・
人事異動や個人情報の変更などにより、従業員情報を更新する機会がありますよね。
従業員情報の更新が増えるほど、人事担当者の負担も大きくなるでしょう。
そこで今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、AKASHIも自動更新する」というテンプレートの設定を行います。
この自動化を活用すれば、手動での更新作業を省けるため、人事担当者の負担を軽減できる可能性があります。
これらのアプリを連携するメリットを以下にまとめました。
GoogleスプレッドシートとAKASHIの連携で自動的にデータを追加できるので、正確な情報を維持できるというメリットがあります。
手入力ではないため、入力違いなどのヒューマンエラーの防止も期待できます。
特に従業員情報を管理している人事部では、データを正確に管理することが求められるためこの自動化は有効であると考えられます。
これらのアプリを連携することで、手作業が削減され、他の業務に集中できるというメリットもあります。
多忙な人事担当者の方も多いかと思いますが、この自動化で空いた時間を別の業務に充てることも期待できます。
[Yoomとは]
今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・同時にシートの編集を行いたいチームの責任者
2.AKASHIを使用し、勤怠管理などを行う企業
・月毎のシフト表を管理する支店長
・従業員の勤怠管理を行う人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員に関する情報や資料を管理するのに有効的なツールです。
加えてAKASHIを日々の従業員管理に活用することで、人事業務を円滑に進めます。
しかし、Google スプレッドシートの従業員情報が更新されたら手動でAKASHIに反映させることは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
手作業などの手間のかかる業務を自動化し、他の業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された従業員情報を基にAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き業務の効率化を促進します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定ができます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
GoogleスプレッドシートとAKASHIをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定が簡単になります。
まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面に移行したら、Googleスプレッドシートにログインしてください。
続いてAKASHIのマイアプリ登録から行いますが、Yoomのヘルプページに記載があるので、そちらを参考にして登録しましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとAKASHIが表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・同時にシートの編集を行いたいチームの責任者
2.AKASHIを使用し、勤怠管理などを行う企業
・月毎のシフト表を管理する支店長
・従業員の勤怠管理を行う人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員に関する情報や資料を管理するのに有効的なツールです。
加えてAKASHIを日々の従業員管理に活用することで、人事業務を円滑に進めます。
しかし、Google スプレッドシートの従業員情報が更新されたら手動でAKASHIに反映させることは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
手作業などの手間のかかる業務を自動化し、他の業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された従業員情報を基にAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き業務の効率化を促進します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は以下の該当する箇所をクリックすれば、変更できます。
まずは、Googleスプレッドシートの設定から行うので、「行が更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認します。
以下の画面に移行するので、設定方法を確認しましょう。
Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用に従業員情報を入力します。
※AKASHIと一致する従業員IDがあらかじめスプレッドシートにも格納されている必要があります。
例として以下のように設定しました。
Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
Googleスプレッドシートのアウトプットが正しく表示されているか確認します。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行するので、下記の注意事項をお読みください。
スクロールして、「APIトークン」と「企業ID」の設定を説明文を読んで行いましょう。
スクロールして、「従業員情報」を設定してください。
赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{従業員ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
Googleスプレッドシートに入力した項目名に該当する項目を入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、自動的にAKASHIに登録するフローです。
今回ご紹介したテンプレートは従業員情報が更新された際に起動するものでしたが、こちらは従業員情報が追加された際に利用できるテンプレートです。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらAKASHIに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チームの進捗管理に使用している管理者
・シートにコメントを残してコミュニケーションを行う経営者
2.AKASHIを使用し、勤怠管理などを行う企業
・店舗のシフト表を作成する支店長
・従業員の勤怠管理を行う人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員のあらゆる情報を管理するのに有効的なツールです。
その情報を基にしてAKASHIで従業員の勤怠管理を行うことで、人事部門の業務効率化を促進します。
しかし、Google スプレッドシートへ登録された従業員情報を改めてAKASHIに手入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
手作業などの手間のかかる業務を自動化したいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに入力された従業員情報を引用し、AKASHIへもデータを登録するため、手作業の時間を短縮し、チームの生産性を高く保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、Google Chatに自動通知するフローです。
データが共有された際に見逃すことなく、確認ができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・取引先企業とシートを共有し、情報を確認している方
・業務の進捗状況の報告として使用し、内容を確認している経営者
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門内のコミュニケーションとして使用している方
・取引先企業の情報をチームに共有している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはネット環境があれば編集や内容の確認が可能なため、フィールドワークを伴う業務の際も素早い確認や編集が可能です。
しかし、Google スプレッドシートへの情報更新を手動で通知し続けるのは、時間と労力の無駄です。
情報の更新があったらチャットを受け取りたいと考える方に、このフローは適しています。
Google スプレッドシートの更新が行われたら、自動でGoogle Chatに通知を送ることが可能なため、情報の共有速度をより上げることができます。
また更新内容を引用したチャットを送るため、Google スプレッドシートを確認しなくてもチャットの確認だけで情報の概要を知ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
3.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、自動でGoogleカレンダーにも登録するフローです。
GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーで予定管理している方にオススメです。
■概要
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、その情報を取得してGoogleカレンダーにも予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを利用している方
・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをGASを使って同期されている方
・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをうまく連携し、業務効率を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleスプレッドシートの情報登録とともにGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減することができます。
・カレンダーへの追加漏れを防ぐこともできます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
今回は「Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、AKASHIも自動更新する」というテンプレートの設定を行いました。
GoogleスプレッドシートとAKASHIの連携によって、従業員情報の更新があった際に、データを正確に保持できるようになります。
この自動化の仕組みを活用して、業務効率化を進めてみてくださいね。
実際にYoomに触れてみたいという方は、こちらから無料登録を行いましょう。
