Trelloのタスク作成を自動化！フォーム回答からタスク登録までスムーズに

ステップ1：Trelloをマイアプリ連携

TrelloをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Trello」と入力し、検索結果からTrelloを選択します。

2.次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

マイアプリにTrelloが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フォームのトリガー設定

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のフォームトリガー「入力フォーム」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】フォームの回答内容をTrelloに登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面でフォームを作成します。
※今回は、「企業名」「名前」「メールアドレス」「お問い合わせ内容」を項目として設定しました。

入力を終えたら「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、各項目を入力し「保存する」をクリックしてください。
※設定完了後、フローが動いている場合はフォームの回答から値を取得します。
今回はまだ設定が完了しておらず、フローが動いていないため、<span class="mark-yellow">設定時に限りテスト用に値を入力しています。</span>

ステップ4：Trelloの設定

1.アプリと連携する「新しいカードを作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
各項目は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「タイトル」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

「説明」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

Trelloを起点にして、その他のアプリ連携でも同じようにタスクを登録することができるんです！
これらの例を紹介するので、他のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！

Googleフォームで登録された情報をTrelloに登録する方法

まずはトリガーをGoogleフォームに変更したときの設定です。以下のテンプレートをコピーしましょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録とステップ4は同じステップになるので、アプリトリガー設定を説明していきます。
今回、使用する回答フォームは以下画像のように作成しました。

1.以下の赤枠をクリックします。
※Googleフォームがアプリトリガーの場合の注意事項はこちらを参照してください。

2.表示された画面で、各項目を入力し、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「トリガーの起動間隔」は、プルダウンから選択してください。
「フォームID」は、入力欄下の説明に従って入力してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。
設定が成功すると、以下画像のようにボードにタスクが登録されます。

Hubspotにフォームが送信されたら、Trelloにカードを作成する方法

まずはトリガーをHubspotに変更したときの設定です。以下のテンプレートをコピーしましょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録とステップ4は同じステップになるので、アプリトリガーの設定を説明していきます。

以下の赤枠をクリックします。

表示された画面で、必須項目を入力し、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「トリガーの起動間隔」は、プルダウンから選択してください。
「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し「保存する」をクリックしてください。

その他のTrelloを使った自動化例

その他にもYoomにはTrelloを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。

このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">Google Chatの通知をもとにTrelloに自動的にカードが作成されます。</span>

これまで手動でカードを作成していた場合、手間が省け、業務効率が向上するでしょう。節約した時間を他のタスクに充てることで、生産性がさらにアップすることが期待できます。

2.指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

このフローでは、<span class="mark-yellow">指定のスケジュールになるとTrelloの課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができます。</span>

Google スプレッドシートにTrelloの課題が集約されることで、一覧で確認することができ、業務効率向上が期待できます。また、Trelloは特定のリストのカード情報を取得できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能になるでしょう。

3.Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する
Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。

このフローを活用すれば、<span class="mark-yellow">TrelloとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されます。</span>
手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上して人的ミス軽減に繋がります。

まとめ

今回は、フォームの回答内容をTrelloに登録する方法をご紹介しました。

フォームとTrelloを連携し、テンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。データ転記作業に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この記事を参考に、フォームとTrelloの連携を試してみてください。