・
【ノーコードで実現】ウェブサイトをPDFに変換して自動で保存する方法
「Webページの情報を定期的にPDF化して保存するのが面倒…」
「手作業でスクリーンショットを撮って保存しているけど、抜け漏れやミスが多くて困る…」
このように、ウェブサイトの情報保存や共有に関する手作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、指定したWebページを自動でPDFへ変換し、Boxのようなオンラインストレージに自動で保存できる仕組みがあれば、情報収集や報告資料作成の手間を削減できるでしょう！
本来注力すべき分析や企画業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWebページをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
WebページをPDF化して自動保存する方法
普段の業務で、Webページの情報をPDFとして保存する機会は多いですが、その都度手作業で行うのは手間がかかります。
ここでは、様々なトリガーをきっかけにWebページを自動でPDF化し、指定の場所に保存する方法を具体的なテンプレートで紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームを起点にWebページをPDF化する
フォームにURLが入力されたら、そのページを自動でPDFに変換し、Boxなどのストレージサービスに保存することが可能です。
依頼されたページのPDF化などを効率化できます！
スケジュールを起点にWebページをPDF化する
指定した日時に特定のWebページを自動でPDF化し、Dropboxなどのストレージサービスに保存することで、定期的なモニタリングやレポート用の情報収集を自動化し、手作業による抜け漏れを防ぎます！
■概要
定期的な情報収集やレポート作成のために、特定のウェブサイトをPDFに変換して保存する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのキャプチャやPDF化は忘れがちであり、定型業務でありながらも業務負荷を高める一因になります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にウェブサイトをPDFに変換し、Dropboxに保存までを完結させることが可能であり、こうした繰り返し作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定点観測のため、定期的にウェブサイトをPDFに変換して情報を記録、共有している方
- 競合サイトの動向などを追うため、手作業でウェブサイトをPDF化しているマーケターの方
- ウェブサイトのPDF変換と保存に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定した日時にウェブサイトのPDF変換から保存までを自動で行うため、手作業で対応していた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 定期的な作業の実行を自動化することで、PDF化のし忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、0CodeKitとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで0CodeKitを選択し、「HTML/URLをPDFに変換する」アクションを設定し、対象のウェブサイトURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、このワークフローを実行したい任意の日時（毎月1日、毎週月曜日など）や繰り返し周期を設定してください。
- 0CodeKitでPDFに変換するアクションを設定する際に、対象としたいウェブサイトのURLを任意で設定してください。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、保存先のフォルダやPDFのファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- 0CodeKit、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
定期的な情報収集やレポート作成のために、特定のウェブサイトをPDFに変換して保存する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのキャプチャやPDF化は忘れがちであり、定型業務でありながらも業務負荷を高める一因になります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にウェブサイトをPDFに変換し、Dropboxに保存までを完結させることが可能であり、こうした繰り返し作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定点観測のため、定期的にウェブサイトをPDFに変換して情報を記録、共有している方
- 競合サイトの動向などを追うため、手作業でウェブサイトをPDF化しているマーケターの方
- ウェブサイトのPDF変換と保存に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定した日時にウェブサイトのPDF変換から保存までを自動で行うため、手作業で対応していた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 定期的な作業の実行を自動化することで、PDF化のし忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、0CodeKitとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで0CodeKitを選択し、「HTML/URLをPDFに変換する」アクションを設定し、対象のウェブサイトURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、このワークフローを実行したい任意の日時（毎月1日、毎週月曜日など）や繰り返し周期を設定してください。
- 0CodeKitでPDFに変換するアクションを設定する際に、対象としたいウェブサイトのURLを任意で設定してください。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、保存先のフォルダやPDFのファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- 0CodeKit、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
データベースを起点にWebページをPDF化する
Google スプレッドシートなどのデータベースに情報が追加されたことをトリガーに、関連するWebページを自動でPDF化し、Google Driveなどのストレージに保存できます。
リストに基づいた情報収集作業の手間を削減できます！
フォームで受信したURLをPDF化してBoxに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームでURLが送信されたら、そのWebページを自動でPDFに変換し、Boxの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Boxのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定とBoxへのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1： Boxのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録をしよう
下準備として、Yoomとアプリを連携する作業を行います。
まずはYoomにログインしましょう！
Boxのマイアプリ登録手順
ログイン後、画面左上のマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でBoxを選択しましょう。
Boxのログイン画面に移行したら、メールアドレスとパスワードを入力して、承認を選択します。
これでBoxのマイアプリ登録が完了です。
ブラウザ操作用アカウントの登録方法
今回ブラウザを操作するというアクションを行う際に必要ですので、登録します。
マイアプリを選択し、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」をクリックしてください。
※詳しくはこちらを参照してください。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力します。
アカウント名は「Google Chromeのログインアカウント」、パスワードは「Google Chromeのパスワード」を入力してください。
これでブラウザ操作用アカウントの登録が完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
ここでは、テンプレートを活用して、フローボットを作成していきます。
大枠が作成されているので、流れに沿って設定するだけで完成します。
一緒にフローボットを作ってみましょう！
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：フォームトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「フォーム」をクリックしてください。
フォームを作成する画面に進みます。
こちらはあらかじめ設定ができていますが、タイトルを変更したい時は入力してください。
他の項目を追加したい場合は、「質問を追加」から質問を増やすことも可能です！
設定したら、次へをクリックしましょう。
フォームの表示確認と詳細設定では、実際にフォームに回答があったという想定で、サンプル値を設定します。
この取得した値（アウトプット）は後のフローで使用します。
設定できたら保存しましょう。
ステップ4：ブラウザを操作しよう
ブラウザを操作するアクションを設定する前に、まずはこちらにアクセスし、Chromeに追加」を選択してください。
拡張機能を追加をクリックしましょう。
Chromeの拡張機能の追加が完了したら、Chromeの管理画面に移動して、シークレットモードの実行を許可するのトグルをONにしてください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認してください。
ここまで設定したら、「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
ブラウザ操作の詳細設定に進みましょう。
ブラウザを操作するオペレーションは、利用したいWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ここでは一例をご紹介していきます。
1.URLにアクセス
- アクション名には、任意の値を入力します
- 対象のURLは利用したいWebサイトのURLを入力してください
2.クリック
- ブラウザ上でクリックのアクションが必要な場面で使用するオペレーションです。
3.フォームに情報を入力
- アクション名には任意の値を入力します
- 値にはフォームで取得した値から、「URL」を選択してください
4.クリック
クリックは先ほどと同様に、クリックが必要な場面なので、このアクションを設定しています。
