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Zapierの仕組みと実務で使えるAI自動化の具体例
Zapierでできることを解説!AIを使った業務自動化の活用例
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2026-10-14

Zapierでできることを解説!AIを使った業務自動化の活用例

Harusara
Harusara

業務の効率化を検討する際、選択肢として挙げられるのがZapier(ザピアー)です。

9,000種類以上のアプリケーション同士を連携させ、日常の作業手順を自動化できるこのプラットフォームは、近年、指示に基づいて判断や作業を進める「AIエージェント」としての機能を強めています。

本記事では、Zapierで「何ができるのか」をはじめ、活用可能なAI機能や実務での具体的な活用事例について詳しく解説します。

自社の業務にどのように取り入れられるかを検討する際の一助となれば幸いです。

✅Zapierとは?9,000以上のアプリを繋ぐ自動化プラットフォーム

Zapierは、異なるWebアプリ同士を連携させ、業務プロセスの自動化を支援するノーコードツールです。

出典1

プログラミングの専門知識を必要とせず、視覚的な操作によって「特定のアプリでイベントが発生した際、別のアプリでアクションを実行する」というワークフロー(Zap)を構築できる点が特徴です。

9,000種以上のWebアプリをノーコードで相互連携できる

このツールが世界中で利用されている大きな要因として、対応しているアプリケーションの数が非常に多いという点が挙げられます。

  • 豊富な連携先: Gmail、Slack、Salesforceをはじめとする9,000種類以上のWebアプリに対応
  • 現場主導の運用: エンジニアのリソースに頼らず、現場の担当者が自ら自動化フローを構築可能

専門知識がなくても直感的に操作できるため、業務プロセスの変更にもスムーズに対応できます。

たとえば、Webフォームで受け取ったデータを顧客管理システムへ連携し、同時に関係部署のチャットツールへ通知するといった一連の作業も手軽に設定可能です。
これまで手作業で行っていた転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務の精度を高めることにつながります。

AIエージェントを活用した柔軟な判断・タスク処理ができる

近年のAI技術の進展に伴い、Zapierは単にアプリを繋ぐだけでなく、判断を伴うタスクを遂行する

AIエージェントとしての機能を拡充させています。

  • 従来の自動化: 「もしAが起きたら、一律でBを行う」という固定ルールが中心 
  • AIを活用した自動化: 入力データの意図をAIが読み取り、状況に応じて適切なアクションを選択 

この変化により、これまでは人間による判断が必要であった非定型な業務についても、自動化の対象を広げることが可能です。

あらかじめ定められた固定の処理にとどまらず、状況に応じた判断を挟む複雑な業務フローまで対応できる点が、現在のZapierの大きな強みです。

✨Yoomで始める業務自動化とAI活用

Zapierは非常に多機能なツールですが、日本の固有システムとの連携や日本語でのサポート・設定面で懸念がある場合は、国産ツールの併用や比較検討も有効です。

そうした国内特有のニーズに対応し、日本のビジネス環境に合わせて開発されているのがYoomです。

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Yoomを活用することで、設定に伴う工程を抑え、本来注力すべき戦略立案や顧客対応といったコア業務に時間を充てやすくなります。

たとえば、社内の業務手順書をもとにタスクを整理したり、商談後のフォローメール案を自動で作成したりといった実務のサポートまで同一環境内で行えます。

自社の環境に適した自動化の形を模索されている方は、まずは以下からYoomの機能を確認してみてはいかがでしょうか。


■概要
資料をもとに、業務内容や担当者、作業頻度、工数などを整理するAIワーカーです。資料だけではわからないことがあれば、その都度確認しながら業務をまとめてくれます。

■AIワーカーの設定方法
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
  • 「スキル」とは:
    AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
  • 「使用ツール」とは:
    AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
AIワーカーの基本設定については「【AIワーカー】基本的な設定方法」 でもご確認いただけます。

■注意事項
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。

■概要
相手の情報や会話した内容をもとに、フォローアップメールを作成する
AIワーカーです。商談やイベントなど、そのときのやり取りに合わせた文面を作成できます。

■AIワーカーの設定方法
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
  • 「スキル」とは:
  • 「使用ツール」とは:
    • AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
AIワーカーの基本設定については「【AIワーカー】基本的な設定方法」 でもご確認いただけます。

