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中小企業やプロジェクト管理を重視する方たちに人気なチャットツール、ChatWork。ChatWorkはシンプルで直感的な操作性を持ち、プロジェクト管理や情報共有に最適なツールです。便利なツールですが、Google Driveと連携でもっと便利に使えるようになるんです。Google Driveはクラウドベースのストレージサービス。ファイルの保存と共有が簡単で、モバイルでのアクセス時もわかりやすい表示が魅力です。
ChatWorkとGoogle Driveが連携するとどのようなメリットが得られるか考えてみました。本記事では、連携によるメリットと具体的な自動化例、プログラミング不要で実装する方法をご紹介します。
ChatWorkとGoogleDriveを連携することで、得られるメリットと具体的な自動化例をまとめました。
Google Driveにファイルを保存すると、ChatWorkの任意のトークルームに自動で通知とファイルのアップロードを行います。これまで手動でファイルを格納した連絡を行っていた作業を自動化でき、報告漏れ防止にも繋がります。また、共有されたメンバーはGoogle Driveにアクセスせずにファイルを閲覧できます。IT部門は素材やテキストの変更をスピーディーに察知し、無駄な作業を減らせます。
Google Driveに共有されたファイルは同期スピードが早く、リアルタイムで共同作業者との共有が可能です。ChatWorkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、共同作業者は常に最新の資料をGoogleDriveで確認できます。当社のマーケティングチームでは、キャンペーン資料をChatWorkで共有しているのですが、Google Driveに自動格納されることで変動性が高い内容も最新の資料がどれか把握が早く、進行がスピーディーに行えます。
ChatWorkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、ファイルの整理整頓がしやすくなります。重要な書類や資料を見失うことが減るため、ChatWorkでの資料検索の手間も省けますね。当社のプロジェクトチームでは日々多くのファイルの共有が行われます。毎回手動でGoogle Driveへ格納する作業は面倒ですし、時間をとられてしまっていました。自動化の効果はファイルの多さに顕著に現れます。
ChatWorkとGoogle Driveの連携でできるメリットと自動化例をご紹介しました。上記の自動化を導入するには、プログラミングの技術と知識が必要になります。プログラミング…全く触れたことがなかったら、取り組みのハードルが上がってしまいますよね。社内にリソースがあっても、毎回依頼するのもなぁ…なんてお悩みはありませんか？
Yoomでは、アプリの連携をノーコードで実現できるサービスを開発しています。
次のセクションから、「Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
ご利用はフリープランからお試しいただけます！まずはご登録をどうぞ♪
それぞれのアプリをYoomと連携させる必要があります。
ChatWorkのログイン情報（メールアドレス、パスワード）
連携するChatWorkへログインし、連携するトークルームのルームIDを取得しておきます。
ルームIDの確認方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
ファイルを格納するフォルダ（既存のフォルダでも新規フォルダでもOK）
そのフォルダにテスト用のファイルを1つ格納しておいてください。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
アプリトリガーのタイトル→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
アプリ→Google Drive
Google Driveと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。
フォルダにアクセスできるGoogleアカウントを選び、Yoomと連携を許可します。
トリガーアクション→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
デフォルトで選択されていますので、操作は不要です。
→次へ
トリガーの接続間隔→5分、10分、15分、30分、60分の中から選べます。
フォルダID→編集欄をクリックで候補が表示されるので選択します。または、Google DriveのURLに記載されている「https://drive.google.com/drive/folders/ここの文字列」を入力します。今回はテスト用に作っておいた「ChatWorkと連携テスト」というフォルダを使います。
→テストをクリック！
→成功
アウトプットにはこの後の操作で必要な項目が抽出されています。
→保存する
フローボットの２番めの操作をクリック。
タイトル→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
アプリ→Google Drive
アクション→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
→次へ
ファイルID→デフォルトで先程のアウトプットで取得した{{ファイルID}}が選択されています。操作は不要です。
→テストをクリック
→成功
※ここでエラーになる時は、指定のフォルダに画像・PDFファイルのいずれかが格納されていない可能性があるのでフォルダをチェック！
アウトプットでは取得したファイル情報が記載されています。
→保存する
フローボットの３つめの操作をクリックします。
タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→ChatWork
ChatWorkと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。Yoomがアクセスすることの許可を求められるので、「許可」してください。
アクション→ファイルをアップロードする
ルームID→編集欄をクリックで候補のルームIDが表示されます。今回はテスト用に作っておいた「yoom_test」というチャットルームを使います。
メッセージ内容→デフォルトで「画像フォルダに新規ファイル格納されました。」と入っています。お好みの内容に編集できます。
ファイルの添付方法→アウトプットを利用する→Google Driveからの取得ファイル
→テストをクリック
→成功 ChatWorkのルームにGoogle Driveに格納しておいたファイルが送信されています。送信者は「Yoom」です。
→保存する
フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。Google Driveにファイルを投稿しました。
トリガーを5分おきに設定したので、少し待ってChatWorkを確認すると…
大成功です。
Yoomでは他にも使いやすいフローボットのテンプレートをたくさんご用意しています！
今回「Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知する」フローに着目しましたが、他のフローと連携してさらに自動化で便利になります。
ChatWorkに新しいメッセージの投稿があったら、Backlogにメッセージの内容を反映して課題を新規作成するフローのテンプレートです。ChatWorkのメッセージ内容を基準にBacklogに自動で課題が作られるので、タスクの確認漏れを防げます。何より手動作業が削減できますね！
いかがでしたか。今回はChatWorkとGoogle Driveの連携でできる自動化と、プログラミング不要で実現できる方法をご紹介しました。
私はこれまで、Google Driveに格納したファイルのリンクをChatWorkやSlackなどのチャットで共有連絡をしていましたが、自動化できることを知って「意外と手間だったんだ」と認識できました。名もなき手作業は量が多いほど手間になっていますが、着目することで「結構面倒だったんだ！」と気付きを得られました。
一瞬でできる簡単な作業でも回数を重ねると時間を要していることってたくさんあると思います。作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
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