Google Driveのフォルダにファイルを格納したら自動でChatworkに投稿する方法

コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。

ステップ2 アプリトリガーを設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

アプリトリガーのタイトル→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
アプリ→Google Drive
Google Driveと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。
フォルダにアクセスできるGoogleアカウントを選び、Yoomと連携を許可します。
トリガーアクション→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
デフォルトで選択されていますので、操作は不要です。

　→次へ

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの接続間隔→5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォルダID→編集欄をクリックで候補が表示されるので選択します。または、Google DriveのURLに記載されている「https://drive.google.com/drive/folders/ここの文字列」を入力します。今回はテスト用に作っておいた「Chatworkと連携テスト」というフォルダを使います。
→テストをクリック！
→成功

アウトプットにはこの後の操作で必要な項目が抽出されています。

　→保存する

ステップ3 アプリを連携する「Google Drive 画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」

フローボットの２番めの操作をクリック。

(1/2)連携アカウントとアクションを設定

タイトル→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
アプリ→Google Drive
アクション→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする

　→次へ

(2/2)API接続設定

ファイルID→デフォルトで先程のアウトプットで取得した{{ファイルID}}が選択されています。操作は不要です。
→テストをクリック
→成功
　※ここでエラーになる時は、指定のフォルダに画像・PDFファイルのいずれかが格納されていない可能性があるのでフォルダをチェック！
アウトプットでは取得したファイル情報が記載されています。

　→保存する

ステップ4 アプリを連携する「Chatwork ファイルをアップロードする」

フローボットの３つめの操作をクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを設定

タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→Chatwork
Chatworkと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。Yoomがアクセスすることの許可を求められるので「許可」してください。

アクション→ファイルをアップロードする

(2/2)API接続設定

ルームID→編集欄をクリックで候補のルームIDが表示されます。今回はテスト用に作っておいた「yoom_test」というチャットルームを使います。

メッセージ内容→デフォルトで「画像フォルダに新規ファイル格納されました。」と入っています。お好みの内容に編集できます。
ファイルの添付方法→アウトプットを利用する→Google Driveからの取得ファイル
→テストをクリック
→成功　ChatworkのルームにGoogle Driveに格納しておいたファイルが送信されています。送信者は「Yoom」です。

　→保存する

ステップ5 アプリトリガーを【ON】にする

フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。Google Driveにファイルを投稿しました。

トリガーを5分おきに設定したので、少し待ってChatworkを確認すると…

大成功です！

Google DriveとChatworkのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知する

Google Driveでファイルがアップロードされたら自動で通知するため、顧客へのアプローチや会議設定などの後続作業にスムーズに移行できることが予想されます。

フォームやメールの添付ファイルを分類し、Goole Driveのフォルダに格納する

メールに届く添付ファイルをAIツールを活用して自動で整理・保存できるため、手動作業を減らせるかもしれません。

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容を通知する

画像チェックの手間が削減される他、情報をスピーディに共有でき、迅速な対応が求められる場面でもスムーズに対処できるようになるでしょう。

Chatworkを活用した自動化例

新しい情報が登録されたら、Chatworkに通知する

通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

承認・完了したら、Chatworkに通知する

申請の承認や書類の締結、タスクの完了を指定のChatworkに通知するため、承認後の後続作業を速やかに進められるようになるはずです。

タスクが作成されたら、Chatworkに通知する

課題や案件が追加されたら指定のChatworkルームに通知するため、情報の共有漏れを減らせそうです。

Google DriveとChatworkを連携するメリット3選と自動化例

その1　 手動作業の削減

Google Driveにファイルを保存すると、Chatworkの任意のトークルームに自動で通知とファイルのアップロードを行います。これまで手動でファイルを格納し連絡を行っていた作業を自動化でき、報告漏れ防止にも繋がります。また、共有されたメンバーはGoogle Driveにアクセスせずにファイルを閲覧できます。IT部門は素材やテキストの変更をスピーディーに察知し、無駄な作業を減らせます。

その2　リアルタイムアクセスの向上

Google Driveに共有されたファイルは素早く同期されるため、共同作業者とのスピーディーな共有が可能です。Chatworkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、共同作業者は常に最新の資料をGoogleDriveで確認できます。当社のマーケティングチームでは、キャンペーン資料をChatWorkで共有しているのですが、Google Driveに自動格納されることで変動性が高い内容も最新の資料がどれか把握しやすく、スピーディーに業務を進行できます！

その3　ファイルの自動保存で整理整頓

ChatWorkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、ファイルの整理整頓がしやすくなります。重要な書類や資料を見失うことが減るため、Chatworkでの資料検索の手間も省けますね。当社のプロジェクトチームでは日々多くのファイルの共有が行われます。毎回手動でGoogle Driveへ格納する作業は面倒ですし、時間をとられてしまっていました。自動化の効果はファイルの多さに顕著に現れます。

まとめ

いかがでしたか。今回はChatworkとGoogle Driveの連携でできる自動化と、プログラミング不要で実現できる方法をご紹介しました。

私はこれまで、Google Driveに格納したファイルのリンクをChatworkやSlackなどのチャットで共有連絡していましたが、自動化できることを知って「意外と手間だったんだ」と認識できました。名もなき手作業は量が多いほど手間になりますが、自動化という観点で着目すると改善していけますね！

一瞬でできる簡単な作業でも回数を重ねると時間を要することってたくさんあると思います。作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう！