2024/10/10
アプリ同士の連携方法

WebflowコレクションをGoogle スプレッドシートに自動で一元管理する方法

k.hieda

目次

Webflowはノーコードで高品質なウェブサイトを作成できるため、多くの企業が導入しています。Google スプレッドシートに情報を一元化することで、データの管理や共有がより簡単になり、さらに便利に行えます。しかし、従来の作業では<span class="mark-yellow">データの手動入力や更新に時間がかかることが課題でした。</span>

そこで、私たちはこのプロセスを自動化するフローボットを開発しました。この自動化ソリューションにより、これまでの課題が解消され、業務がスムーズになります。プログラミング不要で設定できる方法も解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。

WebflowとGoogle スプレッドシートを連携するメリット2選

デザイナーとバックオフィススタッフの視点から、この自動化がどのように業務を効率化するか考察しました。

メリット1 コンテンツ管理の効率化

Webflowでコレクションアイテムを作成すると、アイテムID、サイトID、コレクションIDなどが自動でGoogle スプレッドシートに記録されます。これにより、<span class="mark-yellow">アイテムがどのサイトやコレクションに紐付いているかを明確に管理でき、プロジェクトの進行がスムーズになります。</span>さらに、デザイナーは手動でデータを入力する手間がなくなり、デザイン作業に専念できる環境が整います。ノーコードで自動化できるため、エンジニアに依存せずに業務を進められるのも大きな利点です。

メリット2 アーカイブ管理が簡単に

Google スプレッドシートにデータが自動で転記されることで、バックオフィスはリアルタイムでデータを共有し、アーカイブ管理を容易にします。例えば、<span class="mark-yellow">アーカイブ済みか、最終公開日時などの情報が記録されるため、どのコンテンツが現在アクティブなのか、どのコンテンツがアーカイブ済みなのかが一目で把握できます。</span>これにより、サイトの更新や報告書作成がスムーズになり、業務が円滑に進められます。

[Yoomとは]

ここから<span class="mark-yellow">「Webflowでコレクションのアイテムが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する」自動化をYoomのテンプレートを使い作り方を解説します。</span>

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WebflowとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携作業の中で必要なものをご紹介します。

Webflow

  • アクセストークン
    • Webflowのダッシュボードで、対象のサイトを選択します。
    • 「Site Settings」に進み、「Apps & Integrations」をクリックします。
    • 「API Access」タブで、APIトークンを発行します。
    • APIトークン発行時に、「CMS」と「Sites」の「Read and Write」権限を設定してください。

Google スプレッドシート

  • 連携するGoogle アカウントのログイン情報
  • Google スプレッドシート
    • Webflowの情報を追加するシートを準備します。1行目はヘッダになります、Webflowから抽出するアウトプットの項目とリンクさせ、列ごとに項目を入力しておきます。
    • 同じ項目名があるとシステムの判断が難しくなるためユニークキーとして設定してください。同じ項目名がある場合は、「項目1」「項目2」と連番で設定するとわかりやすいです。

ステップ1 マイアプリ登録

まず、連携するアプリをYoomに登録します。Yoomのワークスペースにログインいただき、メニューバーのマイアプリから新規接続ボタンをクリックします。

Yoomで接続できるアプリ一覧が表示されます。一番上の検索窓から今回接続するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めます。

Webflow

「Webflow」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されます。

アカウント名には任意の文字列(メールアドレスなど)、アクセストークンにはWebflowで取得した値を入力し、追加ボタンをクリックします。

Google スプレッドシート

「Google スプレッドシート」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。

Google アカウントにログインする画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。

ログインができたら、権限の付与を進めてください。

 

