■概要

Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードし、Boxの適切なフォルダへ仕分ける作業は手間がかかる上に、格納ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをBoxの指定フォルダへ自動で仕分けすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルの管理やBoxへの自動仕分けを実現したいと考えている方
• 手作業によるファイルのダウンロードやフォルダへの格納作業を効率化したい経理・総務担当者の方
• Boxを活用したファイル管理の属人化を防ぎ、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの添付ファイル受信からBoxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル仕分けの時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、添付ファイルを取得します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名から後続の進行先切り替え機能で用いる分類名を生成します。
4. 次に、進行先切り替え機能を設定し、生成されたフォルダ名などの情報に応じて後続の処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐した条件に合致するフォルダにファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• AI機能のプロンプトは自由にカスタマイズでき、定型文の挿入やファイル名などの前段で取得した情報を変数として設定し、任意の項目を生成できます。
• 進行先切り替え機能では、前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを切り替えるための条件を任意で設定可能です。
• Boxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダなどを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924