・
TrelloやAsana、Google スプレッドシートは、タスク管理に有用なツールです。
しかし、複数のツールで情報を手動管理する場合、繰り返し作業や抜け漏れが課題になります。
また、作業時間の増加が運用コストの上昇につながってしまいます。
これらの課題は、ツール同士を連携し、タスクを自動追加することで、解決できるでしょう。
本記事では、Trello、Asana、Google スプレッドシートをノーコードで連携する方法を紹介します。
タスクの手動登録やタスク管理に課題を感じている際には、参考にしてみてください。
タスクを複数のツールで管理する場合、抜け漏れや重複が発生することがあります。
ツール間で整合性が取れないと、確認作業が生じてしまいます。
ツール同士を連携すれば、Trelloに登録したタスクをAsanaとGoogle スプレッドシートに自動で反映でき、データの一元管理が可能になるでしょう。
例えば、3つのツールのタスクを管理するマネージャーは、ツールごとでタスク情報が異なれば、最新情報の確認作業が発生します。
しかし、タスクを一元管理すれば、抜け漏れや重複を防止でき、管理負担が軽減するでしょう。
Trelloに登録したタスクをAsanaとGoogle スプレッドシートに手動転記する作業は、定型業務になりがちです。
定型業務よりも、人にしかできない業務に人員を割く方が、生産性が向上しやすいです。
3つのツールを連携すれば、手動で転記する作業が削減され、担当者は空いた時間で他の業務に対応できるでしょう。
例えば、営業チームがタスク情報の登録をまとめて行う場合、タスク登録を手動で行う時間は顧客対応ができなくなってしまいます。
ツールを連携し、タスクの登録が1度で済むようになれば、空いた時間で新規顧客にアプローチできるでしょう。
ツールを利用する際は、利用料だけでなく、手動作業による人件費もかかります。
手動作業が増えればコストが上昇します。
3つのツールを連携すれば、手動による繰り返し登録作業がなくなり、登録時の抜け漏れで発生する確認作業を防止でき、運用にかかる人件費が削減します。
例えば、大量のタスクを扱うプロジェクトでは、登録作業だけで多くの工数がかかるでしょう。
連携によって繰り返し入力を省略すれば、人件費が節約され、運用コストの削減が期待できます。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Trelloに追加したタスクをAsanaとGoogle スプレッドシートに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Trelloにタスクが追加されたことをTrelloのAPIを利用して受け取り、AsanaとGoogle スプレッドシートの提供するAPIを用いてタスクを追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずTrello、Asana、Google スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Trello、Asana、Google スプレッドシートを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Trelloの場合＞
・アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※アクセストークンとAPIキーの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜Asanaの場合＞
・サインインし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google スプレッドシートの場合＞
・サインインをし、次に連携するアカウントを選択します。
・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.Trello、Asana、Google スプレッドシートを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではTrelloでタスクが追加されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Trelloにタスクが追加されたらAsanaとGoogleスプレッドシートへ情報追加」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー カードが新たに作成されたら（Webhook）」をクリックします。
3.Trelloと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.APIキー、APIトークン、ユーザー名、ボードIDを設定し、テストを行います。
成功したら次へ進みます。
※APIキーとAPIトークンは、マイアプリ登録時にAPIキーとアクセストークンを作成したこちらのページから取得できます。キーは、「Power-Up 管理者ポータル＞作成したワークスペース＞APIキー」の順に進むと表示されます。トークンは、APIキーの右側にある解説文の「トークン」をクリックすると表示されます。
※ボードIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
5.テストとしてTrelloにタスクを作成し、テストを行います。
成功すると、アウトプットにTrelloから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※AsanaやGoogle スプレッドシートに登録したい情報が表示されていない場合は、JSON PATHを利用してアウトプットに追加します。追加方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
次に、Asanaにタスクを追加する設定を行います。
1.「アプリと連携する タスクを追加する」をクリックします。
2.Asanaと連携するアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.Asanaのタスクに追加する項目を設定します。
※プロジェクトIDとセクションIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※Trelloの情報を反映する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カードが新たに作成されたら（Webhook）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストを行い、成功するとAsanaにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。
最後に、Google スプレッドシートにタスクを追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.タスクを追加するGoogle スプレッドシートの設定を行い、次へ進みます。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成しました。そのため、テーブル範囲は上記の設定になっています。
4.Google スプレッドシートでタスクを追加する項目を設定し、テストを行います。
※TrelloまたはAsanaの情報を反映する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カードが新たに作成されたら（Webhook）」や「タスクを追加する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
5.テストが成功すると、Google スプレッドシートにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、Trelloにタスクが追加されるたび、AsanaとGoogle スプレッドシートにもタスクが自動追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもTrelloを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Trelloで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
Trelloで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動登録できます。
この連携により、期日の登録漏れを防止でき、正確なスケジュール管理が可能になるでしょう。
■概要
Trelloでカードが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でTrelloを利用している方
・チームのタスクをTrelloで管理しているプロジェクトマネージャー
・TrelloとGoogleカレンダーの両方を活用して業務を進めているチーム
2.業務でGoogleカレンダーを利用している方
・Googleカレンダーでスケジュール管理をしている方
・Googleカレンダーへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーを利用することで、タスクやイベントの管理が効率化されます。
また、設定した時間にリマインダーを受け取ることができるため、予定の抜け漏れを防ぎ、業務進行がスムーズになります。
しかし、Trelloに追加されたタスクをGoogleカレンダーに都度手動で設定している場合、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Trelloにタスクが追加されると自動でGoogleカレンダーに登録することができます。
手動によるGoogleカレンダーへの設定が不要となるため、Googleカレンダーへの設定漏れやご入力を防止することができ、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Trello、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Trelloで新規カードが作成されたらGoogle Chatに通知する
Trelloで新しいカードを作成した際に、Google Chatで通知する作業を自動化できます。
この連携により、手動通知の手間と通知漏れを減らし、迅速で正確な通知が可能になるでしょう。
■概要
Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloの特定のボードやリストへのカード追加をトリガーに、Google Chatで通知を受け取りたい方
・Trelloへのカード追加をリアルタイムで把握したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Trelloの特定のボードやリストへの重要なカード追加を見逃したくない方
・Google Chatで通知を受け取ることでTrelloの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはプロジェクト管理を効率化する優れたツールですが、チームメンバー全員が常にTrelloのボードをチェックしているとは限りません。
新しいカードが作成されたことに気づかないとタスクの遅延や情報共有の不足につながる可能性があります。
このフローを活用することにより、新しいカードが作成された瞬間にチームメンバー全員がGoogle Chatのスペースで通知を受け取ることができます。
これにより、タスクの進捗状況をリアルタイムで共有して迅速な対応を促すことができ、チームメンバー間のコミュニケーションを促進する場としても活用することがもできるためチーム全体の連携強化にもつながります。
■注意事項
・Trello、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
3.Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにタスクを登録する
Gmailで届いたお問い合わせ内容を、Trelloに自動登録できます。
この連携により、タスクの手動登録が削減され、業務効率の向上が期待できます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールを、一件ずつ確認しながら手作業でTrelloに転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でTrelloにカードが作成されるため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
タスクを複数のツールで管理すれば、チームや部門ごとに使い分けることができて便利です。
しかし、手動でタスクを登録する場合、時間がかかる上、抜け漏れや重複が発生する可能性があります。
さらに、人為的ミスによる確認作業が発生すれば、運用コストが上昇します。
これらの課題は、Trello、Asana、Google スプレッドシートを連携することで解決できるでしょう。
3つのツールの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、ぜひこの機会に、タスクの転記作業を自動化してみてください。
