TrelloとZendeskを連携して、Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加する方法

タスク管理や顧客サポートはビジネスの成功に欠かせない要素です。多くの企業が便利なツールを活用する中で、これらのツールを効率よく連携させることが求められています。
そこで今回は、Trelloでカードが登録された際に自動的にZendeskに情報を追加するフローをご紹介します。
この自動化によって、業務の効率化や情報の一元管理が見込めます。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、誰でもすぐに始められます。
ぜひ参考にしてください。

TrelloとZendeskを連携するメリット

1.作業時間の削減

Trelloでカードが登録されるとZendeskに自動追加でき、手動でのデータ転送作業が不要になります。
これにより、従業員がタスク間でデータを転記する時間を大幅に削減でき、業務全体の効率向上が見込めます。
例えば、カスタマーサポートチームが1日に何度も行っていたTrelloからZendeskへの転記作業を削減し、顧客対応に時間を充てることができます。
また、手作業による重複や漏れなどのミス防止も期待でき、顧客満足度の向上も期待できそうです。

2.タスク管理の一元化

Trelloで管理しているタスクをZendeskに自動的に反映させることで、タスク管理が一元化され、タスク間を手動で行き来する手間が省けます。
例えば、マーケティングチームとカスタマーサポートチームがそれぞれ異なるツールを使用している場合、マーケティングチームが作成したカードの情報がカスタマーサポートチームに素早く反映されるため、同じデータに基づいて業務を進め、情報の整合性を保つことができます。
各ツールに慣れた状態で作業をしつつ、全体の進捗状況を一元的に把握できるため円滑なチーム間の連携も期待できます。

それでは実際にYoomを使って連携設定をしていきます。

[Yoomとは]

これからTrelloでカードが登録されたらZendeskに追加するというフローボットの作成方法をご紹介します。

Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加する

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■概要

Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Trelloでタスク管理を行う企業

・チーム内のタスク管理に活用している方

・プロジェクトに関するタスクの進捗を可視化している方

2.Zendeskによるタスク管理を行う企業

・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方

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■このテンプレートを使うメリット

Trelloはチームのプロジェクト進行に関するタスク管理に有効的なツールです。
同時にZendeskに連携することでチームメンバー全員が同じ情報にアクセスでき、情報共有がスムーズになります。
しかしTrelloの情報を毎回Zendeskに手入力するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。

入力作業など自動化できる業務は自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Trelloの情報をZendeskに自動で追加し、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を省き、他のコア業務に充てることで、チーム全体の業務を効率化することができます。

■注意事項‍

・Trello、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。

・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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TrelloとZendeskの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
アプリ登録について詳しくは以下リンクを参考にしてください。
Trelloのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Zendeskのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

<span class=“mark-yellow”>※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。</span>
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリについて | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、<span class=“mark-yellow”>2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。</span>

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加する】というフローを作成します。
Trelloのカード情報をZendeskに自動で追加し、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を省き、手入力による漏れや重複などの人的ミス防止も見込めます。
さらにタスク管理が一元化され、タスク間を手動で行き来する手間が省け、チーム全体の業務の効率化を図ることができます。

Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加する

試してみる

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■概要

Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Trelloでタスク管理を行う企業

・チーム内のタスク管理に活用している方

・プロジェクトに関するタスクの進捗を可視化している方

2.Zendeskによるタスク管理を行う企業

・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方

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■このテンプレートを使うメリット

Trelloはチームのプロジェクト進行に関するタスク管理に有効的なツールです。
同時にZendeskに連携することでチームメンバー全員が同じ情報にアクセスでき、情報共有がスムーズになります。
しかしTrelloの情報を毎回Zendeskに手入力するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。

入力作業など自動化できる業務は自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Trelloの情報をZendeskに自動で追加し、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を省き、他のコア業務に充てることで、チーム全体の業務を効率化することができます。

■注意事項‍

・Trello、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。

・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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ステップ3:TrelloとZendeskの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2)以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集していきます。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー　カードが新たに作成されたら(Webhook起動)」をクリックします。

4) アクションは「カードが新たに作成されたら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。

5) 必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後に「保存」します。

6) フローに戻り、「アプリと連携する　チケットを作成」のアイコンをクリックします。

7) アクションは「アプリと連携する　チケットを作成」を選択し、「次へ」をクリックします。

8) 必須項目を入力します。
アプリが登録されていれば、アウトプット情報を活用でき、候補から選んで入力します。
入力が完了したら、「保存」します。

9) これで【Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加する

試してみる

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■概要

Trelloでカードが登録されたらZendeskに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Trelloでタスク管理を行う企業

