Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する
試してみる
■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。
- Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「手書きの議事録やアンケートをデータ化するのが面倒…」
「紙の書類をシステムに入力する際に、タイプミスや入力漏れが頻発してしまう…」
このように、手書き書類のデータ化作業に多くの時間と手間を奪われ、悩んでいませんか？
もし、ストレージにアップロードされた手書きの書類をAI-OCRが自動で読み取り、テキストデータとして様々な業務アプリに連携できる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。これまでデータ入力に費やしていた時間を削減し、業務全体の生産性を向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには手書き書類をOCRでテキスト化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する
試してみる
■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。
- Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
手書き書類のOCR処理を自動化するテンプレート
普段お使いのストレージサービスに手書きの書類をアップロードするだけで、OCRが文字を読み取り、さまざまなツールと連携できる自動化テンプレートを紹介します。
この連携を活用すれば、手作業による入力業務を減らし、業務の正確性やスピードを高めることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
タスク管理ツールに連携する
ストレージサービスに保存された手書きのメモや議事録をOCRで自動的にテキスト化し、Jootoなどのタスク管理ツールに新しいタスクとして登録することができます。
手書きの指示書やTo-Doリストを自動でチーム共有でき、進捗管理もスムーズに行えます。
Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する
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■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。
- Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
データベース/CRMサービスに連携する
手書きのアンケート用紙や名刺などをOCRで読み取り、その内容をデータベースやCRMサービスに自動登録します。
顧客情報やアンケート結果の入力作業を効率化でき、データの整理や活用を簡単に進められます。
Boxで手書きの画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしKnackにRecordを作成する
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■概要
手書きの申込書やアンケート用紙などをデータ化する際、OCRでテキストを抽出した後の転記作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Boxに手書きの画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、データベースアプリのKnackにレコードとして登録します。手作業による入力の手間やミスをなくし、手書き書類をOCRでデータ化する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用し、手書き書類のOCR処理とデータ入力を手作業で行っている方
- 手書きのアンケートや申込書をKnackで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 紙媒体で受け取った情報をデジタル化する業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで、手書き書類のOCR処理からKnackへのデータ登録までが自動で完結するため、転記作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、手書きのテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」を設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のレコードに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい手書き書類のフォーマットに合わせて、テキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。
- Knackにレコードを作成する際に、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定可能です。OCR機能で抽出した各テキストデータを、対応するKnackの項目に変数として埋め込んでください。
■注意事項
- Box、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールで通知する
ストレージにアップロードされた手書きの書類をテキスト化し、その内容を指定のメールアドレスに自動送信します。手書きの注文書や申込書を即座に関係者へ共有でき、確認や対応をスムーズに実現します。
Dropboxで手書きの画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしYoomメールで通知する
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■概要
手書きの書類やメモをデータ化する際に、手入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか？
紙媒体の情報を扱う業務では、どうしても非効率な作業が発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに手書きの画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、指定のメールアドレスへ内容を通知するため、こうした手書き情報のデータ化に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した手書きの書類をOCRでデータ化している方
- 手書きのメモなどを関係者に共有する際、手作業で転記している方
- 紙媒体で受け取った情報を効率的にテキストデータへ変換したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのアップロードを起点に、手書き書類のOCR処理から通知までが自動化されるため、データ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでYoomメールの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを本文に含めて通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取る画像ファイルの中から特定の項目のみを抽出するように設定のカスタムが可能です。
- Yoomメールでの通知設定では、送信先のアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを追加したり、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
手書き書類をOCRで読み取り、タスク登録を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveに手書きの画像ファイルがアップロードされた際に、OCRでテキスト化し、その内容をJootoにタスクとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive / Jooto
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとJootoをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する
試してみる
■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。
- Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Google DriveとJootoをマイアプリ連携
Google DriveとJootoをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google DriveとYoomのマイアプリ登録
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
2.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
JootoとYoomのマイアプリ登録
1.続いてJootoをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からJootoを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにGoogle DriveとJootoが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する
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■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。
- Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、手書き画像ファイルをアップロードしておきましょう！このファイルは、後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような手書き画像ファイルをアップロードしてみました。
