Trelloでカードが登録されたらSalesforceに追加する方法

[Yoomとは]

では、ノーコードツールYoomで「Trelloでカードが登録されたらSalesforceに追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

TrelloとSalesforceの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

• TrelloとSalesforceをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Trelloのトリガー設定とSalesforceの設定
• トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・TrelloとSalesforceをマイアプリ連携

(1)まずはTrelloをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からTrelloを検索してください。

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(2)Trelloのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」と「アクセストークン」、「APIキー」を入力後に「追加」をクリックします。
Trelloのマイアプリ登録方法については、こちらのページも確認してください。
まずは1つ目のTrelloの接続が完了しました。

(4)次にSalesforceを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でSalesforceのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
これでSalesforceの接続は完了です。
Salesforceのマイアプリ登録方法は、こちらのページも確認してください。

※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックしましょう。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・Trelloのトリガー設定

(1)まず、Trelloのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Trelloでカードが登録されたらSalesforceに追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「カードが新たに作成されたら（Webhook）」をクリックします。

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(3)連携するTrelloのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面の「APIキー」や「APIトークン」の項目は、注釈に沿って情報を入力してください。
「ボードID」は、以下の画面のように連携したアカウントから内容を取得し、『候補』から情報を引用できます。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［次へ］をクリックしましょう。

(6)次の画面でWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、［テスト］をクリックします。
Webhookの設定についてはこちらの記事をご覧ください。

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(7)［テスト］成功後、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(8)次は2つ目のアクション「カードの情報を取得」をクリックします。

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(9)Trelloのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(10)次の画面で「キー」や「トークン」の項目を、注釈に沿って入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
以下の画像は、「カードID」の項目で、【追加されたカードID】の情報を引用・設定したものです。

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(11)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。

・Salesforceの設定

(1)最後に、３つめのアクション「カスタムオブジェクトにToDoを登録」をクリックします。

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(2)連携するSalesforceのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「マイドメインURL」や「レコードID」などの項目に情報を注釈に沿って入力します。
項目によっては、入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
以下の画像は、【カード名】と【期限】の情報を引用・設定したものです。

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(4)「コメント」などもアウトプットを活用できます。

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(5)必要項目に情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

TrelloやSalesforceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもTrelloやSalesforceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

TrelloとSalesforceのその他の自動化例

Salesforceで取引先オブジェクトのレコードが更新されたらTrelloにカードを作成したり、商談が受注になったらタスクを自動登録することもできます。
他にも、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、Salesforceのレコードを毎日取得してTrelloに一括登録することも可能です。

Trelloを活用した自動化例

タスクが登録されたらTrelloに追加する

タスクが登録されると自動でTrelloに追加できるため、Trelloへの手動入力の作業を効率化できそうです。

Trelloで新規カードが作成されたら通知する

通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。

Trelloにカードが作成されたら、情報を追加する

業務の効率化とデータの整合性向上が実現でき、リソースの最適化と迅速な対応が実現できるでしょう。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceでステータスが変更されたらファイルを保存する

Salesforceでステータスが変更されると関連ファイルが自動的にストレージサービスに保存されるため、ファイルの作成・格納作業を省ける可能性があります。

Salesforceにリードが作成されたら、コンタクトを作成する

Salesforceにリードが登録されるたびに自動でコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間が省けるはずです。

TrelloとSalesforceを連携するメリット

1. チームへのスムーズな共有

Trelloに登録されたタスク情報がSalesforceへ自動的に転記されることで、異なるチーム間の進捗共有がスムーズになるでしょう。
例えば、営業チームがTrelloでリード情報を登録すると、マーケティングチームやサポートチームはSalesforce上でその進捗状況を迅速に確認できるようになると予想されます。
これにより、会議やメールで情報を共有する工程を省き、対応遅延を防止できるはずです。
この自動化の導入は、複数のチームが関わるプロジェクトにおいて大きなメリットとなりそうですね。

2. 転記作業の削減

TrelloとSalesforceの連携により、手動での転記作業が不要になるので、ヒューマンエラーの減少につながるでしょう。
具体例として、Trelloに入力した内容がSalesforceに自動反映されるため、同じデータを重複して入力するような手間を削減できます。
対応すべき案件を見落とす、などのミスもなくなり、本来の業務である商談や顧客対応に集中できるようになることで、全体の生産性が向上するかもしれません。

3. 作業プロセスの統一

TrelloとSalesforceの連携でタスク登録や顧客情報管理のフローが標準化されるので、担当者ごとの作業のばらつきを最小限に抑えられそうです。
例えば、マーケティングチームがTrelloに登録した新規キャンペーン案件をSalesforceに自動登録することで、すべてのプロジェクト管理を同じプロセスで処理できるようになります。
担当者が異なることで発生する情報や対応のばらつきがなくなることで、プロジェクト全体の運営がスムーズになるかもしれません。

まとめ

本記事で紹介したTrelloとSalesforceの連携により、チーム間の情報共有がスムーズになり、手動作業の削減やプロセスの標準化が実現します。
プロジェクトの進捗管理が効率化され、重要なタスクを見逃すといったトラブルも回避できるでしょう。
業務効率も向上でき、プロジェクトの成功率が高まるかもしれませんね。

ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。