GPTsで議事録作成を効率化！自分専用AIアシスタントの作り方と活用術

会議が終わった後、録音データやメモを前にして「これからこの内容をまとめなければならないのか……」とため息をついた経験はありませんか？

1時間の会議の議事録を作るために、さらに1時間以上の時間を費やしてしまうのは、多くのビジネスパーソンが抱える共通の悩みです。

こうした議事録作成の重労働を変えてくれるのが、ChatGPTのカスタマイズ機能である「GPTs」です。自分専用のAIアシスタントを構築することで、文字起こしデータから理想的な議事録をスムーズに生成できるようになります。

🤖議事録作成に特化した「GPTs」とは

GPTsとは、特定の目的にあわせてChatGPTをカスタマイズできる機能です。

通常のChatGPTでも要約は可能ですが、毎回「このフォーマットで、この項目を重点的にまとめて」と指示を送るのは手間がかかります。

GPTsでは、以下の2つを事前に設定しておくことで、理想の回答が得られるようになります。

• 指示（Instructions）

「あなたは議事録作成の専門家です」といった役割や、「決定事項とアクションアイテムを必ず表形式で出力する」といったルールを定義します。

• 知識（Knowledge）

自社で使っている議事録のテンプレートや、社内特有の用語集をファイルとして読み込ませておきます。これにより、会社独自の「型」に沿った議事録が出力されます。

💡Yoomは議事録の作成から社内共有までを自動化できます

👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

GPTsを使って議事録を作成しても、その内容をコピーしてSlackに貼り付けたり、Notionのデータベースに保存したりといった付随する作業は依然として残ります。

しかし、Yoomを活用すれば、AIが生成した議事録をそのまま社内チャネルへ自動配送したり、決定事項をタスク管理ツールに登録したりすることが可能です。

「議事録を作る」という工程から「関係者に共有し、タスクとして管理する」という一連の流れを、人間が手を動かすことなく完結できます。

Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する

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■概要
「Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する」フローは、会議の記録作成と共有を自動化する業務ワークフローです。
特に頻繁にミーティングを行うチームや、記録の正確性を重視する組織に最適なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録作成に時間をかけているビジネスパーソン
・会議内容を正確に記録し、チーム全体で共有したいプロジェクトマネージャー
・ChatGPTを活用して業務の効率化を図りたいIT担当者
・議事録の質を向上させ、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理職
・多人数が参加するミーティングで、手動での議事録作成が負担になっているチームリーダー

■注意事項
・Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する

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■概要
このワークフローでは、会議後にGoogle スプレッドシートに入力された議事録を、ChatGPTが自動的に整理・要約して更新します。この自動化により、手間を減らし、質の高い議事録管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで議事録を管理しているビジネスパーソン
・会議後の議事録整理に時間を取られているチームメンバー
・ChatGPTを活用して業務の効率化を図りたい管理者
・議事録の一貫性と精度を高めたい企業の担当者

■注意事項
・Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知

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データベースに追加した議事録の内容をChatGPTで要約してSlackに通知します

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✍️誰でもできる！議事録GPTsの構築ステップ

まず、GPTsの作成画面で「指示（Instructions）」を記述します。ここでは、「会議の議題」「決定事項」「次回までのアクションアイテム（担当者・期限）」を明確に区分するよう指定するのがポイントです。

次に、過去に作成した「理想的な議事録」のサンプルをKnowledgeにアップロードしてください。AIはこのサンプルを参考に、文章のトーンや情報の粒度を調整してくれます。

また、会議中に頻出する「えー」「あのー」といったフィラーを自動でカットする指示を加えておくと、より読みやすい議事録に仕上がります。

GPTsの作り方

1. GPTsの作成画面を開く

右上の「＋作成する」→「構成」の順にクリックします。

2. 基本情報の入力

以下の項目を入力してください。

• アイコン：写真をアップロード
• 名前：GPTsのタイトルを入力
• 説明：GPTsの説明文を入力

  

3. 指示を入力

以下の項目も入力します。

• 指示：プロンプトを入力
• 会話のきっかけ：会話のきっかけとなる文章を入力

  