■注意事項
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。

💡Zapierで利用できる主なAI機能と自動化の仕組み

Zapierに搭載されたAI機能は、文章生成などの補助的な利用にとどまらず、プラットフォームの基盤部分に統合されつつあります。
業務プロセスの構築に活用できる具体的なツール群をご紹介します。

AIが自律的にデータ参照・判断・実行を行う「AI by Zapier」

Zapierでは従来独立した機能だった「Zapier Agents」が、Zapエディター内のステップ機能「AI by Zapier」へ統合されました。
これにより、決定論的なワークフロー(Zap)の途中に自律的なAIステップを組み込めるようになり、AIエージェント機能をより安全かつ柔軟に運用できるよう進化しています。

出典2

  • 直感的なAI統合: 1つのZap内にAIによる判断やタスク実行のステップを直接追加可能
  • 制御性の向上: 人間による事前承認(Human-in-the-loop)やタスク消費上限の設定など、ガバナンス機能を同一画面で管理
  • できることの例: 問い合わせ内容に応じて社内マニュアルを参照し、回答案を作成して担当者へ通知する処理や、蓄積されたデータの分類・要約作業

AIが自律的にデータ参照・判断・実行を行う「Zapier Agents」

Zapier Agents(旧称Zapier Central)は、特定の役割を割り当てたAIが、接続されたアプリや指定データソースを参照しながらタスクを進める機能です。

出典2

  • 指示に基づく動作: 許可された範囲内で情報の検索・分類・後続アクションを実行
  • 状況に応じた処理: 固定ルールだけでなく、入力内容に応じて柔軟に対応を選択
  • できることの例: 問い合わせ内容に応じて社内マニュアルを参照し、回答案を作成して担当者へ通知する処理や、蓄積されたデータの分類・要約作業

複雑な条件分岐やループ処理を構築できる「Next Gen Zaps」

Next Gen Zapsでは、高度なロジックやコードを活用したワークフローを構築可能です。

出典3

  • 高度な処理対応: ループ処理や多段階の条件分岐など、複雑なプロセスに対応
  • 大規模データの管理: 大量のデータを1行ずつ処理するなど、規模の大きな業務へ活用可能
  • できることの例: 大容量のリストデータを1行ずつ自動処理・検証したり、条件によって何通りにも枝分かれする大規模な業務フローの一括管理

なお、本機能は記事執筆時点(2026年10月)で早期アクセス(一部ユーザー・プラン向けの先行公開)として提供されているため、アカウントや契約プランによって利用可否や表示画面が異なる場合があります。

個人情報やリスク入力を自動検知・保護する「AI Guardrails」

ビジネスでAIを扱う際、セキュリティやプライバシーへの配慮が必要です。「AI Guardrails」は、個人識別情報(PII)や不適切な入力リスクを検知・制御する機能となります。

  • リスク制御: 個人識別情報(PII)などを検知し、判定結果に応じて後続処理を分岐
  • 安全管理の補助: 30種類以上の個人識別情報を検知する仕組みを提供
  • できることの例: 顧客データやAIへの入力テキストに含まれる名前・住所・電話番号などの個人情報をAIに読み込ませる直前に自動で伏せ字化(マスキング)し、情報漏洩を防止

ただし検知漏れや誤検知の可能性もあるため、機密性の高い業務では人間による内容確認を組み合わせることが推奨されます。

💻【実務別】Zapierの具体的な活用事例

Zapierに搭載された最新のAI機能や各種連携の仕組みを実務に適用した場合、従来の業務プロセスにどのような変化が期待できるのでしょうか。
代表的な3つの活用シーンを取り上げ、運用のイメージと想定される導入効果を詳しく解説します。

カスタマーサポート:AI AgentsによるFAQ自動回答

問い合わせ対応において、一次回答の作成から送信準備までを自動化し、カスタマーサポート業務の負担軽減を図る運用例です。

従来の対応手順とZapier導入後の変化、および期待される効果は以下の通りです。

  • 従来の課題: 手作業によるマニュアル参照に伴う対応の遅れと、担当者ごとの回答品質の不均衡
  • Zapier導入後の運用イメージ: AI Agentsが質問内容を分析し、指定FAQから根拠を抽出して返信ドラフトを自動生成
  • 想定される利点と効果: ドラフトの確認と最終送信作業のみに集中でき、対応時間の短縮と品質平準化が見込まれる

