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人事異動や個人情報の変更などにより、従業員情報を更新する機会がありますよね。
従業員情報の更新が増えるほど、人事担当者の負担も大きくなるでしょう。
そこで今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、AKASHIも自動更新する」というテンプレートの設定を行います。
この自動化を活用すれば、手動での更新作業を省けるため、人事担当者の負担を軽減できる可能性があります。
これらのアプリを連携するメリットを以下にまとめました。
GoogleスプレッドシートとAKASHIの連携で自動的にデータを追加できるので、正確な情報を維持できるというメリットがあります。
手入力ではないため、入力違いなどのヒューマンエラーの防止も期待できます。
特に従業員情報を管理している人事部では、データを正確に管理することが求められるためこの自動化は有効であると考えられます。
これらのアプリを連携することで、手作業が削減され、他の業務に集中できるというメリットもあります。
多忙な人事担当者の方も多いかと思いますが、この自動化で空いた時間を別の業務に充てることも期待できます。
[Yoomとは]
今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定ができます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
GoogleスプレッドシートとAKASHIをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定が簡単になります。
まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面に移行したら、Googleスプレッドシートにログインしてください。
続いてAKASHIのマイアプリ登録から行いますが、Yoomのヘルプページに記載があるので、そちらを参考にして登録しましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとAKASHIが表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は以下の該当する箇所をクリックすれば、変更できます。
まずは、Googleスプレッドシートの設定から行うので、「行が更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認します。
以下の画面に移行するので、設定方法を確認しましょう。
Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用に従業員情報を入力します。
※AKASHIと一致する従業員IDがあらかじめスプレッドシートにも格納されている必要があります。
例として以下のように設定しました。
Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
Googleスプレッドシートのアウトプットが正しく表示されているか確認します。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行するので、下記の注意事項をお読みください。
スクロールして、「APIトークン」と「企業ID」の設定を説明文を読んで行いましょう。
スクロールして、「従業員情報」を設定してください。
赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{従業員ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
Googleスプレッドシートに入力した項目名に該当する項目を入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、自動的にAKASHIに登録するフローです。
今回ご紹介したテンプレートは従業員情報が更新された際に起動するものでしたが、こちらは従業員情報が追加された際に利用できるテンプレートです。
2.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、Google Chatに自動通知するフローです。
データが共有された際に見逃すことなく、確認ができます。
3.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、自動でGoogleカレンダーにも登録するフローです。
GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーで予定管理している方にオススメです。
今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、AKASHIも自動更新する」というテンプレートの設定を行いました。
GoogleスプレッドシートとAKASHIの連携によって、従業員情報の更新があった際に、データを正確に保持できるようになります。
この自動化の仕組みを活用して、業務効率化を進めてみてくださいね。
実際にYoomに触れてみたいという方は、こちらから無料登録を行いましょう。
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