Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
「このメール作成、もっと簡単にできないかな…」「同じような内容のメールを毎日送っていて、他の業務に時間が割けない…」
このように定型的なメール業務に追われ、手間や時間の制約を感じていませんか？手作業によるメール送信は、タイプミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。
もしフォームへの回答があった際に自動でお礼メールを送信したり、特定のイベントが発生したタイミングで関係者へ自動で通知メールを送ったりできる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中する貴重な時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入に大きな手間や時間もかからないので、ぜひこの機会にメール業務の自動化を取り入れて日々の作業をもっと効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailからメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Gmailを使ったメール送信自動化の活用パターン
ここでは、日常的に利用する様々なツールとGmailを連携させ、メール送信を自動化する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを交えてご紹介します。手作業によるメール作成・送信の手間を大幅に削減し、コミュニケーションの迅速化や業務効率の向上を実現できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
フォームの送信内容に応じてGmailからメールを自動送信する
Googleフォーム等の各種フォームツールへの新規回答や情報送信をトリガーとして、回答者や関係者に対してGmailからパーソナライズされた確認メール・サンクスメール・通知メールなどを自動で送信するフローです。手動での返信作業をなくし、迅速かつ正確なコミュニケーションを実現するとともに、顧客満足度の向上にも繋げましょう！
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
チャットツールの投稿内容に応じてGmailからメールを自動送信する
Slackなどのチャットツールにおける特定のキーワードを含む投稿や、特定チャンネルへのメッセージ送信などを検知して、その内容に基づいた情報を指定の宛先に自動でメール送信するフローです。チャット上での重要なやり取りや決定事項を関係者へ迅速かつ確実に共有したり、エスカレーションしたりする手間を大幅に削減できます。
Slackの投稿内容をもとにOutlookでメールを自動送信する
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■概要
「Slackの投稿内容をもとにOutlookでメールを自動送信する」ワークフローは、チャットでの投稿内容をメール送信に活用できます。
Outlookでの手動作成の手間を減らし、スムーズな連絡が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを活用して情報共有やコミュニケーションを行っている方
・Slackの投稿内容をOutlookメールで関係者にもスピーディに共有したいと考えている方
・情報共有をSlackだけでなくメールでも並行して行い、見落としや伝達漏れを防ぎたい方
・部門や取引先など、メールでの連絡が必要な相手が多い方
・Slackの投稿を毎回手動でOutlookメールに転記しているが、手間を省きたい方
■注意事項
・Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
データベース/CRMのデータ更新に応じてGmailからメールを自動送信する
SalesforceのようなデータベースやCRMシステム内での新規リード獲得・商談ステータスの変更・顧客情報の更新といった特定のデータ変動をトリガーとして、関連する営業担当者や顧客本人、あるいは社内関係部署へGmailから通知メールやフォローアップメールなどを自動送信するフローです。顧客対応のスピードアップ、営業プロセスの効率化、そして社内外への情報共有の漏れ防止に大きく貢献します。
Salesforceにリード情報が追加されたら、メールを自動送信する
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■概要
「Salesforeにリード情報が追加されたら、メールを自動送信する」ワークフローを利用すると、リード情報の管理が簡単になります。
自動でメール送信を行うため、連絡の手間や漏れを防止できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理や営業活動を行っている方
・Salesforceにリード情報が追加された際、素早く対応を行いたい営業担当者の方
・新規リードの発生を見逃さず、スピーディにアクションを起こしたい方
・日々多くのリードを管理していて、手作業での通知やメール送信に手間を感じている方
・メールツールを活用し、リード情報を関係者やチームに効率よく共有したい方
■注意事項
・SalesforceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの回答内容に応じてGmailから自動返信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、回答者に対してGmailから確認メールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
ステップ1：GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にGmailを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
まず準備として、フォームを作成して回答したものを用意しましょう。
今回は以下のようなフォームを作り、自分で回答してみました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「問い合わせが届いたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
成功したら保存してください。今回は「+ 取得する値を追加」から下記の赤枠のアウトプットを追加しました。
ステップ4：Gmailのアクション設定
「Gmailを返信する」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、Toの欄にステップ3で取得したアウトプットの「メールアドレス」を選択しましょう。
最後に件名と本文を入力してください。こちらもアウトプットを利用して入力すると簡単にフォームの内容を反映させることができます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になるので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
成功したら保存してください。
Googleフォームで入力したメールアドレスに自動送信メールが届きました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する方法でした！
Gmailに関するその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Gmailを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
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■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
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■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
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■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
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■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
GoogleフォームとGmailを連携させてメール送信業務を自動化することで、これまで多くの時間を費やしていた定型的なメール作成や送信作業から解放され、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。これにより、日々繰り返されるルーティンワークに忙殺されることなく、より創造性が求められる業務や、顧客とのより深いコミュニケーションといった本質的な活動に貴重なリソースを割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしメール業務のさらなる効率化や自動化に少しでもご興味をお持ちいただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を体験してみてください！
