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「手書きの議事録やアンケートをデータ化するのが面倒…」
「紙の書類をシステムに入力する際に、タイプミスや入力漏れが頻発してしまう…」
このように、手書き書類のデータ化作業に多くの時間と手間を奪われ、悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ストレージにアップロードされた手書きの書類をAI-OCRが自動で読み取り、テキストデータとして様々な業務アプリに連携できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。これまでデータ入力に費やしていた時間を削減し、業務全体の生産性を向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">手書き書類をOCRでテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのストレージサービスに手書きの書類をアップロードするだけで、OCRが文字を読み取り、さまざまなツールと連携できる自動化テンプレートを紹介します。
この連携を活用すれば、手作業による入力業務を減らし、業務の正確性やスピードを高めることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">ストレージサービスに保存された手書きのメモや議事録をOCRで自動的にテキスト化し、Jootoなどのタスク管理ツールに新しいタスクとして登録する</span>ことができます。
手書きの指示書やTo-Doリストを自動でチーム共有でき、進捗管理もスムーズに行えます。
<span class="mark-yellow">手書きのアンケート用紙や名刺などをOCRで読み取り、その内容をデータベースやCRMサービスに自動登録</span>します。
顧客情報やアンケート結果の入力作業を効率化でき、データの整理や活用を簡単に進められます。
<span class="mark-yellow">ストレージにアップロードされた手書きの書類</span>をテキスト化し、その内容を指定のメールアドレスに自動送信します。手書きの注文書や申込書を即座に関係者へ共有でき、確認や対応をスムーズに実現します。
それではここから代表的な例として、Google Driveに手書きの画像ファイルがアップロードされた際に、OCRでテキスト化し、その内容をJootoにタスクとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive / Jooto
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとJootoをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google DriveとYoomのマイアプリ登録
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
2.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
JootoとYoomのマイアプリ登録
1.続いてJootoをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からJootoを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにGoogle DriveとJootoが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、手書き画像ファイルをアップロードしておきましょう！このファイルは、後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような手書き画像ファイルをアップロードしてみました。
テスト用のため、手書き画像ファイルの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。ここで指定したフォルダにアップロードされたファイルが読み取りの対象になります。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
【取得した値とは？】
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでは利用できず、設定するとエラーが発生する場合がありますのでご注意ください。
※チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルをご利用いただけます。トライアル期間中は、通常制限のあるアプリやAIオペレーションもお試しいただけますので、ぜひご活用ください。
※YoomのOCR機能では、アクション記録で定められた文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには、余裕を持ってご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、以下画像のようにプルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Jootoにデータを追加するため、Jootoに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「タスクを追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「タスク名」を入力しましょう。
入力欄をクリックして表示される取得した値や日付を選択することもできます。
「説明」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。説明の内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、連携したい形式で設定してみてくださいね。
固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されます。取得した値を活用しながら、必要な情報が完結に伝わるように設定してみましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
「追加するリストID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
その他の項目は、任意で設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にJootoにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、OCR機能を活用して手書き書類や画像データを自動でデジタル化するワークフローを簡単に構築できます。ここでは、OCRを利用して内容を抽出し、さまざまなツールに自動で登録・共有するテンプレートをご紹介します。
<span class="mark-yellow">データの入力作業を自動化することで、手作業のミスを防ぎながら、書類管理や情報共有を効率的に進めることが可能です。</span>
手書き書類のOCR処理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていたデータ入力作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
これにより、従業員は単純作業ではなく、分析や企画といった付加価値の高いコア業務に専念できるため、組織全体の業務効率が向上します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識が一切不要であり、誰でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q:OCRの読み取り精度を上げるコツはありますか？
A:抽出したい項目名を明確に設定してみましょう。また、精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくは、こちらをご確認ください。
Q:読み取ったテキストの特定部分だけを抽出できますか？
A:はい、抽出できます。
本記事では、「抽出したい項目」で「全文」と設定しましたが、「会社名」など特定の部分を抽出することが可能です。抽出したい項目が複数ある場合は、カンマ（,）区切りで指定してください。
Q:文字の読み取りに失敗した場合はどうなりますか？(エラー通知や手動での修正は可能か)
A:OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、Jootoでタスクを追加するオペレーションにてエラーが生じ、フローボットが停止します。Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には、該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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