Wixのフォームから送信されたメッセージにOutlookで自動返信できるようにしてみた

お客様からの問い合わせにはなるべく早く答えたいですよね。しかし、タスクが立て込んでいると後回しになってしまいませんか？
返信までの期間が長いとお客様は不安を感じます。自分のメッセージは相手に届いているのか疑問に感じ、再び問い合わせを送信する可能性も否めません。このような状況では、フォームから送信されるメッセージが無駄に増えてしまい、確認するのも一苦労です。
<span class="mark-yellow">このような事態にならないためにも、問い合わせに対する返信を素早く行えるようにしませんか？今回はWixとOutlookの連携を、予防策のひとつとして提案します！</span>

WixとOutlookを連携するメリット

メリット1: 顧客満足度の向上に繋げられる

この連携により、Wixのフォームから送信されたメッセージに対し、Outlookから自動返信が可能になります。
「メッセージを受け付けました」「お問い合わせありがとうございます」といった内容の自動返信がされるようになれば、お客様は安心感を得ることができるでしょう。
特に販売やサービス業において問い合わせへの素早い対応は、顧客満足度にも繋がると言えます。このような意味でも大変有益な連携になっているため、カスタマーの対応力を向上させたい場合はおすすめです。

メリット2: 業務効率の向上とコスト削減

自動返信を導入していない場合は、メッセージが届くたびに手作業で返信業務を行わなければなりません。例え素早い返信ができたとしても数が多いと作業量が膨大になり、効率的とは言えないでしょう。
しかし、WixとOutlookを連携し、返信が自動化されれば、作業負担が軽減されます。
さらにリソースの節約となり、優先すべきタスクをスムーズにこなしていけるはずです。
また、自動返信の際のメッセージ内容はあらかじめ設定しておけるため、ミスのない文面を用意しておくことで、誤字脱字が防げます。

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！

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<span class="mark-yellow">【ご確認ください】</span>

・Microsoft 365（旧Office 365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

WixとOutlookの連携フローの作り方

ステップ1：WixとOutlookをマイアプリ連携

テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。

WixとYoomの連携

1.検索する
‍表示されたボックスに「Wix」と入力し、Wixのアイコンをクリックしてください。‍

2.必須項目の入力

上部にある補足に従い、必須項目を入力しましょう。

アクセストークンにはWixのAPIキーが必要となります。詳しくはWixのAPIキー取得のページをご覧ください。
また、アカウントIDについてはWixのアカウントID取得のページをご覧ください。‍

3.連携完了

必須項目を入力したら右下の追加ボタンを押しましょう。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

OutlookとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

2.検索する
‍検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

ステップ2：Wixのフォームから送信された内容を取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
Wixのアイコンの「フォームが送信されたら」を選択してください。
タイトルなどはあらかじめ入力されているため、次へを押します。‍

4.Webhookの設定

Webhookの設定を行いましょう。
この設定をすることにより、Wixのフォームデータをリアルタイムで取得可能になり、Outlookの返信が即座に行われます。

設定方法について、詳しくはWixのWebhook設定ページをご確認ください。

5.Wixのフォームから送信する
データテストを行います。別タブでWixのページを開き、テスト用の問い合わせをWixのフォームから送信してください。

6.テストの実行

Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ3：Outlookから自動返信する設定

1.アクションを選択
‍Outlookのアイコンの「メールを送る」をクリックします。
下へスクロールしてください。‍

2.宛先の設定

どのような内容のメッセージで自動返信をするのか設定をしましょう。

まずは宛先を決めていきます。

Wixのアイコンを選択してください。

フォームから送信されたデータが一覧で表示されます。
宛先の設定のため、「email」をクリックしましょう。

このように設定することで、フォームに入力された顧客のメールアドレスへ直接自動返信されるようになります。

3.件名と本文の設定

件名と本文を設定しましょう。

今回、件名は上記のようにしてみました。

本文は画像の通りです。

お客様のお名前部分に関しては、メールアドレス挿入時と同じように、Wixのデータよりクリックして挿入しています。

4.テストの実行
‍設定が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する

Wixを使ったその他の自動化例

他にWix使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Wixでフォームが送信されたら自動でGmailを返信する

Gmailでの返信も可能です。常用しているコミュニケーションツールと連携することで、使いやすく、より実用性のある自動化の導入ができます。

2.Wixでフォームが送信されたらNotionに追加する

問い合わせデータの蓄積や分析のために、Notionへ追加するのはいかがでしょうか。チームメンバーとの共有や編集が容易になり、問題の改善に役立てられるでしょう。

3.Wixでフォームが送信されたらサスケに追加する
‍フォームから得た情報は貴重なリードとなります。サスケと連携し、リード情報を保管しましょう。手入力の手間が省けるため、時間の節約となるはずです。

まとめ

お客様からの問い合わせに対し素早い返信をするなら、ぜひ自動返信を導入してみましょう。形式的な案内であったとしても顧客満足度の向上につながる可能性があるため、試してみる価値のある手段と言えます。
これまで手動で返信をしてのであれば、業務フローそのものを削減できるため、時間の節約にもなるでしょう。ぜひお試しください！