4. 知識のアップロード

過去に作成した議事録のサンプル（PDFなど）をアップロードしましょう。

5. 推奨モデルの選択

プルダウンから任意のモデルを選択します。

4つの機能から、必要なものを選択します。

7. アクションを入力

外部のAPIと連携する場合は「新しいアクションを作成する」からアクションを追加してください。

8. GPTsを保存する

画面右上の「作成する」をクリックし、共有範囲を選択します。

最後に「保存する」をクリックしてください。

✅【検証】実際にGPTsで議事録を作ってみた

※検証に使用したモデルはともにGPT 5.2 Thinkingです。

検証結果

出力結果：GPTs（左） / ChatGPT（右）

結論からお伝えすると、フォーマットの再現性と情報の整理力においては、GPTsのほうが優れています。

ポイント1. 理想の表形式を出力

通常のChatGPTでは、タスクが担当者ごとのリストとして出力されましたが、GPTsはKnowledgeにアップロードしたサンプルを参考に、最初から「タスク・担当・期限」を整理した表形式で出力しています。

ポイント2. 複雑な条件付き決定事項の言語化

複雑な条件付きの決定事項やテクニカルな合意に対し、通常のChatGPTは箇条書きとしてまとめましたが、GPTsは指示文に従い、「なぜその決定に至ったか」の文脈を維持したまま簡潔に要約できていました。

検証結果のまとめ

通常のChatGPTでも要約としては機能します。しかし、「毎回同じフォーマットで出力させたい」「自社特有のルールを適用したい」という実務のニーズに応えられるのは、やはりGPTsです。

📝精度をさらに高めるための運用テクニック

例えば、会議の冒頭で話された「アジェンダ」を事前に読み込ませておくと、AIは議論の流れをより正確に把握できます。

また、TeamsやZoomの標準機能で出力される、発言者名がついた文字起こしデータを使用することで、「誰がその発言をしたのか」という情報の取り違えを防ぐことが可能です。

もし、出力された内容が少し硬すぎると感じたり、詳細が足りないと思ったりした場合は、その場で「もう少し柔らかい表現にして」「この議題について詳しく教えて」と追加で指示を送ることで、修正案を得られます。

🚩導入前に知っておきたいセキュリティとプランの選び方

議事録には企業の機密情報が含まれるため、セキュリティ面への配慮は欠かせません。

企業で導入する場合は、入力したデータがAIの学習に利用されない設定が標準となっている「Businessプラン」や「Enterpriseプラン」の利用が推奨されます。

また、AIは万能ではないため、最終的な出力結果を人間が確認するフローを社内で共通認識として持っておくことが大切です。

AIはあくまで「下書きの天才」として活用し、人間は「内容の正誤確認」と「意思決定」に集中する。この切り分けができるようになると、チーム全体の生産性が向上します。

⚙️Yoomでできること

👉Yoomの登録はこちら。30秒で簡単に登録できます！

議事録が完成した後の運用こそ、Yoomが最も力を発揮する場面です。

AIによる議事録の生成から、多言語への翻訳、要約までを一つのワークフローで完結させます。

また、作成された議事録を、日付や会議名ごとにGoogleドライブの指定フォルダへ自動で仕分け保存することも可能です。

議事録を単なる「記録」で終わらせず、次のアクションへ確実につなげるための仕組み作りを、Yoomで始めてみませんか。

毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する

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■概要
「毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する」ワークフローは、日々のタスク管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Todoistに登録された当日期限のタスクを自動的に取得し、Slackに通知することで、チーム全体が優先事項を迅速に把握できます。
これにより、手間なくタスクを確認でき、スムーズな業務進行をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Todoistで日々のタスクを管理している方
・Slackを活用してチームと情報共有しているリーダー
・タスクの期限管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・業務の自動化を通じて生産性を向上させたい企業担当者
・毎日のタスク確認に時間をかけたくないビジネスパーソン

■注意事項
・TodoistとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する

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■概要
「Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する」フローは、会議の記録作成と共有を自動化する業務ワークフローです。
特に頻繁にミーティングを行うチームや、記録の正確性を重視する組織に最適なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録作成に時間をかけているビジネスパーソン
・会議内容を正確に記録し、チーム全体で共有したいプロジェクトマネージャー
・ChatGPTを活用して業務の効率化を図りたいIT担当者
・議事録の質を向上させ、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理職
・多人数が参加するミーティングで、手動での議事録作成が負担になっているチームリーダー

■注意事項
・Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名に基づいて自動的にBoxのフォルダに仕分けを行う

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■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードし、Boxの適切なフォルダへ仕分ける作業は手間がかかる上に、格納ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxの指定フォルダへ自動で仕分けすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルの管理やBoxへの自動仕分けを実現したいと考えている方
・手作業によるファイルのダウンロードやフォルダへの格納作業を効率化したい
・経理・総務担当者の方
・Boxを活用したファイル管理の属人化を防ぎ、業務を標準化したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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出典：

GPT ｜OpenAI ｜GPT-5.2