・チーム内のタスク管理に活用している方

・プロジェクトに関するタスクの進捗を可視化している方

2.Zendeskによるタスク管理を行う企業

・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方

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■このテンプレートを使うメリット

Trelloはチームのプロジェクト進行に関するタスク管理に有効的なツールです。
同時にZendeskに連携することでチームメンバー全員が同じ情報にアクセスでき、情報共有がスムーズになります。
しかしTrelloの情報を毎回Zendeskに手入力するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。

入力作業など自動化できる業務は自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Trelloの情報をZendeskに自動で追加し、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を省き、他のコア業務に充てることで、チーム全体の業務を効率化することができます。

■注意事項‍

・Trello、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。

・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Trello・Zendeskを使ったその他の自動化例

他にもTrelloとZendeskを使った自動化のテンプレートがYoomにあるのでご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。

1. Trelloでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
Trelloのタスクが完了したら、Zendeskのチケットステータスを自動で反映できるため、手作業による情報の更新を省けます。
自動化することで手入力によるミスや漏れを防ぎ、共有する情報の正確性を保つことにつながります。

Trelloでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する

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■概要

Trelloでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業

・顧客の問い合わせ内容や進捗状況の管理に使用している担当者

・チケットを活用してタスク管理している方

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2.Trelloを活用して業務を行う方

・タスク管理に活用している方

・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Zendeskは顧客からの問い合わせへの対応を効率化できるツールです。
併せてTrelloでも問い合わせに関するタスクを管理することで、タスクの解消をスムーズに行います。
しかし、Trelloのタスクが完了になったら毎回Zendeskに手動で反映させるのは手間がかかり、創造的な業務への時間を奪うことになりかねません。

このフローを活用すると、Trelloのタスクが完了になったらZendeskに自動で反映するため、手作業による情報の更新を省くことができます。
自動化することで人の手によるミスや漏れを未然に防ぎ、共有する情報の正確性を保つことにつながります。

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■注意事項‍

・Zendesk、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。

・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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2.Trelloでカードが登録されたらNotionに追加する
自動でTrelloの情報をNotionに追加できるため、手入力の時間を省き、他の業務に時間を充てることができます。
手入力によるミスを防ぐことで、共有する情報の正確性を保つことにつながります。

Trelloでカードが登録されたらNotionに追加する

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■概要

Trelloでカードが登録されたらNotionに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Trelloでタスク管理を行う企業

・チーム内でのタスク管理に活用している方

・プロジェクトに関するタスクの進捗を可視化している方

2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業

・タスクに関連するドキュメント作成や情報の蓄積を行う方

・データベースを活用して情報の可視化を行う方

■このテンプレートを使うメリット

Trelloは進捗状況を可視化できるため、タスク進行をスムーズに行うために有益なツールです。
さらに Notionを使用することで、タスクに関連する情報と合わせて管理ができ、より業務進行を円滑にします。
しかしTrelloの登録情報を毎回 Notionに手入力するのは手間がかかり、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。

このフローを使うことで、自動でTrelloの情報をNotionに追加する事ができるため、手入力の時間を省き、他の業務に時間を充てる事ができます。
また手入力によるミスを防ぐことで、情報の正確性を高く保つ事ができます。

■注意事項‍

・Trello、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

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3.Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを自動的に追加します。
手入力によるミスを防ぐことで、共有する情報の正確性を保つことにつながります。
オペレーションを別途追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知することも可能です。

Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加

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■概要

Zendeskで管理している顧客からの問い合わせチケットを、タスク管理のためにTrelloへ一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の入力漏れやミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用することで、Zendeskへのチケット登録をトリガーとして、Trelloへのカード追加を自動化できるため、カスタマーサポートにおけるタスク管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとTrelloを併用しており、手作業での情報転記に手間を感じている方
• カスタマーサポートの対応漏れを防ぎ、チームのタスク管理を効率化したいと考えている方
• Zendeskのチケット情報を起点とした業務の自動化を検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskにチケットが登録されるとTrelloにカードが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手を介さずに情報が連携されるため、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、サポート品質の維持に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとTrelloをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを追加」アクションを設定し、Zendeskから取得したチケット情報を紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Trelloでカードを追加する際に、カードのタイトルや説明欄にZendeskのチケット情報（件名、本文、担当者など）からどの値を連携させるかを任意で設定してください
• カードを追加するTrelloのボードやリストも、任意のものを指定できます

■注意事項

• Zendesk、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます

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まとめ

2つのアプリの連携により、Trelloでカードが登録された際に、自動的にZendeskに情報を追加できるようになりました。
このフローを活用することで、手動でのデータ入力を省け、作業時間の削減が期待できます。
また、タスク管理の一元化が実現され、チーム間の情報共有がスムーズになり、業務の透明性の向上も見込めます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に連携フローを設定でき、誰でもすぐに始められます。ぜひこの記事を参考に、TrelloとZendeskの連携を試してみてください。