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「Webページの情報を定期的にPDF化して保存するのが面倒…」
「手作業でスクリーンショットを撮って保存しているけど、抜け漏れやミスが多くて困る…」
このように、ウェブサイトの情報保存や共有に関する手作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、指定したWebページを自動でPDFへ変換し、Boxのようなオンラインストレージに自動で保存できる仕組みがあれば、情報収集や報告資料作成の手間を削減できるでしょう！
本来注力すべき分析や企画業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはWebページをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で、Webページの情報をPDFとして保存する機会は多いですが、その都度手作業で行うのは手間がかかります。
ここでは、様々なトリガーをきっかけにWebページを自動でPDF化し、指定の場所に保存する方法を具体的なテンプレートで紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームにURLが入力されたら、そのページを自動でPDFに変換し、Boxなどのストレージサービスに保存することが可能です。
依頼されたページのPDF化などを効率化できます！
指定した日時に特定のWebページを自動でPDF化し、Dropboxなどのストレージサービスに保存することで、定期的なモニタリングやレポート用の情報収集を自動化し、手作業による抜け漏れを防ぎます！
■概要
定期的な情報収集やレポート作成のために、特定のウェブサイトをPDFに変換して保存する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのキャプチャやPDF化は忘れがちであり、定型業務でありながらも業務負荷を高める一因になります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にウェブサイトをPDFに変換し、Dropboxに保存までを完結させることが可能であり、こうした繰り返し作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートなどのデータベースに情報が追加されたことをトリガーに、関連するWebページを自動でPDF化し、Google Driveなどのストレージに保存できます。
リストに基づいた情報収集作業の手間を削減できます！
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームでURLが送信されたら、そのWebページを自動でPDFに変換し、Boxの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
下準備として、Yoomとアプリを連携する作業を行います。
まずはYoomにログインしましょう！
ログイン後、画面左上のマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でBoxを選択しましょう。
Boxのログイン画面に移行したら、メールアドレスとパスワードを入力して、承認を選択します。
これでBoxのマイアプリ登録が完了です。
今回ブラウザを操作するというアクションを行う際に必要ですので、登録します。
マイアプリを選択し、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」をクリックしてください。
※詳しくはこちらを参照してください。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力します。
アカウント名は「Google Chromeのログインアカウント」、パスワードは「Google Chromeのパスワード」を入力してください。
これでブラウザ操作用アカウントの登録が完了です！
ここでは、テンプレートを活用して、フローボットを作成していきます。
大枠が作成されているので、流れに沿って設定するだけで完成します。
一緒にフローボットを作ってみましょう！
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「フォーム」をクリックしてください。
フォームを作成する画面に進みます。
こちらはあらかじめ設定ができていますが、タイトルを変更したい時は入力してください。
他の項目を追加したい場合は、「質問を追加」から質問を増やすことも可能です！
設定したら、次へをクリックしましょう。
フォームの表示確認と詳細設定では、実際にフォームに回答があったという想定で、サンプル値を設定します。
この取得した値（アウトプット）は後のフローで使用します。
設定できたら保存しましょう。
ブラウザを操作するアクションを設定する前に、まずはこちらにアクセスし、Chromeに追加」を選択してください。
拡張機能を追加をクリックしましょう。
Chromeの拡張機能の追加が完了したら、Chromeの管理画面に移動して、シークレットモードの実行を許可するのトグルをONにしてください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認してください。
ここまで設定したら、「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
ブラウザ操作の詳細設定に進みましょう。
ブラウザを操作するオペレーションは、利用したいWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ここでは一例をご紹介していきます。
クリックは先ほどと同様に、クリックが必要な場面なので、このアクションを設定しています。
待機時間を設定すれば、設定した時間だけフローをストップさせることが可能になり、フォームの送信にかかる時間を待機させてエラーを防止することができます。
クリックが必要な場面なので、アクションを挟みます。
設定ができたらテストをクリックしましょう。
テストが成功して、PDF化できたら保存してください。
次に「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は設定ができていますので、以下の点を確認して次へをクリックしましょう。
API接続設定を行いましょう。
ファイル名はフォームトリガーで取得した値を設定しておくと管理しやすいです。
詳しくはこちらをご確認ください。
最後に必ず「.pdf」と拡張子をつけるようにしてください。
格納先フォルダのコンテンツIDはBoxのURLを確認して、設定してください。
ファイルの添付方法は「取得したファイルを使用する」、ファイルは「ファイル」を選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Boxにファイルをアップロードできたら保存してください。
最後にトリガーをONにして作成したフローボットが正常に動くか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、Boxと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
ここでは、Boxを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
例えばBoxへのファイルアップロードをトリガーに、Google スプレッドシートの更新やOCR読み取りによるデータ追加を実行します。これにより、ファイルの変更や内容を関係者に素早く共有し、データ入力・管理業務を効率化します。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がPDFの文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連のタスクを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知して、指定したGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による手間とミスを解消し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
WebページをPDF化して保存する一連の作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報収集やエビデンス保存の手間を削減し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぐことができます。
これにより、報告書作成や情報共有がスムーズになり、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