テスト用のため、手書き画像ファイルの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。ここで指定したフォルダにアップロードされたファイルが読み取りの対象になります。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
【取得した値とは？】
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：Google Driveのファイルをダウンロードする設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでは利用できず、設定するとエラーが発生する場合がありますのでご注意ください。
※チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルをご利用いただけます。トライアル期間中は、通常制限のあるアプリやAIオペレーションもお試しいただけますので、ぜひご活用ください。
※YoomのOCR機能では、アクション記録で定められた文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには、余裕を持ってご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、以下画像のようにプルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Jootoにデータを追加するため、Jootoに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ6：Jootoの設定
1.アプリと連携する「タスクを追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「タスク名」を入力しましょう。
入力欄をクリックして表示される取得した値や日付を選択することもできます。
「説明」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。説明の内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、連携したい形式で設定してみてくださいね。
固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されます。取得した値を活用しながら、必要な情報が完結に伝わるように設定してみましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
「追加するリストID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
その他の項目は、任意で設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にJootoにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
OCRを活用して手書き書類を読み取るその他の自動化例
Yoomでは、OCR機能を活用して手書き書類や画像データを自動でデジタル化するワークフローを簡単に構築できます。ここでは、OCRを利用して内容を抽出し、さまざまなツールに自動で登録・共有するテンプレートをご紹介します。
データの入力作業を自動化することで、手作業のミスを防ぎながら、書類管理や情報共有を効率的に進めることが可能です。
メールで受け取った手書きの書類をOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、Chatworkへその旨を通知
試してみる
■概要
メールで受け取った手書き書類の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
※手書きの書類は、字体によっては正確に読み取れない場合があります。
■事前準備
Yoomデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「追加日」「読み取った内容」 etc
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択します。
②受信用のアドレスに任意のアドレスを入れ、トリガーの条件を設定します。
③一度②のアドレスに対して、受領する書類と同様の項目が含まれるファイルを添付し、かつトリガー条件を満たしたテストメールを送付します。
④Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。 ※テストが反映されるまで少し時間がかかります。
※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
⑤トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑥アクションからPDFや画像から文字情報を読み取るを選択し、次に進みます。
⑦ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から「添付ファイル1」を設定します。
⑧追加で抽出したい項目に、取得した項目名を入力してください。
※例：氏名,会社名 etc ※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑨テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑩＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑪任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑨のテストで取得した値を{{会社名}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑫フォームを追加をクリックし、項目に⑨で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑨で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑬＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑭次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑫の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑮＋マークを押し、アプリと連携するからChatworkを選択してメッセージを送るアクションを選びます。
⑯次のページで、指定のルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
紙媒体のカタログや手書きのメモなどを確認しながら、Microsoft Excelに情報を一つひとつ手入力していませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルや画像をアップロードするだけでOCR機能が自動で文字を読み取り、Microsoft Excelに情報を追加するため、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料からMicrosoft Excelへのデータ入力に手間を感じている方
- 手書きの申込書やアンケートの情報をデジタル化して管理したいと考えている方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が自動で文字を読み取りMicrosoft Excelへ転記するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイル添付用の質問項目以外にも、業務に合わせて自由に質問を追加したり修正したりすることが可能です。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの添付方法や、画像内のどの項目を抽出するか、また使用するAIモデルや言語などを任意で設定できます。
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、対象となるファイルのドライブIDやアイテムID、シート名、テーブル範囲などを指定し、どのOCR抽出結果をどの列に追加するかも自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
カタログや手書きのメモ、アンケートなど紙媒体の情報を手作業でデータ化する業務は、時間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけでOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- カタログや紙資料からのデータ入力に多くの時間を費やしている営業担当者や事務スタッフの方
- 手書きのアンケート結果などをGoogle スプレッドシートで管理し、転記作業を効率化したい方
- OCR技術を活用して紙媒体の情報を手軽にデジタル化し、ペーパーレスを推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで、OCRが自動で文字情報を読み取りデータ化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、画像やPDFファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームから送信されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ファイルのアップロード項目以外に、管理番号や担当者名といった任意の質問項目を自由に設定することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルはもちろん、抽出したい項目や使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、データを出力するスプレッドシートID、シート名、書き込みたいテーブル範囲を自由に指定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで手書きのファイルを受信したら、OCRでデジタル化しNotionにレコードを追加する
試してみる
■概要
会議の議事録やアンケートなど、手書きの書類をメールで受け取る機会は多いものの、その内容を一つひとつ手作業でテキスト化し、転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで手書きファイルが添付されたメールを受信した際に、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Notionのデータベースへレコードを追加します。手書きテキストをデジタル化する一連のプロセスを自動化し、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手書きの申込書やアンケートなどをGmailで受け取り、手作業でデータ化している方
- Notionを情報集約のハブとしており、手書き情報の転記作業に時間を要している方
- 手書きファイルの文字起こしプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、テキストの抽出からNotionへの登録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による文字の読み間違いやデータ転記時の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のデータベースに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- OCRのオペレーションでは、読み取る書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかといった項目を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、テキストデータを保存したいデータベースのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに手書きのファイルがアップロードされたら、OCRでデジタル化しAirtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
手書きのメモや書類をデジタルデータに変換する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。一つひとつ手作業で情報を転記する業務は、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、デジタル化のプロセスを自動化することが可能です。Dropboxにファイルをアップロードするだけで、OCRが内容を読み取りAirtableへデータが自動で登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手書き書類のデータ化など、デジタル化の作業を効率化したいと考えている方
- DropboxとAirtableで情報を管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- 紙媒体で収集した情報をデータ化し、チームでの活用を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点にデータ化のプロセスが自動で実行されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を削減します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや読み飛ばしといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取り込みます。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- OCRのオペレーションでは、ファイルから読み取りたい項目を任意で設定することで、必要な情報だけを抽出できます。
- Airtableのオペレーションでは、データを登録したいベースIDやテーブルID、各フィールド名を任意の値に設定してください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxで手書きの画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしKnackにRecordを作成する
試してみる
■概要
手書きの申込書やアンケート用紙などをデータ化する際、OCRでテキストを抽出した後の転記作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Boxに手書きの画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、データベースアプリのKnackにレコードとして登録します。手作業による入力の手間やミスをなくし、手書き書類をOCRでデータ化する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用し、手書き書類のOCR処理とデータ入力を手作業で行っている方
- 手書きのアンケートや申込書をKnackで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 紙媒体で受け取った情報をデジタル化する業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで、手書き書類のOCR処理からKnackへのデータ登録までが自動で完結するため、転記作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、手書きのテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」を設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のレコードに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい手書き書類のフォーマットに合わせて、テキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。
- Knackにレコードを作成する際に、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定可能です。OCR機能で抽出した各テキストデータを、対応するKnackの項目に変数として埋め込んでください。
■注意事項
- Box、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxで手書きの画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしYoomメールで通知する
試してみる
■概要
手書きの書類やメモをデータ化する際に、手入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか？
紙媒体の情報を扱う業務では、どうしても非効率な作業が発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに手書きの画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、指定のメールアドレスへ内容を通知するため、こうした手書き情報のデータ化に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した手書きの書類をOCRでデータ化している方
- 手書きのメモなどを関係者に共有する際、手作業で転記している方
- 紙媒体で受け取った情報を効率的にテキストデータへ変換したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのアップロードを起点に、手書き書類のOCR処理から通知までが自動化されるため、データ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでYoomメールの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを本文に含めて通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取る画像ファイルの中から特定の項目のみを抽出するように設定のカスタムが可能です。
- Yoomメールでの通知設定では、送信先のアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを追加したり、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
手書き書類のOCR処理を自動化することで、これまで多くの時間を費やしていたデータ入力作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくすことができます。
これにより、従業員は単純作業ではなく、分析や企画といった付加価値の高いコア業務に専念できるため、組織全体の業務効率が向上します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識が一切不要であり、誰でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
よくあるご質問
Q:OCRの読み取り精度を上げるコツはありますか？
A:抽出したい項目名を明確に設定してみましょう。また、精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくは、こちらをご確認ください。
Q:読み取ったテキストの特定部分だけを抽出できますか？
A:はい、抽出できます。
本記事では、「抽出したい項目」で「全文」と設定しましたが、「会社名」など特定の部分を抽出することが可能です。抽出したい項目が複数ある場合は、カンマ（,）区切りで指定してください。
Q:文字の読み取りに失敗した場合はどうなりますか？(エラー通知や手動での修正は可能か)
A:OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、Jootoでタスクを追加するオペレーションにてエラーが生じ、フローボットが停止します。Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には、該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
