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問い合わせへの対応はスピードが命です。回答を待たせてしまうと、お客様の不安を煽ることとなってしまいかねません。とは言え、担当者に確認をしないまま適当な返事をすることはできないため、どうしても時間を要します。
カスタマーとしては一刻も早く返答をしたいけれども、担当部署から応答が来ないこともしばしば…。これでは効率的とは言えませんよね。
今回はこのようなお悩みを解決するために、Wrikeのタスクが完了するとZendeskのチケットステータスを変更できるアプリ連携をしてみました！
問い合わせ内容そのものはZendeskで管理し、それに対するタスクはWrikeで別途管理することによって、チーム全体が把握しやすくなります。しかし、Wrikeのタスクが完了した報告をその都度受けZendeskのチケットステータスを変更するのは、少し手間に感じてしまうでしょう。
特に、Zendeskをカスタマーサポートのみが使用している場合は、業務負担が増えてしまいかねません。
このような負担を解消するためにも、今回の連携は有効と言えるでしょう。
企業の一時的なトラブルなどにより、同じ内容の問い合わせが頻発することがあります。この場合、Zendeskを使用し問い合わせを管理しているカスタマーサポートは、トラブルが解決されたか否かを幾度も確認することとなるでしょう。
しかし、今回のアプリ連携をすることでZendeskのチケットステータスが自動で変更されるため、トラブルが解決した旨が簡単に把握できるようになります。
これにより、お客様への返答もスムーズに行えるようになるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
【ご確認ください】
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。
1.ログイン
別タブからWrikeにログインをしておきましょう。
ログインをしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
2.検索する
Yoomに戻り、検索ボックスに「Wrike」と入力し、Wrikeのアイコンをクリックします。
3.承認
Wrikeに承認を求められるので、承認ボタンをクリックしてください。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
検索ボックスに「Zendesk」と入力し、Zendeskのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
Base64エンコードを用いて必須項目の入力を行います。
Zendeskに管理者権限でログインしましょう。
詳しくは、Zendeskのマイアプリ登録方法をご確認ください。
また、Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
以上でWrikeとZendeskのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにコピーされたテンプレートを利用し、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Wrikeのアイコンの「タスクが作成・更新されたら」を選択してください。
次へを押します。
4.トリガー起動間隔の設定
プルダウンから起動間隔を設定しましょう。トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.タスクを完了する
別タブでWrikeを開き、テスト用のタスクを作成してください。
その後、タスクを完了させます。
6.テストの実行
Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。
1.アクションを選択
Wrikeのアイコンの「タスク情報を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.テストの実行
タスクIDは既に設定されています。そのため、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アクションを選択
矢印のアイコンの「ステータスで分岐」をクリックします。
2.分岐対象の確認
テンプレートを使用しフローボットを作成しているため、設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているのか確認しましょう。
3.分岐条件
分岐条件に関しても同上です。確認をし、保存をクリックしてください。
これらの設定をすることにより、Wrikeのタスクが完了したデータのみをZendeskに反映することができます。
1.アクションを選択
Zendeskのアイコンの「チケットのステータスを更新」をクリックします。
次へを押しましょう。
2.サブドメインおよびチケットIDの入力
ボックス下部の補足に従い入力して下さい。
3.ステータスの設定
Zendeskのステータスをどのように変更するのか設定します。
今回は、タスクが完了した旨を反映するため、解決済みを選択しましょう。
4.テストの実行
テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
他にWrike・Zendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Wrikeで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
入力作業が削減でき、スケジュール管理が素早く行えるようになるでしょう。
2.Trelloでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
Trelloとの連携も実現できます。部署やチームで異なるタスク管理ツールを使用していても、自動化の導入は可能です。
3.Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
チケットに関して詳細な編集を行いたい場合は、Google スプレッドシートとの連携はいかがでしょうか。
WrikeとZendeskの連携により、業務の効率が向上するでしょう。
また、問い合わせに対し素早い返答ができるようになれば、お客様をお待たせすることも少なくなります。
Yoomならプログラミング不要で自動化の導入が可能です。カスタマーサポートの負担軽減にもつながるため、ぜひご活用ください。
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