freee人事労務とGoogle スプレッドシートを連携して従業員情報を自動更新する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:freee人事労務とGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録する！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてくだ
さい。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、freee人事労務をクリックします。
(3)メールアドレスとパスワードでログインすると、以下の画像が表示されますので、問題がなければ許可をクリックします。

(4)次にGoogleスプレッドシートの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleスプレッドシートをクリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックします。

Yoomのマイアプリにfreee人事労務とGoogleスプレッドシートが表示されていれば、連携完了です！

ステップ2:アプリトリガーの設定をしよう！

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「従業員情報が更新されたら（Webhook）」をクリックします。

(2)freee人事労務の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee人事労務と連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「従業員情報が更新されたら（Webhook）」のままで「次へ」をクリックします。

(3))「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、freee人事労務の管理画面で設定を行います。
詳しい操作方法は下記のサイトをご参照ください。

freeeでWebhook設定を行う

設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3:アプリと連携する

(1)次にfreee人事労務と連携を行います。
「従業員情報の取得」をクリックします。

(2)freee人事労務の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee人事労務と連携するアカウント情報を確認し、アクションは「従業員情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から事業所IDを候補から選択し、従業員ID、対象年、対象月をアウトプットから選択します。

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入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4:データベースを操作する

(1)次にGoogle スプレッドシートのデータベースを操作します。
「レコードを更新する」をクリックします。

(2)Google スプレッドシートの「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままで「次へ」をクリックします。

下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコード条件を入力します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすると、レコード条件を追加することができます

下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「freee人事労務の従業員情報が更新されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表も更新する」フローボットの完成です。

freee人事労務とGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもfreee人事労務とGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新する

先ほど、紹介したテンプレートは「freee人事労務の従業員情報が更新されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表も更新する」でしたが、このテンプレートはGoogle スプレッドシートで行を更新すると、freee人事労務の従業員情報に更新した内容が反映されます。
このテンプレートを使用すれば、互いのアプリを確認せずとも片方のアプリで同じ情報を確認できます。

2.freee人事労務で従業員が登録されたら、日程の調整を依頼後Google カレンダーに予定を登録し通知する

freee人事労務とGoogle カレンダーを連携することで、freee人事労務で従業員を登録すると、自動で担当者へ日程確認依頼が通知されます。担当者が日程の調整を完了すると、Google カレンダーに予定を登録し、メールを送信します。freee人事労務に従業員登録を行うだけで、一連の流れが自動で行われるため、連絡や確認の手間を軽減してくれるでしょう。

3. ‍Googleスプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携させると、スプレッドシートで行を更新するたびに、その内容がMicrosoft Teamsで確認できます。先ほど、紹介したテンプレートと一緒に使うことで、従業員情報が更新されたら、同時にMicrosoft Teamsに通知を送ることができるので、チーム全体がタイムリーに情報をキャッチできるようになります！

他にもfreee人事労務とGoogle スプレッドシートのテンプレートを見たい方は下のサイトからご確認ください！

freee人事労務を使用したフローボットテンプレート一覧‍

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

freee人事労務とGoogle スプレッドシートの連携により、手動でのデータ入力を減らし、効率的に従業員情報を管理できそうですね！時間を節約できれば、気持ちにも余裕ができそうです。
Yoomは簡単に設定することができるだけでなく、コスト面においてもとても優秀です。
開発費も、外注費もかからないので、すぐに始めることができます！
ぜひ、下のフォームから2週間無料でお試しください。

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