・
お客様からの問い合わせにはなるべく早く答えたいですよね。しかし、タスクが立て込んでいると後回しになってしまいませんか？
返信までの期間が長いとお客様は不安を感じます。自分のメッセージは相手に届いているのか疑問に感じ、再び問い合わせを送信する可能性も否めません。このような状況では、フォームから送信されるメッセージが無駄に増えてしまい、確認するのも一苦労です。
このような事態にならないためにも、問い合わせに対する返信を素早く行えるようにしませんか？今回はWixとOutlookの連携を、予防策のひとつとして提案します！
この連携により、Wixのフォームから送信されたメッセージに対し、Outlookから自動返信が可能になります。
「メッセージを受け付けました」「お問い合わせありがとうございます」といった内容の自動返信がされるようになれば、お客様は安心感を得ることができるでしょう。
特に販売やサービス業において問い合わせへの素早い対応は、顧客満足度にも繋がると言えます。このような意味でも大変有益な連携になっているため、カスタマーの対応力を向上させたい場合はおすすめです。
自動返信を導入していない場合は、メッセージが届くたびに手作業で返信業務を行わなければなりません。例え素早い返信ができたとしても数が多いと作業量が膨大になり、効率的とは言えないでしょう。
しかし、WixとOutlookを連携し、返信が自動化されれば、作業負担が軽減されます。
さらにリソースの節約となり、優先すべきタスクをスムーズにこなしていけるはずです。
また、自動返信の際のメッセージ内容はあらかじめ設定しておけるため、ミスのない文面を用意しておくことで、誤字脱字が防げます。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
【ご確認ください】
・Microsoft 365（旧Office 365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。
1.検索する
表示されたボックスに「Wix」と入力し、Wixのアイコンをクリックしてください。
2.必須項目の入力
上部にある補足に従い、必須項目を入力しましょう。
アクセストークンにはWixのAPIキーが必要となります。詳しくはWixのAPIキー取得のページをご覧ください。
また、アカウントIDについてはWixのアカウントID取得のページをご覧ください。
3.連携完了
必須項目を入力したら右下の追加ボタンを押しましょう。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
2.検索する
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Wixのアイコンの「フォームが送信されたら」を選択してください。
タイトルなどはあらかじめ入力されているため、次へを押します。
4.Webhookの設定
Webhookの設定を行いましょう。
この設定をすることにより、Wixのフォームデータをリアルタイムで取得可能になり、Outlookの返信が即座に行われます。
設定方法について、詳しくはWixのWebhook設定ページをご確認ください。
5.Wixのフォームから送信する
データテストを行います。別タブでWixのページを開き、テスト用の問い合わせをWixのフォームから送信してください。
6.テストの実行
Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。
1.アクションを選択
Outlookのアイコンの「メールを送る」をクリックします。
下へスクロールしてください。
2.宛先の設定
どのような内容のメッセージで自動返信をするのか設定をしましょう。
まずは宛先を決めていきます。
Wixのアイコンを選択してください。
フォームから送信されたデータが一覧で表示されます。
宛先の設定のため、「email」をクリックしましょう。
このように設定することで、フォームに入力された顧客のメールアドレスへ直接自動返信されるようになります。
3.件名と本文の設定
件名と本文を設定しましょう。
今回、件名は上記のようにしてみました。
本文は画像の通りです。
お客様のお名前部分に関しては、メールアドレス挿入時と同じように、Wixのデータよりクリックして挿入しています。
4.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にWix使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Wixでフォームが送信されたら自動でGmailを返信する
Gmailでの返信も可能です。常用しているコミュニケーションツールと連携することで、使いやすく、より実用性のある自動化の導入ができます。
■概要
Wixでフォームが送信されたら自動でGmailからメールを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WixでWebサイトを構築して問い合わせフォームなどを設置している方
・フォーム送信者に迅速に返信メールをGmailで送信したい方
・返信メールの手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.問い合わせ内容に応じたパーソナライズされた返信をしたい方
・顧客満足度向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
WixはWebサイト作成から顧客情報収集までをシームレスに行えるプラットフォームです。
ですが、フォームから送信された情報への対応を手作業で行うのは時間と手間がかかって恐れがあります。
このフローを使用することで、Wixでフォームが送信された内容をOutlookから自動的に返信メールが瞬時に送信されます。
これにより顧客からの問い合わせに迅速に対応することが可能となり、担当者の業務負担も軽減されて、より重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・ Wix、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Wixでフォームが送信されたらNotionに追加する
問い合わせデータの蓄積や分析のために、Notionへ追加するのはいかがでしょうか。チームメンバーとの共有や編集が容易になり、問題の改善に役立てられるでしょう。
■概要
Wixで作成したフォームからお問い合わせや申し込み情報が届くたびに、手作業でNotionのデータベースに転記する作業は手間がかかり、入力ミスや漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されたタイミングで、入力された情報を自動でNotionのデータベースへ追加することが可能になり、こうした手作業による課題を解消して、リアルタイムでの情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Wixでフォームが送信されたらサスケに追加する
フォームから得た情報は貴重なリードとなります。サスケと連携し、リード情報を保管しましょう。手入力の手間が省けるため、時間の節約となるはずです。
■概要
Wixでフォームが送信されたらサスケに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WixでWebサイトを構築している方
・問い合わせや資料請求のデータを自動的にサスケに追加したい方
・手動によるリード情報入力を効率化したい方
2.サスケを業務で使用している方
・Wixのフォーム情報入力を自動化し、フォローアップを迅速に行いたい方
・顧客情報を一元管理し、営業活動の質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームがWixで送信されると、ダッシュボードや指定したメールアドレスに通知されます。
しかし、Wixのフォーム送信情報をサスケに手動で追加している場合、作業効率が低下する可能性があります。
このテンプレートは、Wixでフォームが送信されたら自動でサスケにデータを追加することができます。
データ入力が自動化されることで、常に最新データをサスケから確認できるようになるため、安心して業務を進めることができます。
また、業務フローが自動化されることで、データ分析をスピーディーに行うことができ、効率的にマーケティング戦略を立てることが可能です。
■注意事項
・Wix、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
お客様からの問い合わせに対し素早い返信をするなら、ぜひ自動返信を導入してみましょう。形式的な案内であったとしても顧客満足度の向上につながる可能性があるため、試してみる価値のある手段と言えます。
これまで手動で返信をしてのであれば、業務フローそのものを削減できるため、時間の節約にもなるでしょう。ぜひお試しください！
