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「Microsoft Teamsでやり取りした顧客情報を、後でCloseに手入力している…」
「チャットで発生したリード情報をCloseに登録し忘れることがあり、機会損失につながっていないか心配…」
このように、Microsoft TeamsとClose間での手作業による情報連携に、手間やリスクを感じていませんか？日々の業務に追われる中で、こうした単純作業に時間を取られたり、入力ミスや転記漏れが発生したりするのは避けたいものです。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定の投稿内容をトリガーとして、自動的にCloseに新しいリード情報を作成する仕組み</span>を構築できれば、こうした悩みから解放され、営業活動の初動を早め、より重要な顧客対応に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとCloseを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとCloseのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。例えば、Teamsのチャットで発生したリード情報を自動でCloseに登録したり、特定の条件に合致する投稿だけを抽出して連携可能になり、手作業による入力の手間や転記ミスをなくし、営業活動のスピードと精度向上が期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに投稿された内容を検知し、その情報を基にCloseに新しいリードを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Teamsでのコミュニケーションから発生した見込み顧客の情報を、手動で転記する手間なく、かつスムーズにCloseに登録できる</span>ため、リード登録の漏れを防ぎ、迅速な営業アプローチを実現します。
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Microsoft Teamsのチャンネルに投稿された内容の中から、「新規リード」といった特定のキーワードが含まれる投稿のみを判別し、該当するものだけをCloseのリードとして自動作成します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">重要な情報だけをフィルタリングしてCloseに連携できる</span>ため、不要な情報が登録されるのを防ぎ、営業担当者が対応すべきリードを効率的に管理できます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとCloseを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとCloseの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsに投稿された内容をもとに、CloseにLeadを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
検索窓にCloseを入力し表示される候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので必要事項を入力し「追加」をクリックします。
マイアプリにCloseが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Microsoft Teamsでメッセージを受け取ったことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するXXXXのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームID、チャネルIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
設定ができたら連携テストを行います。まずはMicrosoft Teamsの指定したチャネルに、会社名や名前、メールアドレスなど、Closeに連携したい内容を含んだメッセージを送信しましょう。その後テストボタンをクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示され、Microsoft Teamsのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、Closeに自動登録可能です！
Microsoft TeamsのメッセージからCloseに登録するデータを抽出するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。必要に応じて変更を行ってください。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のように、Microsoft Teamsから取得した値より「メッセージ内容」を選択しましょう。
抽出したい項目には以下に入力します。必要に応じて変更することも可能です。
今回はCloseに会社名、名前、メールアドレスを登録したいため、以下のように設定しました。
必要に応じてAIに対しての指示内容を入力することが可能です。
ここでも「テスト」をクリックし、実際にデータの抽出ができているかを確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
Microsoft Teamsのメッセージから抽出した内容を用いてCloseでLeadを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するCloseのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Nameには以下のように取得した値から「会社名」をクリックし入力しましょう。
Contactsの入力を進めます。
Contact Nameは取得した値から「名前」を選択しましょう。
メールアドレスも以下のように入力します。
このように取得した値を入力することで、フローが起動する度に最新のデータでCloseに登録可能となります。
入力ができたら「テスト」をクリックし、実際にLeadが作成できているか確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はMicrosoft TeamsからCloseへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCloseからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。Closeで発生したイベントをトリガーに、Microsoft Teamsに自動で通知を送ることで、チーム内の情報共有をさらに円滑にし、対応漏れを防ぐことができます。
Closeで新しいタスクが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャンネルへ自動で通知します。
この連携により、<span class="mark-yellow">営業担当者がCloseで作成した重要なタスクをチーム全体にリアルタイムで共有できる</span>ため、確認漏れや対応の遅れを防ぎ、スムーズな連携体制を構築できます。
Closeで作成されたタスクの中から、例えば「高優先度」や特定の担当者が割り当てられたタスクなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけをMicrosoft Teamsに通知します。
この連携は、<span class="mark-yellow">特に緊急性の高いタスクや重要な案件に関する情報のみをチームにアラートする</span>のに役立ち、情報過多を防ぎながら、重要なアクションへの迅速な対応を促します。
Microsoft TeamsやCloseのAPIを活用することで、社内コミュニケーションや営業活動の効率化が可能です。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているため、日々の業務フローをスムーズに進められます。
Microsoft Teamsによる自動化を導入することで、通知業務やタスク共有を効率化できます。例えば、社内の進捗やタスク追加を自動でチャネルに投稿することで、情報伝達の漏れを防げます。
プロジェクト管理や定期的な業務連絡を担うチームに特に有効です！
Closeの自動化を活用することで、営業リードや顧客管理がスムーズになります。例えば、フォームやデータベースで取得した情報を自動でリードに登録し、他ツールと連携させることで、営業活動のスピードと正確性向上が期待できます。
営業チームやインサイドセールス部門にとって効果を発揮するかもしれません！
Microsoft TeamsとCloseの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたTeamsの投稿内容をCloseへ転記する作業の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業チームはリード情報を迅速かつ正確に把握し、機会損失のリスクを低減させながら、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや提案活動に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Teamsの投稿を編集したら、Close側も更新される？
A：編集してもCloseのLeadは変更されません。編集したい場合は、CloseのLeadを直接編集する必要があります。
Q：もっと複雑な条件で顧客を絞り込めますか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたメッセージを受信した場合のみCloseでLeadを作成するような設定を行えます。「分岐機能」についてはこちらをご確認ください。
Q：連携がエラーになった場合、どのように気づけますか？
A：連携がエラーになった場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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