AIがFAQを参照して自動で返信ドラフトを作成するため、担当者の作成負担の削減に役立ちます。

最終送信のみ人間が行う「Human-in-the-loop」構成を採用することで、AIの誤回答リスクを最小限に抑えつつ、対応スピードと品質の平準化を両立できるでしょう。

議事録・情報整理:個人情報に配慮した自動要約フロー

オンライン会議の文字起こしデータから必要な情報を抽出し、セキュリティやガバナンスに配慮しながら社内に迅速展開する運用例です。

  • 従来の課題: 手作業による要約作成の負担と、個人情報・機密情報の社内共有時における漏洩リスク
  • Zapier導入後の運用イメージ: 文字起こしデータから要点を抽出する際、「AI Guardrails」を活用してリスク検知や伏せ字化(マスキング)を実施
  • 想定される利点と効果: セキュリティポリシーに配慮した要約テキストが速やかに生成され、安全な情報共有と意思決定の迅速化に寄与する

会議後の文字起こしデータには、氏名や連絡先などの個人識別情報が含まれるケースが少なくありません。AI Guardrailsを活用することで、AI処理時のデータ保護やリスク抑制を図りながら、要約作成の効率化を進めることが可能です。

なお、AI Guardrailsによる個人識別情報(PII)の自動伏せ字化機能は、現状英語およびスペイン語を中心とした対応となっています。
日本語のテキストを扱う場合や誤検知を防ぐ観点から、情報の重要度に応じて人間による目視確認やプロンプト側での工夫を組み合わせる運用が推奨されます。 

営業・マーケティング:MCP連携によるチャットからのシステム操作

AIチャットツールの画面を起点として、外部システムのデータ検索や更新を直接実行させる先進的な運用例です。

  • 従来の課題: AIでの調査結果をCRM(顧客管理システム)等へ手入力で転記する二重作業と入力ミスの発生
  • Zapier導入後の運用イメージ: MCP(Model Context Protocol)を介してAIチャットへの指示から直接バックエンドのCRMデータを更新
  • 想定される利点と効果: 複数ツールを行き来する手間が省け、会話の流れを維持したままシステム操作まで完結できる

従来のAI利用では「AIで出力されたテキストを別のツールへ手動で貼り付ける」という転記作業が発生しがちでした。
MCPを介してZapierと連携させることで、チャット画面上での「〇〇社の情報を調べてCRMを更新して」といった自然言語の指示から、実業務のデータベース操作までを一元的に動かすことが可能となり、作業コストの削減が見込まれます。

🏆Zapierの弱点を補完する「Yoom」の独自アプローチ

Zapierは拡張性の高いツールですが、日本のビジネス習慣やAPIが提供されていないシステムへの対応においては、工夫が必要となるケースもあります。
そうした課題に対応し、国内の実務に即した機能を提供するのがYoomです。
具体的に補完できる領域として、以下の3つの特徴が挙げられます。

API未対応システムをカバーするブラウザ操作(RPA)機能

APIが公開されていないWebサービスや基幹システムに対しても、自動化の範囲を広げられる機能です。

  • 従来の課題: API非対応システムからの情報取得やデータ入力は手作業に頼らざるを得なかった
  • 想定される利点: API未提供のシステムも自動化対象に含められ、業務プロセスのカバー範囲を拡張できる

すべてのWebサービスがAPIを提供しているわけではありません。YoomはAPI連携に加え、ブラウザを自動操作するRPA機能を同一プラットフォーム内に備えています。
これにより、APIがないWebサイトからの情報収集や特定の管理画面への入力作業も自動化でき、Zapier単体では連携が難しかった領域に対しても柔軟なアプローチが可能となります。

紙・PDF処理に対応するAI-OCR機能

請求書や注文書など、書類を扱う機会が多い業務プロセスを効率化する機能です。

  • 従来の課題: PDFや紙書類からの転記作業に手間がかかり、外部OCRサービスの個別契約や連携設定が必要であった
  • 想定される利点: データの読み取りから他アプリへの登録までが一括処理でき、契約の手間や転記ミスの低減が期待できる

