Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する

■概要

Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
• Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
• フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
• 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
• Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
• 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です

■注意事項

• Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。