権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。

ステップ2 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。

赤枠内のタイトルをクリックして設定画面に遷移します。

ステップ3 アプリトリガー「コレクションのアイテムが作成されたら」

プロセスの1つ目をクリックします。Webflowで該当のサイトとの連携と、抽出するアウトプットを設定します。

(1/3)連携アカウントとアクションを選択

以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。

  • タイトル
  • データベースのアプリ
  • Webflowと連携するアカウント情報
  • 実行アクション

→次へをクリック

(2/3)アプリトリガーのAPI接続設定

サイトIDを設定します。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、候補が表示されます。選択すると自動でIDが引用されます。
もしくは、下記の方法で取得できます。

  • Webflowのダッシュボードで、対象のサイトを選択します。
  • 「Site Settings」に進み、「General」タブを開きます。
  • ページをスクロールしていくと、「Site ID」が表示されているので、そこから確認・コピーすることができます。

→テストをクリック →成功

→次へをクリックします

(3/3)アプリトリガーのAPI接続設定

  • Webhookイベントとは
    • Webflow上でコレクションアイテムが作成される(または更新される)と、発生します。

→テストをクリック →成功 このアウトプット設定では、該当項目を取得できます。

→保存するをクリック

ステップ4 データベースを操作する「レコードを追加する」

ここでは、Google スプレッドシートとの連携と追加する情報の紐付けを行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。

  • タイトル
  • データベースのアプリ
  • Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
  • 実行アクション

◆データベースの連携

  • スプレッドシートID
    • 編集欄をクリックすると、連携したGoogle アカウントから候補のシートがピックアップされます。該当のシートを選択すると、IDが引用されます。
  • スプレッドシートのタブ名
    • 編集欄をクリックすると連携したGoogle アカウントから候補のタブ名がピックアップされます。該当のタブを選択すると、IDが引用されます。
  • テーブル範囲
    • 「A1:G30」という形式で設定してください。今回はA〜Lがテーブル範囲のためA1:L1と入力しました。

→次へをクリック!

(2/2)データベース操作の詳細設定

連携したシートのヘッダが抽出されます。1つめと2つめのアウトプットの項目をヘッダーに反映してみました。こちらに、アウトプットを紐づけていきます。

編集欄をクリックすると、プルダウンが開き先ほど抽出したアウトプットが候補として表示されます。選択すると、引用コードが自動で埋め込まれます。

→テストをクリック →成功

→保存するをクリック!

ステップ6 アプリトリガーを【ON】にする

全てのプロセスが設定されると、コンプリート画面がポップアップされます。

トリガーを【ON】にすると、設定完了です。

こちらで連携作業は完了です!<span class="mark-yellow">プログラミングを使わずに短時間で連携が完了しました。</span>今回のテンプレートはこちらです。

もっと活用!WebflowとGoogle スプレッドシート、他の自動化3選

WebflowとGoogle スプレッドシートでは、他にも多くの自動化テンプレートを提供しています。

1. フォーム送信内容をGoogle スプレッドシートに自動追加

Webflowでフォームが送信されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されます。手動入力が不要となり、データ管理と共有がスムーズになります。

2. Webflowの注文情報をGoogle スプレッドシートで自動管理

Webflowで発生した注文が自動的にGoogle スプレッドシートに追加されます。これにより、手動入力の手間が省かれ、在庫管理や受注管理が効率化されます。

3. WebflowのコンテンツをNotionで自動管理

Webflowで作成したコレクションが、自動的にNotionに追加されるため、手動でのデータ移行が不要になります。最新情報が常に反映され、チームでの管理がスムーズに行えます。

まとめ

今回ご紹介したWebflowとGoogle スプレッドシートの自動連携によって、従来の手動作業にかかる手間を大幅に削減でき、チーム全体の作業効率が向上が期待できます。デザイナーは、コンテンツの管理やプロジェクト進行がスムーズになり、バックオフィスはアーカイブや公開状態をリアルタイムで把握できるようになります。さらに、<span class="mark-yellow">ノーコードで設定が可能なため、プログラミングの知識がなくてもすぐに導入できるのが大きな魅力です。</span>フローボットの設定方法を参考にして、ぜひこの自動化を活用し、業務の最適化を実現してください。

では、またお会いしましょう!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
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Webflow
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