Trelloにタスクが追加されたらAsanaとGoogle スプレッドシートへ情報を追加する方法

ステップ1:Trello・Asana・Google スプレッドシートをマイアプリ連携

まずTrello、Asana、Google スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Trello、Asana、Google スプレッドシートを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Trelloの場合＞

・アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※アクセストークンとAPIキーの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

＜Asanaの場合＞

・サインインし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・サインインをし、次に連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Trello、Asana、Google スプレッドシートを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるTrelloの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではTrelloでタスクが追加されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Trelloにタスクが追加されたらAsanaとGoogleスプレッドシートへ情報追加」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー カードが新たに作成されたら（Webhook）」をクリックします。

3.Trelloと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.APIキー、APIトークン、ユーザー名、ボードIDを設定し、テストを行います。
成功したら次へ進みます。
※APIキーとAPIトークンは、マイアプリ登録時にAPIキーとアクセストークンを作成したこちらのページから取得できます。キーは、「Power-Up 管理者ポータル＞作成したワークスペース＞APIキー」の順に進むと表示されます。トークンは、APIキーの右側にある解説文の「トークン」をクリックすると表示されます。
※ボードIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストとしてTrelloにタスクを作成し、テストを行います。
成功すると、アウトプットにTrelloから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※AsanaやGoogle スプレッドシートに登録したい情報が表示されていない場合は、JSON PATHを利用してアウトプットに追加します。追加方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3:Asanaの設定

次に、Asanaにタスクを追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する タスクを追加する」をクリックします。

2.Asanaと連携するアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Asanaのタスクに追加する項目を設定します。
※プロジェクトIDとセクションIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※Trelloの情報を反映する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カードが新たに作成されたら（Webhook）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストを行い、成功するとAsanaにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google スプレッドシートの設定

最後に、Google スプレッドシートにタスクを追加する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.タスクを追加するGoogle スプレッドシートの設定を行い、次へ進みます。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成しました。そのため、テーブル範囲は上記の設定になっています。

4.Google スプレッドシートでタスクを追加する項目を設定し、テストを行います。
※TrelloまたはAsanaの情報を反映する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カードが新たに作成されたら（Webhook）」や「タスクを追加する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

5.テストが成功すると、Google スプレッドシートにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、Trelloにタスクが追加されるたび、AsanaとGoogle スプレッドシートにもタスクが自動追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Trelloを使ったその他の自動化例

他にもTrelloを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Trelloで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

Trelloで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動登録できます。
この連携により、期日の登録漏れを防止でき、正確なスケジュール管理が可能になるでしょう。

2.Trelloで新規カードが作成されたらGoogle Chatに通知する

Trelloで新しいカードを作成した際に、Google Chatで通知する作業を自動化できます。
この連携により、手動通知の手間と通知漏れを減らし、迅速で正確な通知が可能になるでしょう。

3.Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにタスクを登録する

Gmailで届いたお問い合わせ内容を、Trelloに自動登録できます。
この連携により、タスクの手動登録が削減され、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

タスクを複数のツールで管理すれば、チームや部門ごとに使い分けることができて便利です。
しかし、手動でタスクを登録する場合、時間がかかる上、抜け漏れや重複が発生する可能性があります。
さらに、人為的ミスによる確認作業が発生すれば、運用コストが上昇します。
これらの課題は、Trello、Asana、Google スプレッドシートを連携することで解決できるでしょう。
3つのツールの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、ぜひこの機会に、タスクの転記作業を自動化してみてください。