日本の実務では、PDFや紙の書類を扱う機会が依然として多く存在します。Yoomには専用のAI-OCR機能が標準で統合されており、受け取った請求書などの情報を自動で読み取ってデータ化できます。
外部サービスを個別に導入・接続するコストや手作業による転記負担を軽減し、一連のフローとしてスムーズに組み込める点が特徴です。

人間の判断を挟む承認ワークフロー

AIや自動プログラムの出力結果に対して、人間の確認ステップを組み込む機能です。

  • 従来の課題: 自動化プロセスに人間のチェックを挟み込みにくく、誤った処理がそのまま進行するリスクがあった
  • 想定される利点: 実務上の安全性を確保しつつ、転記や通知といった付随的な作業の自動化が見込まれる

AIの判断にすべてを委ねることに不安がある場合でも、Yoomなら自動フローの途中に「承認ステップ」を配置できます。
AIが作成した案を人間がチャットツール上で確認し、承認したときのみ次の工程に進むよう設計可能です。
人間の「確認」とAIの「実行」を適切に組み合わせることで、ガバナンスを保った運用が実現できると考えられます。

💰Zapierの料金体系と利用時の注意点

Zapierを導入・運用する際は、各料金プランの機能・制限の違いを把握した上で、実務運用で直面するタスク消費ルールや注意事項を考慮して設計する必要があります。

Zapierの料金プラン比較

 Zapierの料金は、契約プランと「月間タスク消費上限」の組み合わせで決定されます。
年払い(Annual)を選択すると、月払い(Monthly)に比べて33%の割引が適用されます。 

出典4

各プランの選び方の目安:

  • Free: 簡単な1対1の自動化(例:フォーム回答をSlack通知)を試したい場合
  • Professional: 3ステップ以上の複雑なフローや分岐条件を個人の業務で組み込みたい場合
  • Team: 部署やチーム全体でワークフローやアプリ接続情報を共有・管理したい場合
  • Enterprise: 高度な管理権限やアプリ制御などのガバナンス要件が必須となる大規模組織の場合

利用時の注意点と運用リスク

Zapierは業務効率化に強力なツールですが、システムの仕組みや課金構造を理解せずに運用を開始すると、思わぬトラブルや意図しないコストの増大を招くリスクがあります。
特に自動化フローの設計ミスやタスク計算の見落としは、業務ストップや予期せぬ超過請求に直結しかねません。

失敗を防ぎ、安全かつ効果的にZapierを活用していくために、事前に押さえておくべき主な注意点と運用リスクを5つの観点から解説します。

AIステップ利用時におけるタスク消費の増加

AI機能(AI by Zapier)を組み込む場合、通常のワークフローと比べてタスク消費のペースが大きく変動します。

  • 消費ロジック: 選択するモデルランク(Standard:1 / Advanced:3 / Premium:5)に応じた基本消費に加え、外部アプリ操作や検索を行う「ツール呼び出し」が成功するたびに追加タスク(3〜5タスク)が加算されます。
  • 運用上の対策: 想定以上のペースで上限に達するリスクがあるため、開発時は検証用テストを最小限に抑え、モデル選定とツール呼び出しの頻度を考慮した事前のシミュレーションが必要です。

設定ミスやループ処理による誤消費

トリガーの条件指定やフロー設計に不備があると、短時間で大量のタスクを浪費するリスクがあります。

  • 誤消費の原因: 条件フィルターの不備による不要な処理の多発や、Aアプリの更新がBアプリを起動し、その変化が再度Aアプリを起動させるといった相互ループ処理が挙げられます。
  • 運用上の対策: 稼働前には必ずテスト環境で挙動を確認し、ループが発生しないデータ設計を徹底する必要があります。

タスク上限超過時の挙動とコスト管理

契約中の月間タスク上限に達した際の挙動は、利用プランによって異なります。

  • プランごとの挙動: Freeプランでは上限に達した時点で自動化処理が停止します。有料プランでは業務を継続させるために従量課金(pay-per-task)が適用される仕様です。
  • 運用上の対策: 意図しない請求を防ぐため、上限に近づいた時点と到達した時点で届くメール通知を確認し、定期的に消費ペースをモニタリングすることが推奨されます。

