休暇や残業申請作業は日々発生しますが、承認されているかをX-point Cloudで何度も確認するのは手間ですよね。
そこでX-point CloudとMicrosoft Teamsを連携することで、X-point Cloudの申請が承認された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知することができます。
これにより、関係者全員がタイムリーに情報を共有でき、業務の停滞を防ぐことができるでしょう。
こんな方におすすめ
- X-point Cloudを使用して承認プロセスを管理している方
- Microsoft Teamsを活用して社内コミュニケーションを行っている方
- X-point CloudとMicrosoft Teamsの連携で業務効率化をしたい方
- タイムリーな通知による承認フローの迅速化を求めている方
- 承認プロセスにおけるエラーや漏れを防ぎたい管理者
X-point CloudとMicrosoft Teamsを連携するメリットと具体例
メリット1:業務のスピードアップ
このフローにより、承認状況の確認や次のステップへの対応が迅速化され、業務全体のスピードが向上することが見込めます。
例えば、営業担当者が取引先で急遽見積りを求められた場合、見積書の承認が完了したらすぐに通知されるため、その場で契約書の作成や手続きを開始できます。
オフィスに戻らずとも対応が可能となり、業務停滞が防げます。
リモートワークや外出中でも通知を確認できるため、時間や場所に縛られることなく迅速な対応が可能です。
特に、意思決定のスピードが業績に直結するような業務において、タイムリーな通知は重要な役割を果たすでしょう。
メリット2:コミュニケーションの円滑化
通知を受けた後は、Microsoft Teamsのチャットで承認に関する疑問や追加確認事項を迅速に話し合うことができます。
例えば、信用調査依頼書の承認が通知されると、プロジェクトチームのメンバーはその場で進捗や今後のタスクについて話し合うことができ、関連する部署ともスムーズに連携が取れます。
この仕組みは、特にリモートワークが普及している現代において重要です。
メールでのやり取りに比べてスピードが向上するだけでなく、通知を起点としたディスカッションにより、業務の見通しが明確になり、意思決定プロセスもスムーズになるでしょう。
メリット3:エラーや漏れの防止
手動による承認通知プロセスは、通知漏れや宛先ミスといったエラーが発生しやすいですが、自動通知することでこれらを削減できます。
承認が完了すると自動で通知が送られるため、別の従業員に承認通知するリスクを抑えることができます。
例えば、物品購入申請が承認された場合、担当者はすぐ通知を確認できるため、内容のチェックや次のステップへの移行を行うことができます。
また、承認に不備があった場合も早期に気づき、迅速に修正対応を行えます。
これにより、ヒューマンエラーを防ぎつつ、プロセス全体の信頼性と効率を向上させることが見込めます。
また、通知履歴が記録として残るため、承認フロー全体の透明性も向上するでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する方法
X-point CloudのAPIを利用して承認された申請情報を受け取り、
Microsoft Teamsの提供するAPIを用いて、その申請情報の詳細を通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- X-point CloudとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のX-point Cloudのトリガー設定と、その後のMicrosoft Teamsのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、X-point CloudとMicrosoft Teamsの連携フローの動作確認をする。
X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係部署にMicrosoft Teamsで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的な連絡作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動でメッセージを送信し、関連メンバーへの迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請承認後の連絡を効率化したいと考えている総務や経理担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チーム内での迅速な情報共有体制を構築したいマネージャーの方
- ワークフローの見直しやDX推進によって、組織全体の生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡の遅延や伝え漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定し、承認された書類の詳細データを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだメッセージを任意のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- X-point Cloudのトリガー設定では、どの申請書が承認された時にワークフローを起動させるか、対象となるフォームのIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDとチャネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得した申請情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- X-point Cloud、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のX-point CloudとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
X-point Cloudと検索します。
必須項目を入力してください。
続いてMicrosoft Teamsと検索します。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
X-point CloudとMicrosoft Teamsがマイアプリに連携されていればOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係部署にMicrosoft Teamsで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的な連絡作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動でメッセージを送信し、関連メンバーへの迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請承認後の連絡を効率化したいと考えている総務や経理担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チーム内での迅速な情報共有体制を構築したいマネージャーの方
- ワークフローの見直しやDX推進によって、組織全体の生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡の遅延や伝え漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定し、承認された書類の詳細データを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだメッセージを任意のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- X-point Cloudのトリガー設定では、どの申請書が承認された時にワークフローを起動させるか、対象となるフォームのIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDとチャネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得した申請情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- X-point Cloud、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「書類（申請）の承認が完了したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力し、X-point Cloudで申請を承認したらテストをクリックします。
