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中小企業やプロジェクト管理を重視する方たちに人気なチャットツール、Chatwork。Chatworkはシンプルで直感的な操作性を持ち、プロジェクト管理や情報共有に最適なツールです。そんな便利なツールですが、Google Driveとの連携でもっと便利に使えるようになるんです。Google Driveはクラウドベースのストレージサービス。ファイルの保存と共有が簡単で、モバイルでのアクセス時もわかりやすい表示が魅力です。
本記事では、ChatWorkとGoogle Driveをプログラミング不要で連携する方法についてご紹介します。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それぞれのアプリをYoomと連携させる必要があります。
ChatWorkのログイン情報（メールアドレス、パスワード）
連携するChatworkへログインし、連携するトークルームのルームIDを取得しておきます。
ルームIDの確認方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
ファイルを格納するフォルダ（既存のフォルダでも新規フォルダでもOK）
そのフォルダにテスト用のファイルを1つ格納しておいてください。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
アプリトリガーのタイトル→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
アプリ→Google Drive
Google Driveと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。
フォルダにアクセスできるGoogleアカウントを選び、Yoomと連携を許可します。
トリガーアクション→「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが格納されたら」
デフォルトで選択されていますので、操作は不要です。
→次へ
トリガーの接続間隔→5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォルダID→編集欄をクリックで候補が表示されるので選択します。または、Google DriveのURLに記載されている「https://drive.google.com/drive/folders/ここの文字列」を入力します。今回はテスト用に作っておいた「Chatworkと連携テスト」というフォルダを使います。
→テストをクリック！
→成功
アウトプットにはこの後の操作で必要な項目が抽出されています。
→保存する
フローボットの２番めの操作をクリック。
タイトル→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
アプリ→Google Drive
アクション→画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
→次へ
ファイルID→デフォルトで先程のアウトプットで取得した{{ファイルID}}が選択されています。操作は不要です。
→テストをクリック
→成功
※ここでエラーになる時は、指定のフォルダに画像・PDFファイルのいずれかが格納されていない可能性があるのでフォルダをチェック！
アウトプットでは取得したファイル情報が記載されています。
→保存する
フローボットの３つめの操作をクリックします。
タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→Chatwork
Chatworkと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。Yoomがアクセスすることの許可を求められるので「許可」してください。
アクション→ファイルをアップロードする
ルームID→編集欄をクリックで候補のルームIDが表示されます。今回はテスト用に作っておいた「yoom_test」というチャットルームを使います。
メッセージ内容→デフォルトで「画像フォルダに新規ファイル格納されました。」と入っています。お好みの内容に編集できます。
ファイルの添付方法→アウトプットを利用する→Google Driveからの取得ファイル
→テストをクリック
→成功 ChatworkのルームにGoogle Driveに格納しておいたファイルが送信されています。送信者は「Yoom」です。
→保存する
フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。Google Driveにファイルを投稿しました。
トリガーを5分おきに設定したので、少し待ってChatworkを確認すると…
大成功です。
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
メールアプリ等で受信したファイルをGoogle Driveにアップロードすることもできます。重要なファイルが埋もれなくて済みますね。
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
フォームの内容をもとに、請求書発行からGoogle Drivehへの保存まで自動で完了します。請求書を大量に扱う方におすすめです。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Salesforceと連携することで取引先情報の管理もしやすくなりますね。例えば営業とバックオフィスで情報共有がスムーズになりそうです。
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知する
特定の条件にマッチしたメールだけを通知することもできます。これで重要なメールを見逃さなくなりますね。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する
いちいちGoogle スプレッドシートを開かなくても、行が追加されたら自動で通知されます。データの追加をいち早く把握したい方におすすめです。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知する
AIで文字起こしと要約をし、通知するところまで自動で完了します。Zoomミーティングの後処理が格段に楽になりそうです。
Google Driveにファイルを保存すると、Chatworkの任意のトークルームに自動で通知とファイルのアップロードを行います。これまで手動でファイルを格納し連絡を行っていた作業を自動化でき、報告漏れ防止にも繋がります。また、共有されたメンバーはGoogle Driveにアクセスせずにファイルを閲覧できます。IT部門は素材やテキストの変更をスピーディーに察知し、無駄な作業を減らせます。
Google Driveに共有されたファイルは素早く同期されるため、共同作業者とのスピーディーな共有が可能です。Chatworkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、共同作業者は常に最新の資料をGoogleDriveで確認できます。当社のマーケティングチームでは、キャンペーン資料をChatWorkで共有しているのですが、Google Driveに自動格納されることで変動性が高い内容も最新の資料がどれか把握しやすく、スピーディーに業務を進行できます！
ChatWorkで共有されたファイルを自動でGoogle Driveに格納することで、ファイルの整理整頓がしやすくなります。重要な書類や資料を見失うことが減るため、Chatworkでの資料検索の手間も省けますね。当社のプロジェクトチームでは日々多くのファイルの共有が行われます。毎回手動でGoogle Driveへ格納する作業は面倒ですし、時間をとられてしまっていました。自動化の効果はファイルの多さに顕著に現れます。
いかがでしたか。今回はChatworkとGoogle Driveの連携でできる自動化と、プログラミング不要で実現できる方法をご紹介しました。
私はこれまで、Google Driveに格納したファイルのリンクをChatworkやSlackなどのチャットで共有連絡していましたが、自動化できることを知って「意外と手間だったんだ」と認識できました。名もなき手作業は量が多いほど手間になりますが、自動化という観点で着目すると改善していけますね！
一瞬でできる簡単な作業でも回数を重ねると時間を要することってたくさんあると思います。作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう！
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