Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成する

■概要

Gmailで受信するお問い合わせメールを、一件ずつ確認しながら手作業でTrelloに転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でTrelloにカードが作成されるため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するお問い合わせの対応漏れや遅れに課題を感じているご担当者様
• Trelloを活用してお問い合わせ内容をチームで共有し、タスク管理している方
• 手作業での情報転記をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• お問い合わせメールの内容が自動でTrelloにカードとして登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なお問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
• Trelloのカード作成設定では、カードを追加するボードIDやリストIDを指定できるほか、カードの説明欄に固定のテキストやGmailで受信したメールの内容を反映させることが可能です。

■注意事項

• Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください