際、Outlookに自動でメール通知を行うことで、情報の行き渡りを即座に可能にします。たとえば、人事部門が新入社員のデータを登録すると、関連する各部署へ必要な情報が漏れなく届きます。これにより、社内の関係者が同時に必要情報を確認でき、確認の手間や記載漏れを未然に防げるでしょう。

特に、複数部署を横断して対応するプロジェクトなどでは、大きな効果が期待できます。タイムリーな確認が可能になることで、準備のスピードも上がり、情報共有の質も向上につながるでしょう。

2. 申請・承認フローの効率化と業務スピードの劇的向上‍

kintoneでのステータスが「承認待ち」に切り替わると同時に、Outlookで自動的に承認依頼メールを送信する設定を導入することで、申請や承認が効率よく進められます。この仕組みにより、承認者はOutlookからの通知を確認するだけで対応が可能となり、対応漏れや承認遅延が減少します。

特にプロジェクトの進行管理では、効率が一層高まり、関係者間での調整もスムーズになることが期待できます。作業の優先順位付けを正確に行えるため、業務全体の流れが迅速になり、ビジネスへの貢献度も増加も図れるでしょう。

3. 外部ツール連携による業務負担の大幅軽減とデータの正確性向上‍

外部のアンケートフォームやWebフォームで得た回答データをkintoneに自動的に保存し、さらにその内容をOutlookで通知することで、データの重複確認や入力ミスのリスクが低減されます。これにより、情報確認の二度手間が省け、フォームに回答があった瞬間に必要情報が自動で記録されるため、効率的なデータ管理が実現します。

回答の内容をアウトプットとして他の作業に活用しやすくなるため、日常業務の負担軽減に貢献します。管理負担を減らしつつ、情報漏れを防ぎ、業務の精度も向上が期待できます。

まとめ

さて、今回は、kintoneとOutlookについて、連携するメリット、連携することで可能になる業務自動化の例、Yoomを用いた連携の設定方法をご紹介しました。

kintoneとOutlookの連携によって業務の効率化や自動化が可能となり、情報管理に関する様々な業務が正確かつ迅速に進められます。

ご紹介した以外にも連携フローのテンプレートはたくさんありますので、ぜひ、他のアプリも含めて活用してみてください。

また、kintoneとOutlookの間では、今回ご紹介したのとは反対に、Outlookからkintoneへ情報を連携させて自動化できる業務も数多くあります。
タスクやスケジュール管理の効率化が可能になるため、こちらもおすすめです！