【レビュー依頼中】クラウドサインとMicrosoft Excelをノーコード連携して契約管理を自動化してみた！

事前準備

事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。

Yoomへログイン

登録したアカウントにログインします。

Microsoft Excelのファイル作成

1.OneDriveにログインし、Microsoft Excelファイルを新規作成します。

2.クラウドサインの書類データを登録するために、項目名を入力します。
今回は「書類ID、書類タイトル、メモ、送信日時、締結日時、作成日時、更新日時、添付ファイルIDの一覧、添付ファイル名の一覧」の項目を作成しました。

アプリ連携

1.クラウドサインとMicrosoft Excelのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・クラウドサインは下の画面が表示されるので、こちらを参照しながら連携します。

・Microsoft Excelは下の画面が表示されるので、サインインします。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

フローボットの作成手順

1.テンプレートリンクの「試してみる」をクリックします。

2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。

3.テンプレートがコピーできました。

STEP1　クラウドサインの設定

1.アプリトリガー「書類の締結が完了したら」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、トリガーの起動間隔を設定します。プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

STEP2　Microsoft Excelの設定

1.「データベースを操作する」をクリックします。

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2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルに変更し、実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。
また、以下の設定を行います。

・ファイルの保存場所：OneDriveを選択
・ドライブID：欄をクリックし、Excelファイルが格納されているOneDriveを選択
・ファイル名(任意)：Excelファイル名を入力
・アイテムID：欄をクリックし、Excelファイル名を選択
・シート名：欄をクリックし、任意のシート名を選択
・テーブル範囲：Excelファイルで作成した表のテーブル範囲を入力

次に進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、各項目の欄をクリックしアウトプットを使って、以下の設定を行います。

・書類ID：トリガーから「書類ID」を選択
・書類タイトル：トリガーから「書類タイトル」を選択
・メモ：トリガーから「メモ」を選択
・送信日時：トリガーから「送信日時」を選択
・締結日時：トリガーから「締結日時」を選択
・作成日時：トリガーから「作成日時」を選択
・更新日時：トリガーから「更新日時」を選択
・添付ファイルIDの一覧：トリガーから「添付ファイルIDの一覧」を選択
・添付ファイル名の一覧：トリガーから「添付ファイル名の一覧」を選択

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボット完成です！

設定お疲れ様でした！

まとめ

今回は、クラウドサインとMicrosoft Excelの連携をテーマに、連携する場合のメリットと連携しない場合のデメリット、「クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加」するフローボットの作り方ご紹介しました。

契約の締結や書類の管理を自動化できると、手入力による入力ミスを削減できます。人事等クラウドサイン上で契約業務をしている部署で活躍します。
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