GPTs ナレッジで業務効率化！独自データを活用する業務改善事例10選

ChatGPTの進化により、多くの企業が生成AIの業務利用を進めています。特に、注目されているのが、GPTsの「Knowledge（ナレッジ）」機能です。

「社内の独自ルールに基づいた回答が欲しい」

「マニュアルが多すぎて、必要な情報を探すのに時間がかかる」

こうした悩みを抱えるDX推進担当者にとって、GPTsのナレッジ機能は強力な解決策となります。

そこで本記事では、GPTsナレッジの仕組みとメリット・デメリット、具体的な活用事例をまとめました。この記事を読めば、実務で成果を出すための「自分専用ChatGPT」の作り方がわかります。

✍️ChatGPTについて

本記事の想定読者

• 社内問い合わせ対応や情報検索の工数を削減し、チームの生産性を上げたいDX推進担当者の方
• 特定の業務ルールやマニュアルに基づいた、精度の高い回答をChatGPTにさせたい方
• GPTsを作成したことはあるが、情報の更新作業が面倒で運用が止まってしまった方

GPTs ナレッジとは

GPTsは、特定の目的に合わせてChatGPTをカスタマイズできる機能です。その中核となるKnowledge（ナレッジ）機能は、PDFやExcelなどのファイルをアップロードすることで、ChatGPTが本来持っていない独自の知識を学習・参照させる仕組みです。

これは、RAG（Retrieval Augmented Generation：検索拡張生成）と呼ばれる技術と類似しています。

通常、ChatGPTはインターネット上の一般的な情報しか知りませんが、ナレッジ機能を使えば外付けハードディスクのように社内データを接続でき、その内容に基づいて回答できるようになります。

GPTs ナレッジ活用における3つのポイント

これから紹介する活用事例を見るうえで、以下の基準を意識してください。

• 独自データの必要性

一般的な回答ではなく、自社固有の情報（規定、過去事例など）が必要な業務か。

• 更新頻度

参照するデータは頻繁に変わるか。ナレッジは手動更新が基本のため、頻繁な更新が必要な場合は運用負荷を考慮する必要があります。

• セキュリティ範囲

アップロードするデータは機密情報か。学習への利用設定やプロンプトインジェクションのリスクを理解したうえで扱う必要があります。

⭐YoomはChatGPTと連携できます！

 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

ハイパーオートメーションツール「Yoom」とChatGPTを連携し、様々な業務を自動化できます。たとえば問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成してGmailで返信するなど、ツール間をまたいだ業務自動化が可能です。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方

■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）‍
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

定期的にChatGPTで特定ジャンルのレポート内容を生成し、Microsoft Excelに追加する

試してみる

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■概要
定期的にChatGPTで特定ジャンルのレポート内容を生成し、Microsoft Excelに追加するワークフローは、レポート作成の自動化を実現する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や報告書作成の手間を軽減し、効率的な業務運営をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的なレポート作成に多くの時間を費やしているビジネスアナリストやマネージャーの方
・特定ジャンルのデータ分析や報告を効率化したい担当者の方
・Microsoft ExcelとChatGPTを連携させて業務の自動化を図りたい企業のIT担当者
・手動でのデータ入力によるミスを減らし、レポートの品質を向上させたい方

■注意事項
・ChatGPT、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

💻【目的別】おすすめGPTsナレッジ活用カテゴリ一覧

GPTsナレッジを活用することで効果を発揮する業務カテゴリをまとめました。

✅【目的別】おすすめGPTsナレッジ活用事例10選

ここからは、実際に現場で役立つGPTsの活用事例を紹介します。これらを参考に、自社独自のGPTsを作成してみてください。

社内情報検索・FAQ

1. 社内規定・就業規則回答ボット

「住宅手当の条件は？」などの質問に即答してくれるAI総務担当

🗣️主な特徴

• 就業規則や経費精算規定のPDFをナレッジとして登録
• 該当する条文を引用しながら回答
• 申請に必要な書類のリンクも案内可能

🗣️ここがポイント

PDFをアップロードするだけで、何ページにもわたる規定集から該当箇所を見つけてもらえます。ただし、規定改定時のファイル差し替え忘れには注意が必要です。

🗣️こんな人におすすめ

バックオフィス業務の負担を減らしたい方、従業員からの同じような質問に疲弊している方

2. 製品・サービスマニュアル検索くん