実行頻度(ポーリング間隔)によるタイムラグ

プランごとにZapierが元データをチェックしにいく間隔(15分 / 2分 / 1分)が定められています。

  • 発生する課題: Freeプラン(15分間隔)などの場合、データが発生してから処理が実行されるまでにタイムラグが生じます。
  • 運用上の対策: 即時性が求められる「問い合わせの一次対応」や「緊急通知」などのワークフローでは、上位プランの契約またはWebhooks(即時受信)を活用した設計が必要です。

複数ステップ(マルチステップ)構成時のタスク計算

1回のワークフロー実行で消費されるタスク数は、「実行されたアクション(ステップ)の合計数」で計算されます。

  • 計算の仕組み: 例えば5ステップ構成のZapが100回実行された場合、トリガーを除いた4アクション×100回で合計400タスクが消費されます。
  • 運用上の対策: ステップ数が多い複雑な自動化を組む場合は、1回あたりの消費量を正確に試算した上でプランを選択する必要があります。

📈Zapierで実現できる業務自動化のまとめ

Zapierは、数多くのWebアプリケーションを相互に接続し、日常的な定型作業から複雑な業務プロセスまでをノーコードで自動化できるプラットフォームです。

最新のAI機能や柔軟な処理の仕組みを取り入れることで、従来の手作業を単に置き換えるだけでなく、以下のような領域まで対応の幅を広げることができます。

  • データ連携と通知:アプリ間での情報転記や担当者への共有漏れを防止
  • 状況に応じたタスク処理:入力内容をAIが解釈し、適切な担当分けや回答案作成を補助
  • セキュリティへの配慮:個人情報を保護しながら情報要約や連携を実行
  • システム操作の簡略化:チャット画面などを起点とした外部データの検索や更新

自社の業務手順や管理体制に合わせて適切な設定を行うことで、作業コストの削減や対応品質の平準化を期待できます。
まずは自社内で自動化できそうな業務を整理し、導入に向けた検討を進めてみてはいかがでしょうか。

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■概要
予約対応では、空き状況の確認から予約の確定・変更・キャンセルまで多くのステップがあり、対応漏れやダブルブッキングといったミスが起きやすい場面でもあります。この予約管理コンシェルジュは、予約希望の内容と空き状況データを照合し、予約の可否を判断したうえで確定・変更・キャンセルなどの各処理を行います。空きがない場合は代替案の提案も行い、処理結果に応じた通知メッセージやカレンダー更新データの作成まで対応するので、予約まわりの業務をまとめて任せることができます。

■このAIワーカーをおすすめする方
  • 予約の受付から確定・変更・キャンセルまでを手作業で管理しており、対応漏れやダブルブッキングに悩んでいる方
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  • キャンセルポリシーなど自社のルールに沿った予約対応を、担当者によるばらつきなく統一して行いたい方

■AIワーカーの設定方法
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
  • 「スキル」とは:
  • 「使用ツール」とは:
    •  AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
AIワーカーの基本設定については「【AIワーカー】基本的な設定方法」 でもご確認いただけます。

■注意事項
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。

■概要
財務データをもとに、売上や営業利益などの変化とその理由を分析するAIワーカーです。経営層が確認しやすい形でレポートにまとめ、SlackやChatwork、Googleドキュメントなどに出力できます。

■AIワーカーの設定方法
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
  • 「スキル」とは:
  • 「使用ツール」とは:
    • AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
AIワーカーの基本設定については「【AIワーカー】基本的な設定方法」でもご確認いただけます。

■注意事項
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。

◆出典

出典1:Zapier

出典2:Zapier Agents is now AI by Zapier 

出典3:Zapier Next Gen Zaps

出典4:Zapier プランと料金

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
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この記事を書いた人
Harusara
Harusara
Microsoft Office Specialist認定資格、Word文書処理技能認定、基本情報技術者資格を保有。新人教育や資格取得のための社内勉強会等の講師経験がある。また、Oracle Certified Java Programmer Bronze SE7、Javaプログラミング能力認定2級などJavaプログラミングに関する資格も持つ。 システムエンジニアとして8年の実務経験があり、PythonやWindowsバッチを用いてスクリプトを自作するなど、タスクの簡略化や作業効率化に日々取り組んでいる。自身でもIT関連のブログを5年以上運営しており、ITに馴染みのない方でも活用できるノウハウやTipsをわかりやすく発信している。
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