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会議が終わった後、録音データやメモを前にして「これからこの内容をまとめなければならないのか……」とため息をついた経験はありませんか？
1時間の会議の議事録を作るために、さらに1時間以上の時間を費やしてしまうのは、多くのビジネスパーソンが抱える共通の悩みです。
こうした議事録作成の重労働を変えてくれるのが、ChatGPTのカスタマイズ機能である「GPTs」です。自分専用のAIアシスタントを構築することで、文字起こしデータから理想的な議事録をスムーズに生成できるようになります。
GPTsとは、特定の目的にあわせてChatGPTをカスタマイズできる機能です。
通常のChatGPTでも要約は可能ですが、毎回「このフォーマットで、この項目を重点的にまとめて」と指示を送るのは手間がかかります。
GPTsでは、以下の2つを事前に設定しておくことで、理想の回答が得られるようになります。
「あなたは議事録作成の専門家です」といった役割や、「決定事項とアクションアイテムを必ず表形式で出力する」といったルールを定義します。
自社で使っている議事録のテンプレートや、社内特有の用語集をファイルとして読み込ませておきます。これにより、会社独自の「型」に沿った議事録が出力されます。
GPTsを使って議事録を作成しても、その内容をコピーしてSlackに貼り付けたり、Notionのデータベースに保存したりといった付随する作業は依然として残ります。
しかし、Yoomを活用すれば、AIが生成した議事録をそのまま社内チャネルへ自動配送したり、決定事項をタスク管理ツールに登録したりすることが可能です。
「議事録を作る」という工程から「関係者に共有し、タスクとして管理する」という一連の流れを、人間が手を動かすことなく完結できます。
■概要
Zoomでのオンライン会議後、議事録の作成や参加者への共有に手間がかかっていませんか？重要な業務でありながら、文字起こしや要約、メール作成といった一連の作業は時間がかかり、コア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、ChatGPTが議事録を自動で作成し、参加者へメール送信までを行うため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
会議の議事録を作成した後、内容の整理や要約に手間を感じていませんか。
後から見返しやすいように手作業でまとめるのは時間がかかる作業であり、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すると、Google スプレッドシートに議事録の内容を追加するだけで、ChatGPTが自動で要点を整理・要約し、該当の行を更新します。
議事録管理の工数を削減し、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
データベースに追加された議事録を、ChatGPTを使用してその内容を要約し、指定のSlackチャンネルに通知します。
■設定方法
1. YoomとChatGPT、Slackを連携してください。（マイアプリ連携）
2. データベースのトリガーを「レコードを選択して起動」とし、対象のデータベースやテーブルを設定してください。
3. ChatGPTのオペレーションで、連携アカウントや要約の設定を行ってください。
4. Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、連携アカウントや通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・ChatGPT、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・要約の方法やSlack通知の内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
まず、GPTsの作成画面で「指示（Instructions）」を記述します。ここでは、「会議の議題」「決定事項」「次回までのアクションアイテム（担当者・期限）」を明確に区分するよう指定するのがポイントです。
次に、過去に作成した「理想的な議事録」のサンプルをKnowledgeにアップロードしてください。AIはこのサンプルを参考に、文章のトーンや情報の粒度を調整してくれます。
また、会議中に頻出する「えー」「あのー」といったフィラーを自動でカットする指示を加えておくと、より読みやすい議事録に仕上がります。
1. GPTsの作成画面を開く
右上の「＋作成する」→「構成」の順にクリックします。
2. 基本情報の入力
以下の項目を入力してください。
3. 指示を入力
以下の項目も入力します。
4. 知識のアップロード
過去に作成した議事録のサンプル（PDFなど）をアップロードしましょう。
5. 推奨モデルの選択
プルダウンから任意のモデルを選択します。
4つの機能から、必要なものを選択します。
7. アクションを入力
外部のAPIと連携する場合は「新しいアクションを作成する」からアクションを追加してください。
8. GPTsを保存する
画面右上の「作成する」をクリックし、共有範囲を選択します。
最後に「保存する」をクリックしてください。
※検証に使用したモデルはともにGPT 5.2 Thinkingです。
出力結果：GPTs（左） / ChatGPT（右）
