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Talentioは採用管理を一元化できるツールですが、全体で共有しやすいGoogle スプレッドシートでも候補者情報を管理していることもあるかと思います。
その際、発生する入力作業が手間だと感じることはありませんか？
この記事では、TalentioとGoogle スプレッドシートを連携し、候補者情報を自動で入力する方法をご紹介します。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomを活用してフローボットを作成できますので、ぜひ参考にしてみてください。
TalentioとGoogle スプレッドシートを連携することで、入力作業を軽減させることが可能になります。
例えば、応募者の情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していると、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーが起きることが考えられます。
また、応募者が多数登録された時は、都度入力する手間が発生しますよね。
そのような入力作業を自動化することで、採用担当者は事務作業を短縮し、面接など、より重要な業務に時間を割くことができるでしょう。
Google スプレッドシートで情報を共有していた場合、連携しているとすぐに候補者情報が追加されるので、常にフレッシュで正しい情報を確認することができます。
自動化によって、Google スプレッドシートに追加するタイミングの差をなくし、最新の情報を取得できるので、チーム全体で素早いコミュニケーションを取ることが期待できそうです。
その結果、応募者へのスピーディーな対応が可能となり、採用機会の損失を防げるでしょう。
[Yoomとは]
ここからは「Talentioで応募があったらGoogle スプレッドシートに追加する」というフローボットの作成方法をご紹介します。
簡単操作で設定できるので、画面を見ながら一緒にチャレンジしてみてください！
こちらをクリックして、今回使用するテンプレートをコピーしましょう。
リンクをクリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面を下にスクロールして、「このテンプレートを試してみる」という画面をクリックしましょう！
テンプレートがコピーされましたというポップアップが表示されたら、コピー完了です。
ステップ1:マイアプリ登録
フローボットを設定する前に、マイアプリ登録を行いましょう！
フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。
TalentioとYoomを連携
上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Talentioを選択しましょう。
アカウント名とアクセストークンを設定しましょう。
Google スプレッドシートとYoomを連携
上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Google スプレッドシートを選択しましょう。
・YoomとGoogle スプレッドシートを連携しますの画面で、画面下に表示されている「Sign in with Google」をクリックします。
・アカウント選択の画面で、連携したいアカウントを選びます。
・次画面のYoomにログインで「次へ」をクリックします。
・Yoom が Googleアカウントへのアクセスを求めていますの画面では「続行」を選択してください。
以上でマイアプリ登録が完了しました！
早速、「新たに候補者から応募が発生したら」をクリックして設定を進めましょう。
・こちらの画面は設定が済んでいますので、このまま「次へ」をクリックしましょう。
・トリガーの起動時間は、プランによって設定できる時間が異なります。
・トリガーとなるイベント（新たに候補者の応募）を登録して、テストをしましょう。
・テストが成功したら、アウトプットとしてTalentioの情報を取得できました。
次に、「レコードを追加する」をクリックして設定しましょう！
・こちらは設定が済んでいますので、このままでOKです！
・スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力し、次へをクリックしましょう。
・Google スプレッドシートの項目に、Talentioの情報を添付画像のようにアウトプットから選択します。
・入力が完了したら、テストし、Google スプレッドシートに情報が追加できていれば保存しましょう。
保存をすると、全ての設定が完了しました！というポップアップが表示されるので、「トリガーON」をクリックします。
これでフローボットが完成しました！
Yoomには、TalentioとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例が多くありますので、いくつかご紹介します。
1.Talentioで候補者が登録されたら、Google スプレッドシートに自動で追加できるテンプレートです。
候補者の登録を自動化すれば、入力作業の手間を省けます。
2.データベースをMicrosoft Excelに変更すると、今回と同様のフローを簡単に作成できます。
アプリを変更するだけで、さまざまなテンプレートが作成できるのが、Yoomの利点ですね！
■概要
Talentioで応募があったらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Talentioを利用する採用担当者
・Talentioで受け付けた応募情報をMicrosoft Excelで一覧化・分析したい方
・応募情報をTalentioとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の応募情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Microsoft Excelを活用する人事担当者
・Talentioの応募情報をMicrosoft Excelに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・応募データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Talentioは採用管理を効率化するツールですが応募があった際にMicrosoft Excelのデータベースに手動で情報を入力するのは、時間と手間がかかり非効率的で入力ミスや情報の漏れが発生する可能性があります。
このフローを導入することにより、Talentioで応募があったら自動的にMicrosoft Excelのデータベースに必要な情報が追加されます。これにより採用担当者は手作業での入力作業から解放されて選考や面接などのより重要な業務に集中できます。またデータ入力のミスや情報の漏れを防いで正確な採用管理を実現することができます。
■注意事項
・Talentio、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Talentioで候補者が登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Excelを活用する人事担当者
・Talentioの応募情報をMicrosoft Excelに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・応募データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
2.Talentioの応募情報に基づいて業務を行う担当者
・Talentioの応募情報が追加されたら自動的にMicrosoft Excelのデータベースに反映させたい方
・Microsoft Excel上で応募情報をフィルタリングしたり、並べ替えなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Talentioは採用管理を効率化する優れたツールですが、候補者が登録されるたびにMicrosoft Excelのデータベースに手動で情報を入力するのは、採用担当者にとって大きな負担となってしまい入力ミスや情報漏洩のリスクも伴います。
このフローを導入すれば、Talentioで候補者が登録された瞬間に、Microsoft Excelのデータベースに必要な情報が自動的に追加され、採用担当者は手作業での入力作業を行うことなく候補者とのコミュニケーションや面接調整など、より重要な業務に集中することができます。またデータ入力のミスや情報の漏れを防いで正確かつ効率的な採用管理を行うことも可能となります。
■注意事項
・Talentio、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Google スプレッドシートに従業員情報を追加したら、HRMOSに自動的に登録されます。
入力作業を自動で行えるので、人事管理に関する事務作業が効率化できそうです。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOSに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.HRMOSを活用し、人事管理を行う企業
・採用活動で使用している人事部担当者
・自社の従業員情報を管理している総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはファイルの添付が可能なため、従業員のあらゆる情報を管理するのに有効的です。
しかし、Google スプレッドシートへ登録された情報のHRMOSへの再入力は、人材の有効活用を妨げる可能性があります。
チームのパフォーマンス効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートへ登録された従業員情報を基にして、HRMOSへの登録を完了するため、手作業の時間を短縮します。
また引用した内容を使用するため、ヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
TalentioとGoogle スプレッドシートを連携すれば、入力作業が軽減され、情報共有が容易になります。
また、事務作業が軽減することで、他の重要な業務に時間を使え、業務の生産性向上も期待できます。
Yoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携でき、フローボットが作成できます。
今回ご紹介した以外にも、多数のテンプレートをご用意しています。
TalentioとGoogle スプレッドシートを連携して、入力作業を自動化してみませんか？
Yoomのアカウント発行はこちらから。