成功したら次に進み、こちらもそのままテストを行います。
アウトプットに申請の詳細が取得できたら保存します。
続いて「書類（申請）情報を取得」をクリックします。
次に進み、書類IDをアウトプットから設定しましょう。
こちらもテストし、アウトプットに詳細が反映したら保存します。
続いて「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
メッセージは下記のように、アウトプットを活用して設定します。
こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係部署にMicrosoft Teamsで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的な連絡作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーに、Microsoft Teamsへ自動でメッセージを送信し、関連メンバーへの迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請承認後の連絡を効率化したいと考えている総務や経理担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チーム内での迅速な情報共有体制を構築したいマネージャーの方
- ワークフローの見直しやDX推進によって、組織全体の生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡の遅延や伝え漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定し、承認された書類の詳細データを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだメッセージを任意のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- X-point Cloudのトリガー設定では、どの申請書が承認された時にワークフローを起動させるか、対象となるフォームのIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDとチャネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得した申請情報などを自由に組み込めます。
■注意事項
- X-point Cloud、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
X-point Cloudを使ったその他の自動化例
その他にも、YoomにはX-point Cloudを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.X-point Cloudで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
普段のチャットツールにLINE WORKSを利用している場合、このフローが便利です。
承認通知を自動で受け取れるため、X-point Cloudを何度も確認する手間が省けます。
X-point Cloudで申請が承認されたらLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への連絡を都度手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅れや連絡漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで書類の承認が完了したタイミングで、自動でLINE WORKSに通知を送信できます。手作業による連絡業務から解放され、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの承認後、LINE WORKSでの手動通知に課題を感じている方
- 申請の承認状況を関係者に迅速に共有し、業務の停滞を防ぎたいと考えている方
- ワークフローシステムとビジネスチャットの連携で業務効率化を目指すDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了をトリガーにLINE WORKSへ自動通知するため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮します。
- 通知内容や宛先をあらかじめ設定できるため、手作業による連絡漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定し、承認された書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「メッセージを送信する」アクションを設定し、取得した書類情報を含んだメッセージを任意のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSへの通知設定では、メッセージを送付したい宛先のトークルームIDを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した申請者名や書類名などの情報を組み込んで自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- X-point Cloud、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください
- LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
ワークフロー管理ツールにkickflowをご利用の場合、こちらが便利です。
承認されたらすぐに通知されるので、後続業務がスムーズに進みますね。
kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowを活用して申請・承認管理を行っている方
・チームでkickflowを使って申請管理をしているが、承認状況を把握しにくいと感じている方
・申請が承認されたことを迅速に把握し、次のアクションを迅速に進めたい方
2. チャットツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを日常的に使っていて、チーム内の重要な通知を即座に受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowとMicrosoft Teamsを連携させることで、申請が承認された際に即座に通知が届くというメリットがあります。
これにより、承認プロセスの迅速化が実現します。申請が承認されるとすぐに関係者が対応できるため、業務の流れがスムーズになります。
また、Microsoft Teamsに通知された承認情報をチームメンバーが簡単に把握できるため、確認作業の手間が軽減されます。
重要な情報が漏れることなく共有されることで、情報の見落としが減るでしょう。
■注意事項
・kickflowとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
経費精算はスピーディーに行う必要がありますよね。
このフローなら経費登録後すぐに通知されるため、経費精算が迅速に行えます。
TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請がされたら迅速にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・申請の通知をMicrosoft Teamsで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにMicrosoft Teamsで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらMicrosoft Teamsに自動的に通知が送信されます。これによって担当者は経費登録を直ぐに把握することができて、申請確認などの対応を迅速に行うことができます。また手入力作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に改善されて人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
今回は「X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
X-point CloudとMicrosoft Teamsを連携することで、承認プロセスの効率化と業務全体のスピードアップが期待できます。
また、タイムリーな情報共有により、業務の停滞を防ぎ、組織の生産性向上にもつながるでしょう。
ぜひ本記事を参考に、X-point CloudとMicrosoft Teamsを連携し、業務改善に役立ててください。
