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Talentioは候補者情報を効率的に管理できるツールとして有名で、利用している企業も多いのではないでしょうか。そんなTalentioとGoogle スプレッドシートを連携することで、データ共有や管理の効率化が期待できます。
この記事では、TalentioとGoogle スプレッドシートの連携メリットに加えて、ノーコードツールYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きでご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください。
TalentioとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
メリット1: 手動入力の削減とヒューマンエラーの防止
採用において、候補者情報をTalentioからGoogle スプレッドシートへ手動で転記する作業は時間がかかり、その過程で転記ミスが発生するリスクを伴います。しかし、TalentioとGoogle スプレッドシートを連携することで、この手動の工程が自動化され、作業負担が大幅に軽減されます。候補者がTalentioに登録された際、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報が反映されるため、採用担当者はデータ入力に時間を割く必要がありません。採用プロセス全体が迅速化され、他の重要な業務に集中できる環境が整います。
また、手動での入力作業には、誤字脱字や重複したデータの入力、情報の見落としといったヒューマンエラーのリスクがつきものです。自動化されたシステムにより、エラーを未然に防ぎ、正確なデータ管理が可能です。候補者の情報が正確に記録されることで採用の進捗状況をスムーズに把握し、意思決定も迅速になります。ミスが発生する度に修正する手間も削減されるので、全体のパフォーマンスの向上が期待できそうです。
メリット2: スムーズな情報共有
TalentioとGoogle スプレッドシートの連携は、採用チーム内での情報共有をスムーズにできます。Talentioに候補者が登録された際、Google スプレッドシートにすぐに反映されるように設定しておくことで、メンバー全員が最新の情報を手に入れることができるでしょう。チーム内での意思決定やコミュニケーションがスムーズになり、採用プロセスの効率化が期待できます。
さらに、Google スプレッドシートは複数のユーザーが同時にアクセスし、編集することが可能です。そのため、リモートワークや多拠点で活動するチームでも、最新のデータを共有しながら共同作業が行える点は大きなメリットと言えるでしょう。
情報の共有が迅速かつ正確に行われることで、採用担当者間のコミュニケーションギャップが解消され、業務の滞りを抑えることができそうです。候補者に対するレスポンスが早まれば、採用活動全体のスピードアップに期待ができるでしょう。
[Yoomとは]
TalentioとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
①マイアプリ連携
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。
画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Talentio」「Google スプレッドシート」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
②既存のテンプレートをコピーする
上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！
以下のようなポップアップが表示されたら成功しています。
それでは、実際に設定を進めていきましょう！
③トリガーの設定
まずは「新たに候補者が登録されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。
そうすると、以下のような画面に遷移します。
まずはトリガーの起動間隔を設定しましょう。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
下にスクロールするとアウトプットが表示されています。
連携アプリ側の設定で使用可能ですが、ここでは設定しないのでスルーしてOKです。
「保存する」を押して最初の画面に戻りましょう。
④連携アプリの設定
次に「レコードを追加する」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」を押して設定を進めていきましょう。
下にスクロールしていくと、
「データベースの連携」という項目が出てくるので、入力欄下部の補足を参考にしながら入力してください。
入力完了後は「次へ」を押して設定を進めます。
取得したいレコードの条件部分を設定します。
入力欄をクリックすると、Talentioのアウトプットが使用できるので該当のアウトプットを設定しましょう。
下にスクロールして、任意で詳細設定を設定してください。
※エラーやインターバルの設定が可能です。
「保存する」を押すと以下のポップアップが出てきます。
「トリガーをON」を押して、最初の画面上部のトリガーが画像のようになっていたらOKです！
これで「Talentioで候補者が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」の設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！
その他のTalentioとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例
他にもTalentioとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
①Talentioで応募があったらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。Googleスプレッドシートに情報を自動反映しておけば、応募データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりできそうです。
②Google スプレッドシートで行が追加されたらfreee人事労務で従業員を登録するフローです。採用後の従業員登録を自動化できそうです。
まとめ
この記事では、TalentioとGoogle スプレッドシートを連携して、候補者情報の自動反映を行う方法をご紹介しました。Talentioに新しく候補者が登録されると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに反映されるため、手動でのデータ入力が不要となり、作業の効率化が期待できます。Yoomを使用すれば、ノーコードでアプリ連携が簡単にできるため、専門的な知識がなくても安心して利用できます。この記事を参考に、TalentioとGoogle スプレッドシートの連携にチャレンジしてみてください！
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