.avif)
・
「Wordで作成した報告書の構成を、そのままPowerPointのスライドにしたい…」「毎回手作業でテキストをコピー＆ペーストして、PowerPoint資料を作成するのが面倒…」
このように、Wordで作成したドキュメントをPowerPointに変換する作業に、手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受け取ったWordファイルを自動でPowerPoint形式に変換し、指定の場所に保存できる仕組み</span>があれば、資料作成にかかる時間を削減できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考に、日々のドキュメント作成を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WordファイルをPowerPointに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、様々なツールを起点として、WordをPowerPointへ自動変換・連携する方法を、具体的なユースケースを交えてご紹介します。
普段お使いのツールに合わせて自動化を実現することで、資料作成のプロセスを格段に効率化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google フォームなどでファイルを受け取ったのをきっかけに、WordをPowerPointへ自動変換し、指定のストレージサービスに保存する</span>ことで、ドキュメント管理のプロセスをスムーズにします。
<span class="mark-yellow">DiscordなどのチャットツールにWordファイルが投稿されたら、そのファイルを自動でPowerPointに変換して任意の場所に保存する</span>ことも可能です。
チーム内での資料共有やレビューのフローを迅速化し、コミュニケーションコストの削減にもつながります。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで特定のWordファイルが添付されたメールを受信した際に、自動でPowerPointへ変換して保存する</span>フローを構築できるので、メールでのファイル授受が多い部署や担当者の方の作業負担を軽減し、対応漏れなどのミスを防ぎます。
それではここから代表的な例として、Google フォームでWordファイルが送信されたら、オンラインツールでPowerPointに変換してBoxに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Google フォームを検索しましょう。
Google フォームを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Boxとの連携です。Google フォームと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Boxを検索・選択してください。
メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
1つ目のオペレーションにある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
※JSONPathを用いたアウトプットの取得方法については、JSON PATHによる「取得した値」の追加をご覧ください。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
次に、API接続設定です。
【要確認】ファイルの容量制限について
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、ステップ3で送信したWordファイルと同じかどうか確認してみましょう。
三つ目のオペレーションにある、「ブラウザを自動操作する」をクリックしてください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
画面に表示されている1〜4の設定をはじめるにあたって、まずは「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしながら、Chrome拡張機能をインストールしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
Chrome拡張機能をインストール後、
次に、
※今回は操作例として、DOC (WORD)からPPTへのコンバーターを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
「2.ファイルをアップロード」をクリックしてください。
次に、
「3.クリック」をクリックします。
次に、
「4.ファイルをダウンロード」をクリックします。
次に、
テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
※テストに数分かかる場合もあります
※テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
四つ目のオペレーションにある、「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定に進みます。
※正規表現に関するヘルプページの一覧と、「データを操作・変換する」の設定方法もあわせてご覧ください。
以下を参考に、「置換対象」を設定します。
あらかじめ表示されている「置換箇所を正規表現で指定」の内容を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テスト後、成功を確認して「保存する」をクリックします。
最後のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
次に、API接続設定です。
テストを実行し、BoxにPowerPointがアップロードされていれば、設定完了です。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Boxを使った自動化は、今回ご紹介した内容以外にも多様な業務に応用可能です。日々の業務効率化のヒントとして、関連するテンプレートをぜひご活用ください。
この記事でご紹介したように、WordからPowerPointへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストやファイル形式の変換といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、資料作成の時間を短縮し、企画内容のブラッシュアップやプレゼンテーションの練習など、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、様々なSaaSやAIを組み合わせた複雑な業務フローを直感的な操作で簡単に構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.png)
.png)
.webp)
.webp)
