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中小企業やプロジェクト管理を重視する方たちに人気なチャットツール、Chatwork。Chatworkはシンプルで直感的な操作性を持ち、プロジェクト管理や情報共有に最適なツールです。
そんな便利なツールですが、Google Driveとの連携でもっと便利に使えるようになります。Google Driveはクラウドベースのストレージサービス。ファイルの保存と共有が簡単で、モバイルでのアクセス時もわかりやすい表示が魅力です。
本記事では、ChatWorkとGoogle Driveをプログラミング不要で連携する方法についてご紹介します。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
以下のバナーをクリックして、自動化を始めましょう！
こんな方におすすめ
Google DriveとChatworkを連携するメリット3選と自動化例
その1 手動作業の削減
Google Driveにファイルを保存すると、Chatworkの任意のトークルームに自動で通知とファイルのアップロードを行います。これまで手動でファイルを格納し連絡を行っていた作業を自動化でき、報告漏れ防止にも繋がります。また、共有されたメンバーはGoogle Driveにアクセスせずにファイルを閲覧できます。IT部門は素材やテキストの変更をスピーディーに察知し、無駄な作業を減らせます。
その2 リアルタイムアクセスの向上
Google Driveに共有されたファイルは素早く同期されるため、共同作業者とのスピーディーな共有が可能です。Chatworkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、共同作業者は常に最新の資料をGoogleDriveで確認できます。当社のマーケティングチームでは、キャンペーン資料をChatWorkで共有しているのですが、Google Driveに自動格納されることで変動性が高い内容も最新の資料がどれか把握しやすく、スピーディーに業務を進行できます！
その3 ファイルの自動保存で整理整頓
ChatWorkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、ファイルの整理整頓がしやすくなります。重要な書類や資料を見失うことが減るため、Chatworkでの資料検索の手間も省けますね。当社のプロジェクトチームでは日々多くのファイルの共有が行われます。毎回手動でGoogle Driveへ格納する作業は面倒ですし、時間をとられてしまっていました。自動化の効果はファイルの多さに顕著に現れます。
[Yoomとは]
Google DriveとChatwork連携フローを作ってみよう
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Chatwork
事前に準備するもの
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveのアプリ連携
マイアプリ＞新規接続をクリックします。
Google Driveと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
Chatworkのアプリ連携
以下をご確認ください。
Google DriveとChatworkの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
Chatwork
ChatWorkのログイン情報（メールアドレス、パスワード）
連携するChatworkへログインし、連携するトークルームのルームIDを取得しておきます。
ルームIDの確認方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
Google Drive
ファイルを格納するフォルダ（既存のフォルダでも新規フォルダでもOK）
そのフォルダにテスト用のファイルを1つ格納しておいてください。
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
ステップ2 アプリトリガーを設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
アプリトリガーのタイトル→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
アプリ→Google Drive
Google Driveと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。
フォルダにアクセスできるGoogleアカウントを選び、Yoomと連携を許可します。
トリガーアクション→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
デフォルトで選択されていますので、操作は不要です。
→次へ
(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの接続間隔→5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォルダID→編集欄をクリックで候補が表示されるので選択します。または、Google DriveのURLに記載されている「https://drive.google.com/drive/folders/ここの文字列」を入力します。今回はテスト用に作っておいた「Chatworkと連携テスト」というフォルダを使います。
→テストをクリック！
→成功
アウトプットにはこの後の操作で必要な項目が抽出されています。
→保存する
ステップ3 アプリを連携する「Google Drive 画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」
フローボットの２番めの操作をクリック。
(1/2)連携アカウントとアクションを設定
タイトル→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
アプリ→Google Drive
アクション→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
→次へ
(2/2)API接続設定
ファイルID→デフォルトで先程のアウトプットで取得した{{ファイルID}}が選択されています。操作は不要です。
→テストをクリック
→成功
※ここでエラーになる時は、指定のフォルダに画像・PDFファイルのいずれかが格納されていない可能性があるのでフォルダをチェック！
アウトプットでは取得したファイル情報が記載されています。
→保存する
ステップ4 アプリを連携する「Chatwork ファイルをアップロードする」
フローボットの３つめの操作をクリックします。
(1/2)連携アカウントとアクションを設定
タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→Chatwork
Chatworkと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。Yoomがアクセスすることの許可を求められるので「許可」してください。
アクション→ファイルをアップロードする
(2/2)API接続設定
ルームID→編集欄をクリックで候補のルームIDが表示されます。今回はテスト用に作っておいた「yoom_test」というチャットルームを使います。
メッセージ内容→デフォルトで「画像フォルダに新規ファイル格納されました。」と入っています。お好みの内容に編集できます。
ファイルの添付方法→アウトプットを利用する→Google Driveからの取得ファイル
→テストをクリック
→成功 ChatworkのルームにGoogle Driveに格納しておいたファイルが送信されています。送信者は「Yoom」です。
→保存する
ステップ5 アプリトリガーを【ON】にする
フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。Google Driveにファイルを投稿しました。
トリガーを5分おきに設定したので、少し待ってChatworkを確認すると…
大成功です！
ChatworkのデータをGoogle Driveに連携したい場合
今回はGoogle DriveからChatworkへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆も可能です。こうした逆方向の連携にご興味がある場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Chatworkで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Chatworkで特定のキーワードを含むメッセージが送信されると、その内容をもとにGoogle Driveへ自動でフォルダを作成するフローです。チャット上の指示をDriveの整理に反映できるため、作業開始に必要なフォルダ準備をスムーズに行えます。
Google DriveとChatworkのその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Google Driveを活用した自動化例
Google Driveに保存された従業員情報や勤怠データを自動整理・分析でき、最新名簿や勤怠レポートを自動生成したりできます。これにより承認フローや情報共有が効率化され、手作業の負担を減らして業務をスムーズに進められます。
Chatworkを活用した自動化例
Chatworkに新しいタスクやメッセージが届いた際、AIで内容を自動整理し担当者に通知したり、プロジェクト進捗や承認依頼も自動で管理でき、未対応や期限切れのタスクをリマインドしたりできます。
まとめ
いかがでしたか。今回はChatworkとGoogle Driveの連携でできる自動化と、プログラミング不要で実現できる方法をご紹介しました。
私はこれまで、Google Driveに格納したファイルのリンクをChatworkやSlackなどのチャットで共有連絡していましたが、自動化できることを知って「意外と手間だったんだ」と認識できました。名もなき手作業は量が多いほど手間になりますが、自動化という観点で着目すると改善していけますね！
一瞬でできる簡単な作業でも回数を重ねると時間を要することってたくさんあると思います。作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう！
もし連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：大容量のファイルを置いても連携できますか？
A：
Yoom上のファイル容量制限については、以下よりご確認ください。
ファイルの容量制限について
Q：通知のタイミングを5分より早くできますか？
A：
今回のフローはポーリングトリガーのため、プランにもよりますが最短5分間隔で実行されます。
5分より早くすることは出来かねますのでご了承ください。
ポーリングトリガーの頻度については以下をご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の確認方法はありますか？
A：
設定したのに通知が来ない場合、連携が失敗している可能性があります。
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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