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企業の経理業務では、請求書の処理をタイムリーかつ正確に行うことが求められます。
しかし、手動での確認作業は手間がかかり、確認漏れや対応の遅れが発生することがあるでしょう。
このような悩みの解決策として、Yoomを使用したTOKIUMとMicrosoft Teamsの連携が有効です。
本記事では、TOKIUMで請求書が登録された際に、Microsoft Teamsに自動通知を送る方法をご紹介します。
この自動化により、業務プロセスが効率化され、チーム間の連携も円滑になるでしょう。
画像付きで解説していますので、ぜひ最後までご覧ください!
TOKIUMとMicrosoft Teamsを連携することで、請求書の登録が完了した際に自動で通知が送られるようになります。
これにより、経理担当者は通知の手動通知を省略し、他の重要な業務に集中できるようになります。
複数の請求書が頻繁に登録される場合、通知機能を活用することで請求書の登録漏れのリスクが軽減されるでしょう。
連携により、請求書が登録されると自動的にMicrosoft Teamsのチャネルに通知されるため、チーム全員がMicrosoft Teamsで最新の情報を確認できるようになります。
また、Microsoft Teams内でコメントや確認事項を共有できるため、チーム間のコミュニケーションがとりやすくなります。
結果として、対応の重複や情報の取りこぼしが防止され、チーム全体の生産性向上にもつながるかもしれません。
[Yoomとは]
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
登録が完了したら、「TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・登録完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・登録された請求書の内容に応じてMicrosoft Teamsの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・重要な取引先の請求書登録完了をMicrosoft Teams上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理を効率化して業務の無駄を省くためのツールですが、請求書が登録されるたびにMicrosoft Teamsに手動で通知するのは、時間と労力を消費するだけではなくヒューマンエラーのリスクも伴います。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をきっかけに、Microsoft Teamsへの通知が自動的に行われます。請求書管理業務を効率化して企業全体の生産性向上に貢献するだけでなく、ヒューマンエラーの削減にも繋がるスマートなソリューションです。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずは、使用しているTOKIUMとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続と選択します。
TOKIUMと検索してください。
以下の項目を入力し、追加をクリックします。
続いてMicrosoft Teamsを連携します。
サインイン画面が表示されたら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されていればOKです。
今回は、用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「請求書が登録されたら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように、変更可能です。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
必須項目の設定に入ります。
テスト→テスト成功し、アウトプット欄にTOKIUMの内容が反映されているのを確認して保存します。
※編集ではなく、請求書を新しく登録しないと、テストが実施できません。
続いて「チャネルにメッセージを送る」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションは「チャネルにメッセージを送る」です。
以下の画面で詳細を設定します。
こちらもテストし、成功したら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定を進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・登録完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・登録された請求書の内容に応じてMicrosoft Teamsの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・重要な取引先の請求書登録完了をMicrosoft Teams上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理を効率化して業務の無駄を省くためのツールですが、請求書が登録されるたびにMicrosoft Teamsに手動で通知するのは、時間と労力を消費するだけではなくヒューマンエラーのリスクも伴います。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をきっかけに、Microsoft Teamsへの通知が自動的に行われます。請求書管理業務を効率化して企業全体の生産性向上に貢献するだけでなく、ヒューマンエラーの削減にも繋がるスマートなソリューションです。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
経費が登録されるたびに手動で通知するのは、件数が増えるほど手間がかかります。
この自動化により、経費が登録されると自動でMicrosoft Teamsに通知が届き、担当者は経費登録の確認漏れを防ぐことができます。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請がされたら迅速にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・申請の通知をMicrosoft Teamsで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにMicrosoft Teamsで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらMicrosoft Teamsに自動的に通知が送信されます。これによって担当者は経費登録を直ぐに把握することができて、申請確認などの対応を迅速に行うことができます。また手入力作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に改善されて人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.freee会計で経費申請が承認されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
先ほどのフローボットと似ていますが、こちらはfreee会計で経費申請が承認された際にMicrosoft Teamsに通知を送ります。
経費申請を行った社員は、オフィスにいなくてもMicrosoft Teams上で承認状況を確認することができます。
■概要
freee会計で経費申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか。申請ごとに状況を確認し、手動で通知するのは手間がかかる上、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、freee会計での承認をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知することが可能です。これにより、確認や連絡の手間を削減し、関係者への迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
手動で支払い期日が過ぎた決済を抽出して、通知することは、件数が多いほど時間と手間がかかりますよね。
このフローボットを使用すれば、月初の忙しい時期でも自動で決済を抽出してそのIDの一覧を通知してくれます。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・支払い期限超過の取引を見逃したくない方
・毎月初めにまとめて支払い期限超過の取引を確認したい方
・Microsoft Teamsでチームメンバーに通知し、迅速な対応を促したい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・支払い期限超過の取引を把握し、資金繰りの改善に役立てたい方
・経理担当者にリマインドを送信し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での確認作業が不要になり、経理担当者の負担を軽減できます。
・Microsoft Teamsで通知することで、チームメンバーに迅速に情報を共有し、対応を促すことができます。
■注意事項
・freee会計、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今回は「TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
請求書の管理は重要な業務ですが、手動のプロセスではどうしても手間がかかり、ミスの懸念も拭えません。
今回の自動化は、こういった課題の軽減につながるので、これまで請求書の処理を手動で行っていた方には、おすすめのフローではないでしょうか。
Yoomを使用すれば、プログラミングの専門知識がなくてもノーコードで簡単に連携できます。
ぜひこの記事を参考にして、TOKIUMとMicrosoft Teamsの連携を試してみてください。
