Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法

顧客やプロジェクトごとにフォルダを手動で作成している場合、件数が多ければ多いほど負担も大きくなりがちです。
そこで今回は、Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携し、Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信された際に、Google Driveにフォルダを作成する自動化をご紹介します。
この自動化を導入すれば、メッセージを基にフォルダを作成できるため、スムーズにデータ管理ができるでしょう。
さらに、異なる部門間でのデータ共有が容易になり、円滑にコミュニケーションが取れるようになるかもしれません。

こんな方におすすめ

Microsoft TeamsとGoogle Driveを活用して、フォルダ作成を自動化したい方
顧客やプロジェクトごとにフォルダを整理したい方
部門間のデータの共有をスムーズに行いたい方

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Microsoft TeamsとGoogle Driveの連携フローの作り方

Microsoft Teamsの特定のメッセージ受信をAPIで受け取り、Google DriveのAPIを介してフォルダを作成することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Microsoft TeamsとGoogle Driveをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるMicrosoft Teamsのトリガー設定とその後に続くGoogle Driveのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Microsoft TeamsとGoogle Driveの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Microsoft TeamsとGoogle Driveをマイアプリ登録

Microsoft TeamsとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になるでしょう。

まず、Microsoft Teamsのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下のアプリ一覧からMicrosoft Teamsを探すか、検索欄を活用してください。

以下の画面が表示されるので、Microsoft Teamsにログインしましょう。

次に、Google Driveのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、Google Driveを検索機能で検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインします。

Microsoft TeamsとGoogle Driveがマイアプリに表示されると、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるMicrosoft Teamsのトリガー設定とその後に続くGoogle Driveのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→チャネルにメッセージが送信されたら

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。

次に、「チームID」を設定しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、そこからチームIDを選択してください。
「チャネルID」も同様に設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、特定の語句の有無により分岐する設定を行うので、「分岐｜特定の語句の有無」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは一部有料プランで利用できる機能です。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
今回は、「新規顧客報告」というメッセージを受信した際に、Google Driveでフォルダを自動作成する想定で設定を行います。

「タイトル」→自身で変更可能

分岐対象のアウトプット

「オペレーション」→チャネルにメッセージが送信されたら
「アウトプット」→メッセージ内容

分岐条件

「メッセージ内容」、「値を含む」、「新規顧客報告」

設定できたら、「保存」をクリックしましょう。

次に、Microsoft TeamsのメッセージをAIで抽出する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）

以下の注意事項をご確認ください。

スクロールし、「対象のテキスト」を設定しましょう。
Microsoft Teamsのアウトプットから「メッセージ内容」を選択してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

次に、「抽出したい項目」の設定を行いましょう。
こちらでは、顧客名を抽出する想定で設定を行います。
以下は例ですので、自由に設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Google Driveの設定を行うので、「フォルダを作成する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成する

以下の画面が表示されたら、「フォルダ名」を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットを使用して設定を行えば、フォルダ名が自動的に作成されます。
任意で設定してください。

最後に、「作成先のフォルダID」を設定しましょう。
説明の通りに設定を行ってください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Microsoft TeamsとGoogle Driveの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のMicrosoft TeamsとGoogle Driveを使った自動化の例

他にもMicrosoft TeamsとGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
フォームに送信された注文書や発注書をGoogle Driveにダウンロードし、ファイル名を変換してOneDriveにファイルをアップロードした後にMicrosoft Teamsにメッセージを送信できます。
注文書や発注書をGoogle DriveやOneDriveに保存したい方におすすめの自動化です。

2.Google Driveで画像がアップロードされたら、自動的にGeminiで解析して、その内容をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Google Driveで画像を管理していて画像の確認を手動で行っている方におすすめの自動化です。
Microsoft Teamsに共有することで、メンバーへの情報共有がスムーズになるでしょう。

3.Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動アップロードするフローです。
添付ファイルを手作業でGoogle Driveにアップロードする手間が省けます。
Google Driveに確実に添付ファイルが保存されるため、ファイル紛失を防げます。

Microsoft TeamsとGoogle Driveの連携メリットと具体例

メリット1:プロジェクトや顧客ごとにフォルダを整理できる

プロジェクトや顧客ごとにフォルダを整理できていると、データを確認する際に便利です。
しかし、手作業でフォルダを作成している場合、フォルダの作成ミスや漏れが起こりやすくなります。
そこで、Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携し、特定のメッセージを受信した際に、案件用のフォルダが作成される自動化を活用すれば、その問題を解決できるかもしれません。
たとえば、営業担当者が「契約書」とMicrosoft Teamsにメッセージを投稿すると、自動的にGoogle Driveにフォルダを作成できます。
これにより、プロジェクトや顧客ごとにフォルダを整理できるため、書類探しが容易になるでしょう。

メリット2:フォルダの作成がスムーズになる

カスタマーサポートや営業の現場において、顧客からの問い合わせや商談に応じて、資料を管理することは多くあるでしょう。
しかし、手動によるフォルダ作成は、作成や整理に時間がかかり、重要書類を保管できない可能性があります。
たとえば、Microsoft Teamsに「新規顧客」と送信すると、自動的にGoogle Driveにフォルダが作成されるため、書類の保管やフォルダ作成がスムーズになるはずです。
これにより、必要書類の保管場所が確保されるため、書類紛失のリスクを防げるかもしれません。

メリット3:部門間のデータ共有が容易になる

部門をまたいだデータ共有が必要になるケースがありますが、適切にデータを共有できていないと、業務が滞る可能性があります。
特に、複数の部門が関わる業務では、スピーディーにフォルダを作成する必要があるでしょう。
たとえば、Microsoft Teamsに「プロジェクトA」といったメッセージが届くと、Google Driveにフォルダを自動作成できるため、データ共有がしやすくなります。
これにより、異なる部門間で必要書類がどこに保管されているのかを確認する必要がなくなり、円滑にコミュニケーションが取れるようになるかもしれません。

まとめ

日々の業務の中で発生するフォルダ作成や整理する作業は、手作業による負担が大きくなりがちでヒューマンエラーが起こるリスクもあります。
しかし、Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携し、特定のメッセージを受信した際に、フォルダを作成する自動化を導入すればその問題を解消できるかもしれません。
これにより、プロジェクトや顧客情報ごとにフォルダで管理することが可能になるでしょう。
さらに、部門をまたいだデータ共有が必要な場合もスムーズに共有できるため、コミュニケーションは最小限に抑えられます。

ぜひ、本記事を参考に自動化を導入してみてください。