TimeRex・kintone・Slackを連携して、TimeRexで予定が登録されたらkintoneにレコードを追加しSlackに通知する方法

ステップ1：TimeRex・kintone・Slackをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。

【TimeRexのマイアプリ登録】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にTimeRexと入力し、表示された候補から「TimeRex」を選択します。

「アカウント名」→任意で設定してください
「アクセストークン」→yoom

上記のように設定したら、「追加」をクリックしましょう。

【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ設定し、「追加」をクリックしましょう。
※kintoneのマイアプリ登録はこちらをご確認ください。

【Slackのマイアプリ登録】
検索窓にSlackと入力し、表示された候補から「Slack」を選択します。
Yoomの投稿先のチャンネルを選択し、「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにTimeRex・kintone・Slackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：TimeRex「Webhookを受信したら」のトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にTimeRexで予定が登録されたら起動するWebhookの設定を行いましょう。
「Webhookを受信したら」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「TimeRexと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→Webhookを受信したら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、Webhook URLをコピーし、TimeRexで設定を行いましょう。
設定が完了したら実際にカレンダーに予定を登録し、Yoomで「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：kintone「レコードを追加する」、Slack 「Slackに通知する」のアクションを設定

続いてTimeRexで設定したWebhookのタイプが「予定の登録」かそれ以外かで進行先を分けるオペレーションを設定します。
「分岐する」はテンプレートを使用してる場合、特に設定を変更する必要はありませんので、内容の確認を行いましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

「イベントタイプが予定の確定でない場合」をクリックします。

• 分岐対象のアウトプット
  オペレーション：Webhookを受信したら
  アウトプット：Webhookタイプ
• 分岐条件
  Webhookタイプ　値と等しくない　event_confirmed

上記のように設定しています。
アウトプットというのは、トリガーやオペレーションで取得した値を指します。
アウトプットを使用することで、フロー起動ごとの値を変動することができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

内容が確認できたら「保存する」をクリックしましょう。

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続いてkintoneにレコードの登録を行いましょう。
「レコードを追加する」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

連携するデータベースを指定しましょう。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので選択するか、URLから取得し設定しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

今回kintoneのアプリはこのように設定しました。
業務に合わせてご自身で設定してみてくださいね。

Yoomの設定に戻りましょう。
kintoneで設定した項目が自動で取得されます。
各項目にアウトプットを設定していきましょう。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

最後に予定の登録をSlackで通知しましょう。
「Slackに通知」をクリックしたら、下記の設定をします。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定しましょう。

「投稿先のチャンネルID」→候補から選択しましょう

「メッセージ」→任意で設定しましょう

今回は以下のように設定を行いました！
アウトプットを活用し、設定すると起動ごとに内容を変動できますよ。
ぜひ活用してみてください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：TimeRex・kintone・Slackの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

事前に必要な資料を送付する

予定を登録した相手に向けて、必要な資料の送付を自動で完了するのはいかがでしょうか？
例えば、採用面接の予定を登録した相手にあらかじめ資料を送付することで、面接の際にその資料をもとに説明や質問を行うことができます。
アウトプットを使用してメール本文を設定することで、定型メールでも宛名を変動させることができます。
一時対応を自動で行うことで、登録された予定そのものの準備に時間を充てることができますよ。

予定の時間を変換する

TimeRexで登録された予定の開始時刻と終了時刻は以下の形式でアウトプットに登録されます。

2025-02-10T10:00:00+09:00

日付はともかく、見慣れない人が見たら時間を間違えてしまいそうです。
Yoomの機能に時間の形式を変換するオペレーションがあるので、それを活用してわかりやすい形式にしてみましょう。

以下のようにアウトプットを指定して、任意の形式を指定するとアウトプットが指定した形式で取得できます。
今回の場合、<span class="mark-yellow">「予定の開始時刻」と「予定の終了時刻」の2つがあるので、オペレーションはそれぞれ設定が必要</span>です。
ぜひ活用してみてくださいね！

TimeRexを使ったその他の自動化例

他にもTimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.TimeRexで予定が登録されたらSalesforceにリードを追加する

はじめに紹介するのは、Salesforceとの連携フローです。リードの登録を自動で行うことで手入力の手間を省くだけでなく、登録情報の整合性を保つことができるでしょう。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

2.TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する

次に紹介するのは、Zoomとの連携です。普段Zoomを主なミーティングツールとして活用している方は、このフローを活用することにより効率的に会議作成を完了することができるでしょう。

3.TimeRexで予定が登録されたら、MetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する

最後に紹介するのは、MetaコンバージョンAPIとの連携フローです。予定が登録されたタイミングで、コンバージョンイベントの送信を行うことができ、効果的なマーケティング施策が実現できるかもしれません。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

TimeRexとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1：スケジュール管理の一元化による業務効率化

TimeRexで登録された予定をkintoneに自動で登録することで、予定を一元管理でき、チーム内で予定の把握が円滑化できます。これにより、手作業でスケジュールを転記する手間が削減され、登録のミスや漏れも防ぐことにつながります。また、Slackへの自動通知により、チームメンバー全員が登録されたスケジュールを認識できるため、対応漏れが削減できるかもしれません。例えば、営業チームがTimeRexでお客様との打ち合わせを登録した際に、自動でkintoneに記録され、Slackでチームに共有されることで、アシスタントや関係者など関連部署がすぐに対応準備を開始できるでしょう。

メリット2：顧客対応の迅速化と情報共有の強化

商談やサポートの予定がTimeRexに登録された際に、その情報がkintoneに自動反映されることで、顧客対応の準備が円滑化します。さらに、Slackでの通知により、関係者が迅速に情報を把握できるため、対応がスピーディーになるかもしれません。例えば、カスタマーサポートチームがTimeRexでオンライン相談の予約を受けた場合、kintoneに自動で予定の詳細が記録され、Slackでサポート担当者に通知が届くことで、登録された予定に関する資料を準備したり、顧客の過去の対応履歴をスピーディーに確認できるでしょう。十分な準備が行われることで、十分な顧客対応ができ、顧客満足度の向上へとつながるかもしれません。

メリット3：人材採用プロセスの円滑化

人材採用にTimeRexを活用している場合、採用面接のスケジュールがTimeRexで管理され、kintoneに自動登録・Slackに通知されることで、人事担当者が候補者の面接予定を効率的に管理できるようになるでしょう。これにより、担当者のダブルブッキングを防ぎつつ、面接官へのリマインドが自動で行われるため、採用プロセスがスムーズになるかもしれません。例えば、応募者がTimeRexで面接の日時を選択すると、その情報がkintoneに記録され、Slackで面接官に通知されることで、準備がしやすくなり、面接の抜け漏れ防止につながります。

まとめ

TimeRex、kintone、Slackを連携することで、スケジュール管理や情報共有が格段に効率化されるでしょう。手作業の削減により情報登録時のミスを防ぎ、スムーズな通知を実行することで業務進行を円滑にできるかもしれません。自動化によって、予定の期日までに十分な準備を行うことで、チーム全体の生産性や顧客満足度の向上につながることが期待できます。ぜひこの機会にYoomを業務に取り入れてみてはいかがでしょうか？ご自身の業務を自動化することで、多くのメリットを得ることができるかもしれませんよ。