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■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などを、都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの回答が寄せられる場合、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「フォームに入力された内容を、毎回手動でTrelloに登録する作業にうんざり…」
「コピー＆ペーストを繰り返す日々はもう終わりにしたい！」
そんな悩みを抱えるビジネスパーソンの方、必見です！
今回は、フォームの回答内容をTrelloのボードに自動で登録する方法をご紹介します。
フォームとTrelloの連携方法から、実際のデータ転送、タスク追加まで、具体的な手順をわかりやすく解説します。
この方法を使えば、データ転記作業から解放され、よりクリエイティブな業務に集中できるでしょう。
通常、この様な連携にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールを使えば誰でも簡単に実現できます。
ぜひ、読み進めてみてください！
ここからは、ノーコードツールYoomを使ってフォームの回答内容をTrelloに登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
フォームで回答が送信されたことをフォームのAPIを利用して受け取り、分岐など必要な処理を行ったうえでTrelloのAPIを用いて、Trelloのボードにタスクを追加することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
「フォームの回答内容をTrelloに登録する」ワークフローは、各種フォームから収集したデータを自動でTrelloボードに反映させ、タスク管理をスムーズに行う業務ワークフローです。手動でのデータ転記を省略し、フォームの回答が自動でTrelloに登録されるため、効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
TrelloをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Trello」と入力し、検索結果からTrelloを選択します。
2.次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
マイアプリにTrelloが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
「フォームの回答内容をTrelloに登録する」ワークフローは、各種フォームから収集したデータを自動でTrelloボードに反映させ、タスク管理をスムーズに行う業務ワークフローです。手動でのデータ転記を省略し、フォームの回答が自動でTrelloに登録されるため、効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のフォームトリガー「入力フォーム」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】フォームの回答内容をTrelloに登録する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面でフォームを作成します。
※今回は、「企業名」「名前」「メールアドレス」「お問い合わせ内容」を項目として設定しました。
入力を終えたら「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、各項目を入力し「保存する」をクリックしてください。
※設定完了後、フローが動いている場合はフォームの回答から値を取得します。
今回はまだ設定が完了しておらず、フローが動いていないため、設定時に限りテスト用に値を入力しています。
1.アプリと連携する「新しいカードを作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
各項目は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「タイトル」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
「説明」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
「フォームの回答内容をTrelloに登録する」ワークフローは、各種フォームから収集したデータを自動でTrelloボードに反映させ、タスク管理をスムーズに行う業務ワークフローです。手動でのデータ転記を省略し、フォームの回答が自動でTrelloに登録されるため、効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloを起点にして、その他のアプリ連携でも同じようにタスクを登録することができるんです！
これらの例を紹介するので、他のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！
まずはトリガーをGoogleフォームに変更したときの設定です。以下のテンプレートをコピーしましょう。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などを、都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの回答が寄せられる場合、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録とステップ4は同じステップになるので、アプリトリガー設定を説明していきます。
今回、使用する回答フォームは以下画像のように作成しました。
1.以下の赤枠をクリックします。
※Googleフォームがアプリトリガーの場合の注意事項はこちらを参照してください。
2.表示された画面で、各項目を入力し、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「トリガーの起動間隔」は、プルダウンから選択してください。
「フォームID」は、入力欄下の説明に従って入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。
設定が成功すると、以下画像のようにボードにタスクが登録されます。
まずはトリガーをHubspotに変更したときの設定です。以下のテンプレートをコピーしましょう。
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Trelloに新しいカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・フォーム送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム
・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー
2.カスタマーサポートチーム
・顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門
3.マーケティング部門
・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム送信と同時に自動でカードが作成されるため、迅速な対応が可能です。
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができる。
■注意事項
・Hubspot、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録とステップ4は同じステップになるので、アプリトリガーの設定を説明していきます。
以下の赤枠をクリックします。
表示された画面で、必須項目を入力し、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「トリガーの起動間隔」は、プルダウンから選択してください。
「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し「保存する」をクリックしてください。
その他にもYoomにはTrelloを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
このフローを活用することで、Google Chatの通知をもとにTrelloに自動的にカードが作成されます。
これまで手動でカードを作成していた場合、手間が省け、業務効率が向上するでしょう。節約した時間を他のタスクに充てることで、生産性がさらにアップすることが期待できます。
■概要
Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Chatを日常的に利用している方
・重要なメッセージを見逃さず、効率的に対応したいと考える方
2.Trelloを活用してタスク管理を行っている方
・Google Chatでのメッセージを自動的にタスクとして登録し、効率的に作業を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Google Chatの通知をもとにTrelloに自動的にカードが作成されます。
これまで手動でカードを作成していた場合、手間が省け、業務効率が向上します。
節約した時間を他のタスクに充てることで、生産性がさらにアップすることが期待できます。
さらに、タスクが自動で追加されることで、対応漏れを防ぐことができます。
チャット上でタスクを確認するだけでは他の通知に埋もれてしまうことがありますが、Trelloに追加されることで、そのリスクを減らすことができます。
■注意事項
・Google ChatとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
2.指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
このフローでは、指定のスケジュールになるとTrelloの課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができます。
Google スプレッドシートにTrelloの課題が集約されることで、一覧で確認することができ、業務効率向上が期待できます。また、Trelloは特定のリストのカード情報を取得できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能になるでしょう。
■概要
Trelloでタスクを管理しながら、その進捗状況を別途Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？定期的なレポート作成は時間を要する上に、入力漏れや間違いが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでTrelloのカード情報を自動で取得し、Google スプレッドシートに追記することが可能です。面倒な集計作業から解放され、正確な進捗管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する
Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
このフローを活用すれば、TrelloとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されます。
手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上して人的ミス軽減に繋がります。
■概要
Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Trelloの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のTrelloの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・TrelloのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはプロジェクト管理やタスク管理のツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。特に、Microsoft Excelのような汎用性の高い表計算ソフトと連携することで、タスク情報を様々な形で分析したりレポートを作成したりすることができます。しかし、TrelloとMicrosoft Excelを別々に運用している場合にTrelloで登録されたカード情報を手動でExcelに転記する必要があり転記ミスや情報漏れが起こってしまう可能性があります。
このフローを活用すれば、TrelloとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されて手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上して人的ミスも軽減されます。
■注意事項
・Trello、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今回は、フォームの回答内容をTrelloに登録する方法をご紹介しました。
フォームとTrelloを連携し、テンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。データ転記作業に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この記事を参考に、フォームとTrelloの連携を試してみてください。
