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給与計算や勤怠管理、入退社手続きなどをWeb上で効率的に管理できるツールとして、freee人事労務は多くの企業で利用されています。そんなfreee人事労務とGoogleスプレッドシートを連携することで、従業員データの管理がより柔軟になります。この記事では、freee人事労務とGoogleスプレッドシートの連携メリットとノーコードツールYoomを使用した具体的な連携手順を画像付きでご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください。
「freee人事労務の従業員情報が更新されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表も更新する」という自動化フローの導入により、手作業によるデータ入力の時間が大幅に短縮できそうです。通常、従業員情報を更新する際、freee人事労務とGoogleスプレッドシートの両方に手動で情報を反映させる必要があり、これが二重の作業負担となっています。特に従業員数が多い場合や、頻繁に情報の更新が発生する場合には、その手間が非常に大きくなります。
自動反映の連携をすれば入力にかかる時間を大幅に削減でき、手動での確認作業も減るので、業務全体の効率が向上するでしょう。これにより、<span class="mark-yellow">従業員情報の更新に割いていた時間を他の重要な業務に活用できる点は嬉しいポイントの1つ</span>です。
freee人事労務とGoogleスプレッドシートの自動連携により、手作業によるヒューマンエラーのリスクが低減できます。従業員情報を複数のシステムに手動で入力する場合、情報の誤入力や記入漏れが発生する可能性が高くなり、特にデータ量が増えるほどそのリスクは高まります。たとえば、従業員の住所変更や給与データの修正など、重要な情報の転記ミスが起こると、後々のトラブルにつながりかねません。
このフローを自動化することで、<span class="mark-yellow">freee人事労務で更新されたデータが正確にGoogleスプレッドシートに反映されるため、手動での入力ミスを避けることができます。</span>データが自動的に正しい形式で反映されるので、後で修正する必要がなくなり、情報の信頼性が向上します。特に、給与計算や福利厚生の手続きなど、正確な情報が求められる業務をされている方にはおすすめの自動化と言えるでしょう。
[Yoomとは]
今回は<span class="mark-yellow">「freee人事労務の従業員情報が更新されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表も更新する」</span>という自動化をご紹介します。
アプリ連携の構造は上記のような形になっています。
意外とシンプルな作りなので、簡単に設定ができるはずです！
ここからは実際にYoomの画面を見せながら、どのような流れで連携が進んでいくのか画像付きで解説していきます。
上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
※Yoomのアカウントが必要です。>>登録はこちら
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！
以下のようなポップアップが表示されたらテンプレートのコピーに成功しています。
それでは実際に設定を進めていきましょう！
まずは事前準備としてYoomとアプリの連携をしておきます。
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。
画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「freee人事労務」「Googleスプレッドシート」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
最初に「従業員情報が更新されたら（Webhook）」を選択してください。
アプリトリガーとなる部分を設定していきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。
そうすると、以下のような画面に遷移します。
手順通り、Webhookの設定をしましょう。
下にスクロールするとアウトプットが表示されているかと思います。
連携アプリ側の設定で使用可能ですが、ここでは設定しないのでスルーしてOKです。
「保存する」を押して最初の画面に戻りましょう。
次に「従業員情報の取得」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」を押して設定を進めます。
画面が遷移したら、必須項目となっている「事業所ID」「従業員ID」「対象年」「対象月」を埋めてください。
入力欄をクリックするとアウトプットを使用することが可能です。
下にスクロールして、任意で詳細設定を設定してください。
ここではエラーやインターバルの設定ができます。
※Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法についてはこちら
次に「レコードを更新する」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」を押して設定を進めていきましょう。
下にスクロールしていくと、
「データベースの連携」という項目が出てくるので、入力欄下部の補足を参考にしながら入力してください。
入力完了後は「次へ」を押して設定を進めます。
取得したいレコードの条件部分を設定します。
入力欄をクリックすると、freee人事労務のアウトプットが使用できるので該当のアウトプットを設定しましょう。
下にスクロールして、任意で詳細設定を設定してください。
※エラーやインターバルの設定が可能です。
「保存する」を押すと以下のポップアップが出てきます。
「トリガーをON」を押して、最初の画面上部のトリガーが画像のようになっていたらOKです！
これで「freee人事労務の従業員情報が更新されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表も更新する」の設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！
他にもfreee人事労務とGoogleスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
①freee人事労務に従業員の登録があったら、Slackに通知するフローです。従業員の登録を自動通知できるので、迅速な対応が可能になります。
②クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。チーム内への締結書類情報の共有がスムーズになりそうです。
この記事では、freee人事労務とGoogleスプレッドシートを連携して、従業員情報の自動反映を行う方法をご紹介しました。freee人事労務の従業員情報が更新されると、そのデータが自動的にGoogleスプレッドシートにも反映されるため、手動でのデータ入力が不要となり、作業の効率化が期待できます。Yoomはノーコードでのアプリ連携が簡単にでき、直感的な操作で使用可能です。
この記事を参考にして、freee人事労務とGoogleスプレッドシートの連携にチャレンジしてみてください！
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