5.待機
待機時間を設定すれば、設定した時間だけフローをストップさせることが可能になり、フォームの送信にかかる時間を待機させてエラーを防止することができます。
6.クリック
クリックが必要な場面なので、アクションを挟みます。
7.ファイルをダウンロード
- アクション名とファイルの名称は、任意の値を入力してください。
- 待機して実行は、ファイルのダウンロードにかかる時間を待機させてエラーを防止するために設定しています。
設定ができたらテストをクリックしましょう。
テストが成功して、PDF化できたら保存してください。
ステップ5：Boxのアクションを設定しよう
次に「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は設定ができていますので、以下の点を確認して次へをクリックしましょう。
- タイトルは編集OKです
- Boxと連携するアカウント情報を確認します
- アクションは「ファイルをアップロード」が選択されています
API接続設定を行いましょう。
ファイル名はフォームトリガーで取得した値を設定しておくと管理しやすいです。
詳しくはこちらをご確認ください。
最後に必ず「.pdf」と拡張子をつけるようにしてください。
格納先フォルダのコンテンツIDはBoxのURLを確認して、設定してください。
ファイルの添付方法は「取得したファイルを使用する」、ファイルは「ファイル」を選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Boxにファイルをアップロードできたら保存してください。
ステップ6：動作を確認しよう
最後にトリガーをONにして作成したフローボットが正常に動くか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Boxと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
ここでは、Boxを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
例えばBoxへのファイルアップロードをトリガーに、Google スプレッドシートの更新やOCR読み取りによるデータ追加を実行します。これにより、ファイルの変更や内容を関係者に素早く共有し、データ入力・管理業務を効率化します。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知して、指定したGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による手間とミスを解消し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートを用いたファイル管理を手作業で行っている方
- ファイルのアップロード履歴を、正確かつタイムリーに管理シートへ反映させたい方
- 単純な転記作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でシートが更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することが可能です。
- 人の手を介さず自動で処理されることで、入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxフォルダ内のファイルアップロードを検知するトリガーの起動間隔は、任意で設定することが可能です。業務の要件に合わせて更新頻度を調整してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がPDFの文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連のタスクを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書などの書類処理にかかる時間を削減したいと考えている方
- OCRを活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率的に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにPDFファイルが追加されると、自動で内容が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出する項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、データを記録したいシートや列の範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新とバージョン管理を手作業で行い、非効率を感じている方
- Boxのファイル更新情報をSlackで共有しているが、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- ファイル管理とチームへの情報共有を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードからバージョン更新、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバージョンの更新ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルバージョンをアップロード」アクションを設定し、特定のファイルに対して新しいバージョンとして上書きします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、更新されたファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したファイル情報を含んだメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できます。
- メッセージ本文には、Boxにアップロードされたファイル名などを変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
- 手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
- Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
- OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。
- 手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。
- エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知して、指定したGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による手間とミスを解消し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートを用いたファイル管理を手作業で行っている方
- ファイルのアップロード履歴を、正確かつタイムリーに管理シートへ反映させたい方
- 単純な転記作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でシートが更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することが可能です。
- 人の手を介さず自動で処理されることで、入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxフォルダ内のファイルアップロードを検知するトリガーの起動間隔は、任意で設定することが可能です。業務の要件に合わせて更新頻度を調整してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がPDFの文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連のタスクを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書などの書類処理にかかる時間を削減したいと考えている方
- OCRを活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率的に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにPDFファイルが追加されると、自動で内容が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出する項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、データを記録したいシートや列の範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新とバージョン管理を手作業で行い、非効率を感じている方
- Boxのファイル更新情報をSlackで共有しているが、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- ファイル管理とチームへの情報共有を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードからバージョン更新、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバージョンの更新ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルバージョンをアップロード」アクションを設定し、特定のファイルに対して新しいバージョンとして上書きします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、更新されたファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したファイル情報を含んだメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できます。
- メッセージ本文には、Boxにアップロードされたファイル名などを変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
- 手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
- Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
- OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。
- 手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。
- エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。
まとめ
WebページをPDF化して保存する一連の作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報収集やエビデンス保存の手間を削減し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぐことができます。
これにより、報告書作成や情報共有がスムーズになり、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
